Datenschutz und Datensicherheit gehören bei jedem Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet und in diesem Sinne auch Vertrags- und/oder Personalakten führt, auf die Agenda. Am 5. Mai 2017 hat der Bundestag ein neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verabschiedet. Damit richtet sich Deutschland rechtlich auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aus, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Für Unternehmen ergeben sich aus der veränderten Gesetzeslage etliche Neuerungen, die es unbedingt zu berücksichtigen gilt. Ansonsten drohen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen - einschließlich empfindlicher Geldstrafen. Durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) erhalten Unternehmen eine wirkungsvolle Unterstützung bei der rechtskonformen Umsetzung von Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen.
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Unabhängig davon ob es sich um Verträge, Prozessdokumentationen oder Personalunterlagen handelt - alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, erfordern aus datenschutzrechtlicher Sicht einen besonders sensiblen Umgang. Zunächst einmal legt die DSGVO einige Grundsätze hinsichtlich der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung solcher Daten fest. Unternehmen müssen alle aktuellen Prozesse und bestehenden Systeme einer eingehenden Prüfung unterziehen und gegebenenfalls anpassen bzw. neue Prozesse und Systeme gleich unter Einhaltung aller Datenschutzbedingungen etablieren. Die folgenden sechs Tipps helfen Unternehmen dabei, ihr Daten- und Dokumentenmanagement rechtskonform zu gestalten.
Tipp 1: Richten Sie ein Datenschutzmanagementsystem ein.
Die DSGVO bzw. das neue BDSG enthält strukturierte Anforderungen dazu, wie Datenschutz im Unternehmen aussehen soll. Hierbei ist von "geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen" (Art. 5 Abs. 1b DSGVO) die Rede, die die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze garantieren sollen, um einerseits Daten vor unrechtmäßiger Verarbeitung, Verlust, Zerstörung oder Beschädigung zu schützen und andererseits die Betroffenenrechte zu wahren. Um diese Anforderungen gewährleisten zu können, müssen Unternehmen ein Datenschutzmanagementsystem einführen, das alle Prozesse und Regelungen, die das Unternehmen zur Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit festlegt, dokumentiert und verwaltbar macht.
An dieser Stelle kann ein modernes Dokumentenmanagementsystem dafür sorgen, dass alle erforderlichen Datenschutzunterlagen vorliegen. Dazu gehören nicht nur Dokumente wie Vertrags- und Personalakten, die direkt personenbezogene Daten enthalten, sondern auch Vorgabe- und Nachweisdokumente, beispielsweise Prozessdokumentationen wie Arbeitsanweisungen oder Einwilligungserklärungen. Entscheidend für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen ist dabei stets die Aktualität dieser Dokumente: Arbeiten die betroffenen Mitarbeiter noch im Unternehmen? Sind die Verträge noch gültig? Haben sich unter Umständen Zuständigkeiten geändert? Ein DMS kann die regelmäßige Überprüfung automatisch veranlassen. Für die Durchführung von Zertifizierungsaudits, welche die DSGVO anzustreben empfiehlt, schafft ein DMS zudem die optimale Basis, um die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen gegenüber dem Prüfer nachzuweisen.