Für Axel Oppermann ist Microsofts Projektsteuerungswerkzeug "Project" der heimliche Star der "Office 365"-Suite. In seinem Beitrag geht der Senior Advisor bei der Experton Group auf die Funktionsvielfalt der neuesten Version von "Microsoft Project" ein und erklärt, welche Editionen sich für welche Kunden eignen.
Der Mensch lebt in einer Welt von Projekten. Ob im privaten, beruflichen oder gesellschaftlichen Umfeld - Projekte sind überall und schon gar nichts Neues. Es hat sie schon immer gegeben, und es wird sie (wahrscheinlich) auch immer geben. Der Bau eines Flughafens, eines Bahnhofs, die Organisation eines lokalen Tischtennisturniers oder auch die Erstellung eines Newsletters sind dabei nur einige Beispiele für große Vielfalt von Projekten.
Foto: Axel Oppermann
Der Erfolg von Projekten wird maßgeblich von drei Zielgrößen bestimmt. Dies sind Sachziele, Kostenziele und Terminziele. Dabei beeinflussen sich alle genannten Zielgrößen gegenseitig. Die Ziele bilden so genannte konkurrierende Beziehungen. Werden in einem Projekt beispielsweise kürzere Durchlaufzeiten (Terminziele) verlangt, ist in der Regel auch mit höheren Aufwendungen (Kostenziele) zu rechnen.
Das Projektmanagement stellt viele Unternehmen somit vor erhebliche Herausforderungen. Dabei gibt es für das Schlagwort "Projektmanagement" unterschiedliche Definitionen oder Ableitungen. Im Kern geht es jedoch darum, Führung und Steuerung, Organisation, Techniken und Ressourcen, die zur Abwicklung eines Projektes notwendig sind, ganzheitlich abzubilden und umzusetzen. Um den Anteil an erfolgreichen Projekten zu erhöhen, werden neben Management- und Führungskonzepten auch technische Hilfsmittel wie Projekt- und Portfolio-Management-Lösungen oder Enterprise-Projekt-Management-Systeme (PPM-/EPM-Systeme) eingesetzt.
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Diese PM-Systeme sind üblicher Weise komplex in Konzeption, Aufsetzung und Betrieb. Auch war in der Vergangenheit die Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware eine Herausforderung. Mit der cleveren Kombination von Projekt- und Kollaborationssoftware wird die Zusammenarbeit von Projektteams maßgeblich gefördert. Sie hat sich in vielen Unternehmen als Basis für eine effiziente Umsetzung der Projekte bewährt. Wird das Projektmanagement durch das Zusammenspiel von Projekt- und Kollaborationssoftware im Unternehmen gelebt, wird ein Lernen aus der Gegenwart und der "Vergangenheit" ermöglicht. Die Unternehmen profitieren aus der Analyse abgeschlossener Projekte genauso wie von der permanenten Überprüfung der laufenden Projekte. Somit wird eine neue Form des "organisationalen Lernens" ermöglicht.
Dabei sind die Rollen klar verteilt: Die EPM-Systeme liefern das Wissen und die grundlegenden Funktionalitäten für die Projekte, die Kollaborationsplattformen stellen ein Tool bereit, welches die Zusammenarbeit auf Basis der definierten Rahmenparameter umsetzt.