E-Mail ist eine der größten Erfolgsgeschichten der Informationstechnologie, aber gleichzeitig klagen fast alle darüber. Sie ist für viele Nutzer die Schaltzentrale ihrer Kommunikation geworden, erstickt aber auch ihre Arbeit. Übervolle Postkörbe sind der Normalzustand und werden allenfalls durch Größenbeschränkungen der Mail-Systeme begrenzt – sehr zum Leidwesen der Anwender, die dann gehalten sind, ihre Eingangsordner aufzuräumen. Auf E-Mail angewiesen zu sein, heißt leider viel zu oft im Informationschaos leben.

Ewig wachsen die Postkörbe

Nach den Ursprüngen Mitte der 1960er Jahre hat sich E-Mail langsam als elektronische Alternative zum Papierbrief (zur Hauspost in Unternehmen) entwickelt und spätestens mit dem Internet in den 1990ern auf breiter Front durchgesetzt. Dabei sind die Mechanismen ähnlich geblieben: Wie der herkömmliche Briefverkehr ist E-Mail ein asynchrones Medium – der Absender hat keinerlei Kontrolle, ob und wann er eine Antwort bekommt. In beiden wird Wert auf eine formal ordentliche Sprache gelegt, sie beginnen in der Regel mit einer formalen Anrede und schließen "Mit freundlichen Grüßen". Beide gelten als Beweismittel (E-Mails allerdings nur mit digitaler Signatur).

Geschäftliche Briefe wurden früher in Ordnern sortiert abgelegt. Das erledigt heute der elektronische Postkorb mit seiner hierarchischen Struktur. Ein großer Unterschied besteht darin, in E-Mails elektronisch suchen zu können, was auch dazu verleitet, Postkörbe anwachsen zu lassen. Somit gibt es zwei wesentliche Bearbeitungsprinzipien bei Postkörben: die Suche in allen Dokumenten und das "Last in – first out", bei dem zuerst das bearbeitet wird, was zuletzt hineingekommen ist. Man könnte auch sagen "Aus den Augen, aus dem Sinn", denn was sich nicht mehr auf den ersten ein bis zwei Seiten befindet, wird nur noch selten betrachtet und gerät in Vergessenheit.

Einen wesentlichen Beitrag zum Informationschaos leisten Anhänge, die es erlauben, den Postkorb auch noch als Dokumenten-Management-System zu missbrauchen. Unter dem Gesichtspunkt effizienter Informationsverarbeitung gibt es keinen Grund, auf eine Mail-Datenbank mit einer Größe von einem oder gar mehreren Gigabyte stolz zu sein.

Das richtige Werkzeug nutzen

Ein Ausweg ist erst in Sicht, wenn man E-Mail wieder auf das beschränkt, wofür sie einst entwickelt wurde: seriöse, asynchrone Kommunikation. Für andere Arten des Informationsaustausches stehen sowohl bewährte Technologien als auch neue Ansätze aus dem Web 2.0 zur Verfügung. Zum einen empfiehlt sich die synchrone Kommunikation mittels Telefon oder Instant Messaging (IM), wobei diese beiden Medien immer weiter zusammenrücken (siehe: " Mail steuert Unified Communication"). So erlauben zahlreiche Anbieter heute schon IM über Handys.

Der Vorteil von synchroner Kommunikation liegt darin, dass man die Antworten meistens sofort erhält. Instant Messaging stört im Vergleich zum Telefon den Angesprochenen weniger und bietet zudem deutlich mehr Komfort. Dazu gehören die Anzeige des Online-Status sowie der mögliche Wechsel zu einer Voice-over-IP-Sprachverbindung. IM sollte das Medium der Wahl für schnelle, kurze Anfragen jeder Art sein. Der dort etwas lockerere Sprachstil erfordert auch weniger Zeit zum Formulieren (siehe: "Instant Messaging knackt Hierarchien"). Auch wenn es noch nicht üblich ist, kann man die Chats auch speichern, so dass sie nicht verloren sind, wenn ihr Inhalt später noch benötigt wird.