Die moderne Technik macht es möglich: Theoretisch ist dank Laptop, Breitband, Cloud etc. fast niemand mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Tatsächlich überlassen es immer mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, von wo aus sie arbeiten wollen. Das macht den Job attraktiver und steigert die Zufriedenheit. Mobilarbeit und Home-Office-Tätigkeit bieten Vorteile wie Flexibilität, höhere Selbstbestimmung und Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
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Wer mobile Arbeit anbieten oder selbst vom mobilen Arbeitsplatz profitieren möchte, sei es daheim, in der Bahn, beim Kunden, im Freibad oder Cafe, sollte sich aber auch über rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen Gedanken machen.
Folgende Checkliste (Bilderstrecke) kann dabei helfen:
1. Wer entscheidet, ob mobil gearbeitet wird?
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf einen mobilen oder häuslichen Arbeitsplatz. Letztlich entscheidet also der Arbeitgeber, dem die Gestaltungsfreiheit der betrieblichen Organisation zusteht. Wenn Mobilarbeit allerdings bereits in einem nennenswerten Umfang ohne Regelungsgrundlage gewährt oder geduldet wird, können Ansprüche aus einer betrieblichen Übung entstehen.
2. Wie ist die Rechtslage, wenn ein Mitarbeiter Arbeit mit nach Hause nimmt?
Wer Ausdrucke, Dateien oder weitergeleitete E-Mails mit nach Hause nimmt, riskiert arbeitsrechtliche Sanktionen, je nach Sensibilität der Informationen sogar bis hin zur Kündigung. Mitarbeiter sollten sich daher vorher mit dem Arbeitgeber genau abstimmen, ob und welche Firmenunterlagen sie mit nach Hause nehmen dürfen. Arbeitgeber hingegen sollten beachten, dass auch stillschweigendes Dulden von Mobilarbeit einen Anspruch des Mitarbeiters begründen kann. Ohne Regelungen sollte daher die Arbeit außerhalb des Büros eine Ausnahme darstellen.
3. Welche Voraussetzungen müssen für Mobilarbeit gegeben sein?
Grundsätzlich muss die Tätigkeit des Mitarbeiters dafür überhaupt geeignet sein. Betriebliche Termine, Kundentermine und Besprechungen sollten Vorrang haben. Wenn die Mobilarbeit ohne Störung in die betrieblichen Abläufe eingefügt werden kann, sollte außerdem die gleiche Effizienz der Arbeitsleistung wie bei Präsenzarbeit sichergestellt werden.
Auch die adäquate Hardware muss gegeben sein: Ein eingerichtetes mobiles Endgerät muss zur Verfügung stehen und die Internet-Verbindung muss eine ausreichende Geschwindigkeit haben. Hard- und Software müssen eine sichere Verbindung zum unternehmensinternen Datennetz und Kommunikationsnetz sowie ausreichende Datensicherung gewährleisten.
4. Wie wird die Arbeitszeit außerhalb des Betriebs erfasst?
Nach dem Urteil des EuGH muss auch die Arbeitszeit im Home Office genau erfasst werden. Auch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts schreibt eine genaue Erfassung vor.
Die Höchstarbeitszeit pro Tag (maximal zehn Stunden), die Ruhezeiten (mindestens elf Stunden) sowie das Sonn- und Feiertagsverbot müssen eingehalten werden. Übrigens: Vergleicht man die durchschnittlichen Wochenstunden von Mitarbeitern in Mobilarbeit und im Büro, so arbeiten Mitarbeiter in Mobilarbeit im Durchschnitt rund vier Stunden pro Woche mehr.
Neben dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber - insbesondere beim Home Office - auch andere Arbeitsschutzvorkehrungen treffen (Gefährdungsbeurteilung, Schutzmaßnahmen, Unterweisung und Vorschriften für Bildschirmarbeitsplätze) und der Mitarbeiter selbst ist verpflichtet, während des mobilen Arbeitens die Anforderungen an einen sicheren Arbeitsplatz zu gewährleisten.
5. Wie sieht es in Zeiten der DSGVO mit dem Datenschutz aus?
Der Arbeitgeber muss die nötigen Schutzvorkehrungen treffen. Zum Beispiel kann über die Nutzung von VPN-Verbindungen ein sicherer Datentransfer garantiert werden. Wichtig ist, dass nur vom Arbeitgeber freigegebene Software und Dateien verwendet werden. Der Mitarbeiter muss sicherstellen, dass außer ihm niemand, auch keine Familienangehörigen, Zugang zu den verwendeten mobilen Endgeräten erhält. Außerdem dürfen Passwörter nicht an Dritte weitergegeben werden oder fahrlässig leicht zugänglich aufbewahrt werden. Dienste wie WhatsApp sollte man besser nicht auf dem Diensthandy installieren - sie greifen oft auch unbemerkt auf alle Kontakte zu.
Neben der Pflicht zum Datenschutz hat beim mobilen Arbeiten der Mitarbeiter selbst aber auch ein Recht auf Datenschutz. Der Arbeitgeber darf Betriebsmittel und Arbeitsleistung nur unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften kontrollieren.
6. Hat der Betriebsrat ein Wörtchen mitzureden?
Nicht bei der Entscheidung für oder gegen mobiles Arbeiten an sich. Bei manchen Änderungen hat der Betriebsrat allerdings ein Mitspracherecht, zum Beispiel bei Änderung der Arbeitszeiten, der Nutzung von noch nicht mitbestimmten technischen Einrichtungen, der Verhütung von Arbeitsunfällen oder bei Versetzungen. Auch in den Planungsprozess muss der Betriebsrat einbezogen werden. Der Arbeitgeber ist zur Unterrichtung verpflichtet und der Betriebsrat hat ein Initiativrecht bei konkreten Verstößen gegen die menschengerechte Gestaltung des Arbeitsplatzes.
7. Wer trägt die Kosten für Ausstattung und Telekommunikation?
Wenn der Arbeitnehmer Mobilarbeit gewährt, muss er auch die erforderlichen Kosten übernehmen. Das schließt die Büroausstattung, die technische Ausstattung und die Telekommunikationskosten mit ein. Entweder wird der Arbeitnehmer mit allem Notwendigen ausgestattet oder er nutzt seine eigenen Endgeräte ("Bring your own Devices"). Für welche Variante oder Mischkonstellation man sich auch entscheidet, eine vertragliche Grundlage ist unverzichtbar.