Hin und wieder wird es Zeit, auf dem Schreibtisch oder in der Ablage für Ordnung zu sorgen. So bleiben wichtige Belege griffbereit, und es entsteht Platz für neue Unterlagen. Werden Dokumente allerdings zu früh ausgemistet, drohen für Unternehmen wie auch Privatleute erhebliche Nachteile, warnt die Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei WWS.
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Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen wurden. Jahresabschlüsse des Wirtschaftsjahres 2000 oder früher etwa können in 2012 bedenkenlos entsorgt werden. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ende der Vertragsdauer.
"Nicht immer werden Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist korrekt bestimmt", betont Rechtsanwalt und Steuerberater Thomas Heidberg von der WWS. "Schnell landen Unterlagen zu früh im Reißwolf." Sicherheitshalber sollten Unternehmer alle Geschäftsdokumente zehn Jahre lang aufbewahren, rät der WWS-Experte.
Außenprüfung und Steuerfestsetzung
Vorsicht: In bestimmten Fällen sind Unterlagen über die Aufbewahrungsfristen hinaus auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Dies gilt etwa bei einer laufenden Außenprüfung, einem Einspruchsverfahren oder wenn die Steuerfestsetzung noch vorläufig ist. Es ist zudem von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis, etwa wenn GmbH-Gesellschafter Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.
Privatpersonen sind von Aufbewahrungspflichten in der Regel nicht betroffen. Lediglich Rechnungen für Arbeiten an Haus und Wohnung sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Dennoch: Auch Privatleute sollten Belege nie leichtfertig entsorgen. "Viele Ansprüche sind nicht durchsetzbar, wenn die Belege fehlen", betont WWS-Rechtsanwalt Heidberg. Kaufquittungen sollten für die Dauer der Gewährleistungsfrist aufbewahrt werden, um Ansprüche gegenüber Verkäufern oder Hersteller durchsetzen zu können. Rechnungen über größere private Anschaffungen sollten langfristig abgelegt werden, um den Wert des eigenen Hausstandes gegenüber der Hausratversicherung nachweisen zu können.
Bis zur Rente aufheben
Einige Unterlagen sollten bis zum Rentenalter aufbewahrt werden. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise oder Zeugnisse belegen gegenüber den Rentenversicherungsträgern einen lückenlosen Lebenslauf. Wer die lange Aufbewahrung vermeiden möchte, kann alternativ ein Kontenklärungsverfahren durchführen lassen. Der Rentenversicherungsträger stellt nach erfolgter Kontenklärung die im Versicherungsverlauf wiedergegebenen Zeiten, die länger als sechs Jahre zurückliegen, mit einem Bescheid verbindlich fest.
WWS-Experte Heidberg empfiehlt Unternehmen wie Privatleuten eine systematische Ablage von Dokumenten. Oft hilft schon ein einfaches Prinzip: Alle Unterlagen sollten sinnvoll gegliedert und nach Jahren geordnet werden. "So werden zusammenhängende Unterlagen nicht vorschnell entsorgt und lassen sich bei Bedarf schnell auffinden."
