Für die meisten Unternehmen hat Business Intelligence (BI) einen wichtigen strategischen Stellenwert. Mithilfe von BI werden Performance-Steigerungen, Kostensenkungspotentiale und Prozessoptimierungen realisiert und die Planbarkeit zukünftiger Geschäftsaktivitäten verbessert. Dennoch verfehlen laut den Marktanalysten von Gartner rund 70 Prozent der BI-Projekte die gesteckten Ziele. Obwohl erfolgreiche BI-Projekte laut den US-Analysten von Nucleus Research einen Ertrag von 10,66 Dollar für jeden eingesetzten Dollar bringen, ist Scheitern oft die Norm. BI-Anbieter arcplan hat fünf Gründe ermittelt, warum BI-Projekte fehlschlagen und wie Kunden diese Probleme bei der Implementierung neuer Software oder der Optimierung bestehender BI-Infrastrukturen umgehen können.
1. Kein Augenmerk auf unternehmerischen Nutzen
Bevor verschiedene BI-Software-Anbieter evaluiert werden, sollten potentielle Interessenten den geschäftlichen Nutzen, den sie mit ihrer BI-Lösung umsetzen möchten, genau festlegen. Will man Daten an einem zentralen Ort aggregieren und dadurch Zeit und Kosten einsparen, die durch manuelle Zusammenstellung und Konsolidierung verursacht werden? Will man einen besseren Einblick in Kundendaten, um mittels Aktionen die Erträge durch Zusatzverkäufe zu steigern?
Die zentrale Frage lautet: Mit welchem Ziel wird die Lösung implementiert? Was auch immer der Grund ist, er muss vor dem Kick-off definiert sein, während der Implementierung überprüft und am Ende gemessen werden. Im Grunde ist jedes Projekt als gescheitert anzusehen, dessen Erfolgskriterien nicht schon vorher festgelegt wurden. Das Management muss diese Kriterien auf Basis des Inputs der Nutzer festlegen und Anbieter und Projektverantwortliche haben sicherzustellen, dass der Erfolg nach der Implementierung auch gemessen wird.
Ansonsten riskieren sie mangelnde Nutzerakzeptanz. Ein gute BI-Anbieter fordert von seinen Kunden während der Projektphase immer wieder Feedback ein. Nur so werden die vorhandenen Erwartungen umgesetzt und die BI-Lösung bringt die gewünschten Erfolge.
- Wann läuft ein Projekt schief
Die Reißleine ziehen - wann und woran lässt sich erkennen, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft? - Ist für das Projekt eine Zeitdauer von mehr als eineinhalb Jahren vorgesehen?
Dann ist es besser, das Projekt in kleinere Teilschritte zu gliedern und Geschäftsprozesse nacheinander umsetzen. Der Grund: Ein Unternehmen entwickelt sich in zwei Jahren weiter, Geschäftsprozesse verändern sich und die ursprünglich geplanten Projektumfänge sind nicht mehr dieselben. Selbst ein sauber aufgesetztes Change-Management greift immer in die laufende und noch nicht vollständige Implementierung ein. - Werden Meilensteintermine überschritten?
Spätestens wenn der erste Termin überschritten wird, muss die Projektleitung dem sofort Rechnung tragen und gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss die geplanten Maßnahmen kritisch prüfen. - Gibt es viele Änderungen während des Projektes?
Tauchen während der Projektlaufzeit permanent Änderungen auf, war die Planung schlecht oder die Realität überholt die Einführung. In diesen Fällen sollten alle Beteiligten offen über die absehbaren Risiken sprechen und realistische Gegenmaßnahmen entwickeln, die den Projekterfolg sicherstellen. Oder gemeinsam entscheiden, Termin- und Budgetanpassungen vorzunehmen. - Stimmen die zwischenmenschlichen Beziehungen noch?
Kommt es zwischen Beratern, Projektleitung und Key Usern vermehrt zu Spannungen, funktioniert die Kommunikation nicht (mehr) richtig. Motivationsprobleme treten auf und es werden oft Schuldige gesucht statt Lösungen. In solchen Fällen sollte umgehend gehandelt werden - dies ist eine der Hauptursachen für scheiternde Projekte! - Ist die vereinbarte Dokumentation ...
... im Projekt aktuell und sind Änderungen sauber dokumentiert? Wenn nicht, ist dies ein sicherer Indikator dafür, dass das Projekt aus dem Ruder zu laufen droht. - Stimmt die Qualität ...
... der Implementierungspartner und wie lässt sich mangelndes Wissen der Consultants erkennen? Implementierungsziele, die gerissen werden und Teilschritte, die qualitativ nicht der Planung entsprechen, sind eindeutige Anzeichen der Schwäche. Prüft man Teilschritte in regelmäßigen Abnahmen per Testkatalog, sind Abweichungen leicht festzustellen. - Ein Implementierungspartner ...
... und Verantwortlicher ist immer einfacher zu steuern als mehrere. Vor allem dann, wenn diese in einer Wettbewerbssituation zueinander stehen.