Im Juli letzten Jahres hat Microsoft die Customer Preview von Office 2013 sowie von SharePoint 2013 und Project 2013 vorgestellt. CEO Steve Ballmer ließ es sich nicht nehmen, die den neuen Versionen zugrunde liegende Strategie persönlich zu präsentieren. Ballmer bezeichnet die 2013er-Releases als das ambitionierteste Vorhaben Microsofts in den letzten Jahrzehnten.
- A wie Ansichten:
Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen. - B wie Bibliothek:
Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden. - C wie Community-Template:
SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User. - D wie Dashboard:
Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten. - E wie Ein- und Auschecken:
Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar. - F wie FAST for SharePoint:
FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau. - G wie Globale Navigation:
Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden. - H wie Hierarchien:
SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten. - I wie Inhaltstyp:
Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt. - J wie jQuery:
Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt. - Keyword (Suche):
Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt. - L wie Liste:
Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden - M wie Masterpage:
Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite. - N wie Newsfeed:
Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden. - O wie Out-of-the-Box:
Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind. - P wie Papierkorb:
Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen. - Q wie Query:
Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können. - R wie Rating:
Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten. - S wie Sites:
Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden. - T wie Teamsite:
Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit. - U wie UI (User Interface):
Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch. - V wie Versionierung:
Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird. - W wie Webpart:
Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden. - X wie XS-Publishing:
Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar. - Y wie Yes, you can:
SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg! - Z wie Zentraladministration:
Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.
Ein Blick auf die Produkt-Pipeline des Softwarekonzerns hilft, diese Aussage einzuordnen: Mit Windows 8, Windows Phone 8 und Windows Server 2012 steht die nächste Generation von Betriebssystemen in den Startlöchern. Den (Wieder-)Eintritt in den zukunftsträchtigen Markt der Tablets hat Microsoft mit Surface gestartet. Mit dem Re-Branding des E-Mail-Diensts Hotmail in Outlook.com rücken Cloud-Dienste und Client-Software enger zusammen. Die Idee hinter diesen konzertierten Bemühungen: Microsoft will eine einheitliche User Experience schaffen - angefangen beim Betriebssystem, über Client-, Web- bis hin zu Cloud-Anwendungen, für alle Endgerättypen (Desktop, Phone, Tablet) und sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden.
Durch ihre hohe Verbreitung im privaten wie im professionellen Umfeld ist die Office-Suite eine zentrale Komponente für Microsofts wirtschaftlichen Erfolg. Gleiches gilt im Geschäftskundenbereich für SharePoint, das sich zu einer unternehmensübergreifenden IT-Plattform entwickelt hat. Über die Business Connectivity Services ist SharePoint Präsentationsebene für Geschäftsdaten und kann zusätzlich beispielsweise ERP-Systeme mit der Office-Welt verbinden.
SharePoint 2013: Vier zentrale Investitionsbereiche
Die neue Version SharePoint 2013 greift aktuelle IT-Trends auf. Microsoft agiert hierbei weniger in der Rolle des Trendsetters sondern eher als Early Adopter. Zu den wichtigsten Entwicklungen in diesem Kontext gehören moderne Formen der Zusammenarbeit, die sich über Social Media wie Facebook und Twitter, aber auch Apps und entsprechende digitale Marktplätze wie Apples iTunes Store etabliert haben. Cloud-Services und das Nutzen mobiler Endgeräte sind besonders im Privatkundensegment bereits Usus. Mit Sharepoint 2013 greift Microsoft diese Trends auf und konzentriert sich dabei auf vier zentrale Investitionsbereiche:
Cloud Readiness: Die Architektur wurde auf ein effizientes Zusammenspiel in und mit der Cloud ausgerichtet.
Social Collaboration: Funktionen für moderne Formen der Zusammenarbeit werden bereitgestellt.
Mobile Devices: Die Zusammenarbeit beim Nutzen mobiler Endgeräte wird unterstützt.
Web Content Management: Effizientes Bereitstellen und eine benutzerfreundliche Präsentation von Inhalten im Intra- und Internet stehen im Mittelpunkt.
Die grundsätzlichen SharePoint-Funktionen hat Microsoft konsistent weiterentwickelt, so dass SharePoint 2013, wie schon SharePoint 2010, aus Anwendersicht mehr Evolution als Revolution ist.
Grundlegende Veränderungen in der Architektur
Obwohl Microsoft schon SharePoint 2010 in der Cloud anbietet, ist das System bislang für komplexe Szenarien wenig geeignet. Der Grund: Um den effizienten Cloud-Betrieb gewährleisten zu können, musste die Funktionalität der Architektur eingeschränkt werden.
Mit SharePoint 2013 geht Microsoft dieses Problem an und setzt konsequent auf modulare und service-orientierte Architekturen sowie offene Webstandards. Services sind in eigene Server wie den Workflow Server oder den Office Web Apps Server ausgelagert. Andere Funktionen sind in eigene Services zusammengefasst, wie zum Beispiel der App Management Service zum Bereitstellen zusätzlicher Features. Weiterhin optimiert wurde der Datentransfer: einerseits, indem BLOBs (Binary Large Objects) separiert und nur noch die Deltas zwischen Datenbank und Web Frontend transferiert werden. Andererseits durch ein neues Anfragen-Management, das es erlaubt, den für die System-Performance kritischen Anfragen Priorität einzuräumen. Endanwender profitieren hiervon durch spürbar verbesserte Antwortzeiten.
Mit den offenen Web-Standards OData und OAuth - letztere sind unter anderem auch schon bei Facebook und Twitter im Einsatz - wird eine moderne Anbindung von Fremdsystemen ermöglicht. Mittels OAuth kann die Berechtigungsvergabe von Anwender und Funktionalität separiert werden. Es ist beispielsweise nicht mehr erforderlich, dass ein Web Service für seine Ausführung Account und Passwort des Anwenders kennen muss oder potentiell Zugriff auf alle seine SharePoint-Daten hat. Die Business Connectivity Services unterstützen nun im Standard den Zugriff über das OData-Protokoll. Damit wird eine einfache Verbindung zu externen Datenquellen, etwa aus SQL-Azure-Datenbanken und mittels des Azure Marketplaces möglich. Zudem unterstützt SharePoint unterschiedliche Clients wie zum Beispiel Web Browser oder Mobile Phones.
Erweiterte Funktionen über Apps
Mit SharePoint 2013 hat Microsoft ein weiteres Kernthema angepackt: Bislang war Custom Code -das in der Praxis häufig anzutreffende Hinzufügen von Funktionen über Programmierung - für einen Großteil der Probleme im SharePoint-Betrieb verantwortlich. Andererseits schränkte das Konzept der Sandboxed Solutions (Ausführung von Programm-Code mit dedizierten und eingeschränkten Ressourcen) die Möglichkeiten für Funktionserweiterungen zu stark ein. Ein grundlegend neues Konzept war daher besonders für Cloud-Szenarien notwendig und wurde mit den aus dem Consumer- und Mobile-Bereich bekannten Apps gefunden.
Zusatzliche Funktionen werden in SharePoint 2013 in Apps isoliert und getrennt vom SharePoint-Lebenszyklus bereitgestellt: entweder in einem eigenen App Web mit dedizierter Domäne oder auf externen Systemen in der Cloud. Das stellt sicher, dass Apps den SharePoint-Betrieb nicht negativ beeinflussen können.
Das Deployment von SharePoint-Apps ist über zwei unterschiedliche Wege möglich. Unternehmensintern können Entwickler Apps über den Corporate Marketplace bereitstellen. SharePoint-Administratoren haben anschließend die Möglichkeit, die Verteilung der Apps im Unternehmen zu steuern. Als zweiten Weg bietet Microsoft mit dem Global Marketplace einen digitalen, öffentlichen Marktplatz, wie er beispielsweise von Apples iTunes Store bekannt ist. Entwickler können ihre Apps hier hochladen und mit Preisen versehen. Nach einer Qualitätssicherung von Microsoft stehen die Apps anschließend öffentlich zum Download bereit.
Der Umfang einer App kann in beiden Fällen stark variieren. So sind grundsätzlich Apps möglich, die ein ganzes Business-Szenario wie zum Beispiel einen Urlaubsantrag oder eine CRM-Anwendung umfassen. Das andere Extrem bilden Apps, die technische Funktionen wie etwa eine Custom Action für das direkte Drucken eines in SharePoint gespeicherten Dokuments hinzufügen.
Im Video: Neuerungen in SharePoint 2013