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Forderungseinzug bereitet Mühe. Schon der Begriff macht deutlich: Einzug – etwas zu ziehen bedeutet Arbeit. Und diese scheint sich auch zu häufen. Das Gefühl jedenfalls haben immer mehr Unternehmer, wenn es darum geht, an ihr Geld zu kommen. "Um der herrschenden Zahlungsmoral oder besser -unmoral beizukommen, gibt es leider weder Allheilmittel noch Garantien", so der Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, Bernd Drumann. "Die nachfolgenden Tipps können aber erheblich dabei helfen, dass der Forderungseinzug nicht zur Schwerstarbeit werden oder gar erfolglos bleiben muss. Die ‚Basis aller Dinge‘ und zwingend erforderlich ist dabei eine aktuelle Buchhaltung."
1. Alle Schritte schriftlich festhalten
Alten Zeiten, wo ein Handschlag noch galt, hinterherzutrauern ist heute leider müßig. Von der Erstellung des Angebots über die Bestellung/Auftragserteilung sowie deren Bestätigung! bis hin zur Rechnung und Mahnungen sollte alles schriftlich festgehalten werden.
2. Eigene Geschäftsbedingungen mit einbeziehen
Eigene Geschäftsbedingungen sind ein MUSS für jeden Unternehmer. Diese sollten unbedingt Regelungen über den normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten (Formulierungen, die bei späterer Kundeninsolvenz bares Geld wert sein können). Sowohl im Angebot als auch in der Auftragsbestätigung sollte der Hinweis nicht fehlen, dass die Leistung oder Lieferung auf Basis "beigefügter" Geschäftsbedingungen erbracht wird.
3. Sofortige Rechnungsstellung
Sobald die Lieferung oder Leistung erbracht wurde, sollte man dem Kunden die Rechnung mit konkretem Zahlungsziel, also einem genauen Datum wie "zahlbar bis zum 13.02.2013" stellen. Das vermeidet Missverständnisse und lässt keinen Raum für Interpretationen über vielleicht "branchenübliche Zahlungsziele".
4. Vorabversand der Rechnung per Fax oder E-Mail
Bevor die Rechnung per Post an den Kunden geschickt wird, sendet man sie ihm am sichersten auch auf elektronischem Wege zu. (Auch hier gilt wieder die schriftliche Dokumentation des Schrittes: also das Faxprotokoll oder Screenshot nach Überprüfung des Versandstatus ausdrucken und aufbewahren.) Sollte der Kunde nämlich ggf. behaupten, er habe keine Rechnung bekommen, ist man als Unternehmer in der Beweispflicht, dies mit Fakten zu widerlegen. Auch eine Rechnungszustellung per Einschreiben kann u. U. sinnvoll sein. Für Problemkandidaten wäre sogar das Eintüten unter oder durch potentielle Zeugen zu empfehlen.
- Zugeständnisse auf Verkäuferseite (II)
- Boni genehmigen<br> - Leistungen / Service ohne Berechnung zustimmen<br> - Lieferbedingungen anpassen<br> - Zahlungsbedingungen anpassen<br> - Zugeständnisse auf Verkäuferseite (I)
- Sonder-Nettopreise anbieten<br> - Paketpreisen zustimmen<br> - Naturalrabatte anbieten<br> - Zugeständnisse auf Kundenseite (III)
- Anwenderbericht als Autor / Referent verfassen<br> - gemeinsame Präsentationen (auf Messen, bei potenziellen Neukunden) durchführen<br> - aktive Weiterempfehlungen aussprechen<br> - Zugeständnisse auf Kundenseite (II)
- Auditierung / Listung genehmigen<br> - technischen Alternativen / Sonderanfertigungen zustimmen<br> - Bestellmengen, -rhythmus verändern<br> - Zugeständnisse auf Kundenseite (I)
- größere Mengen abnehmen<br> - weitere Produkte abnehmen<br> - Abrufaufträgen zustimmen<br> - Vorbereitungen im Vorfeld
In Preisverhandlungen können Sie umso flexibler agieren, je mehr Verhandlungsmasse Sie haben. Überlegen Sie deshalb im Vorfeld, welche Zugeständnisse Sie machen könnten und was Ihnen der Kunde im Gegenzug bieten könnte.<br><br> Ein paar Beispiele.