Quelle: WWS Wirtz Walter Schmitz GmbH, www.wws-gruppe.de
- Inkassounternehmen als Partner an die Seite holen
Inkassounternehmen beraten Unternehmer auch schon im Vorfeld gern und kompetent. Es muss nicht erst aus einem Kunden ein Schuldner geworden sein, bevor man die Dienste eines Inkassounternehmens in Anspruch nehmen kann. Die umfassende Beratung durch ein Inkassounternehmen kann helfen, das Forderungsausfallrisiko zu verringern und/oder die Buchhaltung, das Forderungsmanagement zu optimieren. - Keinen Alleingang starten
Ist es trotz aller Mühe und Vorsicht nicht gelungen, außergerichtlich an das ausstehende Geld zu kommen, bleibt der Weg zum Gericht. Ein Alleingang kann hierbei allerdings zu kostspieligen Fehlern führen. Spätestens beim Gang durch den "Gesetzesdschungel" sollte man sich einen Fachmann an die Seite holen. Qualifizierte Ansprechpartner sind da Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte. - Kompetente Hilfe holen
Damit der Forderungseinzug nicht zur "Schwerstarbeit" wird, sollte man sich Hilfe vom Fachmann holen. In der Regel hat der Schuldner die Kosten, die durch die Beauftragung eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens entstehen, als Verzugsschaden zu tragen. Dass Inkassokosten grundsätzlich als Verzugsschaden vom Schuldner zu ersetzen sind, hat das Bundesverfassungsgericht ausdrücklich herausgestellt. - Forderungen verzinsen lassen
Ab Beginn des Zahlungsverzuges können Zinsen auf die Forderung verlangt werden. Der flexible Basiszinssatz, der von der Europäischen Zentralbank in Abständen neu festgelegt wird, gilt dafür als Richtwert. Der Verbraucher hat bei Verzug einen Zinssatz von fünf Prozentpunkten über dem flexiblen Basiszinssatz zu entrichten, der von einem Unternehmer zu entrichtende Zinssatz beträgt sogar acht Prozentpunkte. - Unbedingt Mahngebühren verlangen
Bei Zahlungsverzug werden in der Regel von den Gerichten pro Mahnung 5,- Euro anerkannt. Sie dürfen mit der zweiten Mahnung erhoben werden. Ist der Kunde aber schon vor der ersten ausgehenden Mahnung in Verzug, dürfen jetzt schon Gebühren verlangt werden. - Den Kunden in Zahlungsverzug setzen
Das heißt: Der Zahlungsverzug tritt spätestens mit dem Zugang der ersten Mahnung nach Fälligkeit ein. Wenn der Schuldner Unternehmer ist, kommt er aber auf jeden Fall (lt. § 286 Abs. 3 BGB) automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung in Zahlungsverzug. Zahlungsverzug ist eine Voraussetzung, um beim Kunden Ersatz für Verzugsschaden geltend machen zu können. - Sofort handeln, sobald eine Kundenrechnung fällig ist
Den Kunden sollte man in höflichem, bestimmtem, aber unmissverständlichem Ton zur Zahlung auffordern. Kaufmännisch üblich sind hierbei im Abstand von sieben bis zehn Tagen zwei bis drei schriftliche Zahlungsaufforderungen. Dabei sollte die eindeutig definierte Zahlungsfrist "Zahlung bis zum …. bei uns eingehend" Bestandteil der letzten Mahnung sein. - Lieferschein unterzeichnen lassen
Ein unterzeichneter Lieferschein sowie die schriftliche Bestätigung des Auftraggebers nach Beendigung des Auftrages, dass alle Arbeiten zu seiner Zufriedenheit erledigt wurden, gehören zwingend mit zur Vertragsdokumentation. Bedingung für die Fälligkeit der Rechnung ist gerade bei Handwerksleistungen deren "Abnahme" durch den Kunden. - Vorabversand der Rechnung per Fax oder E-Mail
Bevor die Rechnung per Post an den Kunden geschickt wird, sendet man sie ihm am sichersten auch auf elektronischem Wege zu. Sollte der Kunde nämlich ggf. behaupten, er habe keine Rechnung bekommen, ist man als Unternehmer in der Beweispflicht, dies mit Fakten zu widerlegen. Auch eine Rechnungszustellung per Einschreiben kann u. U. sinnvoll sein. - Sofortige Rechnungsstellung
Sobald die Lieferung oder Leistung erbracht wurde, sollte man dem Kunden die Rechnung mit konkretem Zahlungsziel, also einem genauen Datum wie "zahlbar bis zum xx.yy.20zz" stellen. Das vermeidet Missverständnisse und lässt keinen Raum für Interpretationen über vielleicht "branchenübliche Zahlungsziele". - Eigene Geschäftsbedingungen mit einbeziehen
Eigene Geschäftsbedingungen sind ein MUSS für jeden Unternehmer. Diese sollten unbedingt Regelungen über den normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten (Formulierungen, die bei späterer Kundeninsolvenz bares Geld wert sein können). Sowohl im Angebot als auch in der Auftragsbestätigung sollte der Hinweis nicht fehlen, dass die Leistung oder Lieferung auf Basis "beigefügter" Geschäftsbedingungen erbracht wird. - Alle Schritte schriftlich festhalten
Alten Zeiten, wo ein Handschlag noch galt, hinterherzutrauern ist heute leider müßig. Von der Erstellung des Angebots über die Bestellung/Auftragserteilung sowie deren Bestätigung! bis hin zur Rechnung und Mahnungen sollte alles schriftlich festgehalten werden.