Smartphone und Tablet sind für viele Nutzer kaum noch aus dem Alltag wegzudenken und bewähren sich als ständige Begleiter für Freizeit und Beruf. Damit neigen sich auch die Zeiten ihrem Ende, in denen nur privilegierte Mitarbeiter Zugriff auf das geschäftliche Kommunikationsgeschehen und Unternehmensdaten von unterwegs erhielten. Der folgende Beitrag erläutert welche datenschutzrechtlichen und technischen Rahmenbedingungen Unternehmen beachten sollten, wenn der Einsatz privater Smartphones im Unternehmen beabsichtigt wird (abgekürzt "Bring-Your-Own-Device" oder "BYOD").
Warum ist das Datenschutzrecht überhaupt relevant?
Ein Unternehmen bleibt (als so genannte "verantwortliche Stelle" nach § 3 Abs. 7 BDSG) auch dann für die ordnungsgemäße Verarbeitung von personenbezogenen Daten haftungsrechtlich verantwortlich, wenn diese Verarbeitung auf privaten Smartphones der Beschäftigten stattfindet. Aber anders als bei Smartphones, die Eigentum des Unternehmens sind, hat das Unternehmen ohne vorhergehende Vereinbarungen dabei nur eingeschränkte Möglichkeiten, technische und organisatorische Vorgaben hinsichtlich der sicheren Datenverarbeitung auf Privatgeräten zu treffen und diese auch durchzusetzen.
Empfehlung: Vorab Regelung mit Beschäftigten treffen
An sich lautet die Empfehlung daher, im Unternehmen grundsätzlich nur unternehmenseigene Hardware einzusetzen. Sollen in einem Unternehmen dennoch auch private Smartphones Einsatz finden ist es rechtlich unerlässlich, insbesondere zur Vermeidung von Haftungsproblemen, zur Entschärfung möglicher Konflikte bspw. mit dem Fernmeldegeheimnis und zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Verarbeitung von Geschäftsdaten auf Privatgeräten zu Beginn eine schriftliche Regelung mit den Beschäftigten zu treffen. Der folgende Katalog enthält die zentralen Themen, welche in einer solchen Regelung beinhaltet sein sollten: