Was eine moderne Kasse alles leisten muss

ChannelPartner sprach mit dem Wirtschaftsmathematiker Gerd Stiller über die aktuellen Anforderungen an eine Kassenlösung.

ChannelPartner: Herr Stiller, Themen rund um die neue Kassenverordnung beschäftigten unsere Leser, ist das gerechtfertigt?

Gerd Stiller: Grundsätzlich ist der Einsatz der Kassensoftware sowie deren Auswirkungen auf den Betrieb immer ein Thema, unabhängig von der Größe des diese Lösungen einsetzenden Unternehmens, bisher ist Kassensoftware nur „nebenbei“ betrachtet worden. Durch die gesetzlichen Änderungen hat sich das gewandelt. Wo finden Fachhändler mehr Informationen zur Kassensicherungsverordnung 2020? Stiller: Da kann ich die Website des Fachverbandes für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik, „DFKA“ empfehlen. Dort sind alle namhaften Hard- und Softwarehersteller vertreten.

ChannelPartner: Was muss denn ein Kassenbetreiber alles beachten?

Stiller: Er muss sich an die gesetzlichen Regeln halten, was nicht bedeutet, dass er eine elektronische Kasse oder eine Kassensoftware einsetzen muss. Die Arbeit mit einer sogenannten „offenen Ladenkasse“ ist auch weiterhin gesetzlich erlaubt. Insofern kann er also auch ohne eine Kassenlösung arbeiten. Die organisatorischen Aufwendungen dafür sind jedoch so hoch, dass es in der Praxis nur dann sinnvoll ist, wenn wirklich sehr wenige Verkaufsvorgänge abgewickelt werden.
Wenn am Tag nur vier Kunden abkassiert werden, dann reicht ein handschriftliches Kassenbuch, aber ab etwa zehn Kunden täglich ist das nicht mehr zu schaffen. Dann ist der Einsatz einer Software- oder Hardwarekasse unumgänglich. Hier muss noch vielen Verantwortlichen in den Unternehmen klarer werden, welche Bedeutung die Kasse hat.

ChannelPartner: Aber die Bedeutung ist doch klar, die Kassenlösung muss allen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Stiller: Genau! Dazu gehört der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), aber auch die Möglichkeit der Datenausgabe für den Prüfer und die Bonpflicht. Für die Datenausgabe hat übrigens der DFKA-Verband einen entsprechenden Standard entwickelt. Die TSEs sind mittlerweile auch verfügbar, hier ist nur zu prüfen, ob die TSE mit der jeweiligen Kasse zusammenarbeitet. Der Bonpflicht lässt sich übrigens auch elektronisch entsprechen, Sie müssen also nicht in jedem Fall den Bon drucken, sondern ihn nur ausgeben, was auch elektronisch erfolgen kann.
Übrigens muss der Einsatz einer elektronischen Kasse auch beim Finanzamt angemeldet werden. Für alle noch nicht durchführbaren Punkte dieser Regelungen gibt es offiziell zwar keine Verschiebung, die Regeln sind also in Kraft, aber eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung. Diese läuft noch bis 30. September 2020 – bis dahin muss also alles erledigt sein.

ChannelPartner: Lassen Sie uns bitte wieder auf die Kasse zurückkommen.

Stiller: Gerne. Die Kasse stellt meiner Ansicht nach einen „Brennpunkt“ in der Kommunikation mit Kunden dar. Nirgendwo sonst haben Sie einen solchen direkten Kundenkontakt, der außerdem häufig noch in der Öffentlichkeit und im Beisein anderer Kunden stattfindet. Aus dieser Situation heraus ergeben sich mehrere Anforderungen an ein Kassensystem. Kunde, Verkäufer, Administrator, Unternehmensleitung und Finanzamt – alle müssen hier zufriedengestellt werden. Am einfachsten ist das eigentlich beim Finanzamt – werden die Vorgaben erfüllt, dann ist alles okay.

ChannelPartner: Wieso sind diese Anforderungen so unterschiedlich?

Stiller: Betrachten wir uns doch einfach mal die Sichtweisen der einzelnen Positionen. Der Kunde möchte schnell bedient werden, die von ihm bevorzugte Zahlungsart benötigt aber mehr Interaktion.

ChannelPartner: Was erwartet der Kunde noch?

Stiller: Sehr viel. Vielleicht möchte er gleich Geld von seinem Konto abheben, eine Bestellung aufgeben, eine Rückgabe vornehmen, einen Auftrag erteilen, seine Telefonnummer ändern lassen, eine offene Rechnung bezahlen, einen Gutschein kaufen oder einlösen, eine Preis-, Verfügbarkeits- oder Lieferinformation erhalten usw.

ChannelPartner: Muss eine Kasse denn das alles können?

Stiller: Müssen nicht, aber wenn sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sondern dem Einzelhändler zu mehr Umsatz verhelfen soll, dann sollte die Kasse diese Optionen bieten. Am Kassierarbeitsplatz ist es also wichtig, dass die Anforderungen der Kunden möglichst schnell und einfach umsetzbar sind.
Dazu gehört beispielsweise die Bedienbarkeit per Touch ebenso wie intuitive Bedienerführung und eine Bereitstellung entsprechender Funktionen möglichst im passenden Moment. All das ist auch wieder unabhängig von der Größe des Unternehmens. Es bringt auch Effekte, wenn der Firmeninhaber nicht erst ins Büro laufen muss, um dort eine Änderung an Kundenstammdaten vorzunehmen, sondern das gleich sozusagen nebenbei an der Kasse mit erledigt.
In einem größeren Unternehmen werden im gleichen Vorgang Kommunikationswege eingespart, Arbeiten direkt an der Kasse durchgeführt und somit Personal in anderen Abteilungen entlastet. Umsätze lassen sich steigern, wenn man Couponaktionen durchführt, Cross-Selling nutzt, Treuepunkte-Systeme einführt oder auch das Geschäft mit „Order Online – Pick up in Store“ anbietet.
All das sind Möglichkeiten, die mit einer entsprechenden Software nicht mehr nur großen Handelsketten zur Verfügung stehen, sondern von Unternehmen aller Größenordnungen kreativ genutzt werden können, also auch von einem kleinen Ladengeschäft.

ChannelPartner: Und das haben Sie alles in Ihrem Buch „Meine Kasse kann mehr“ beschrieben?

Stiller: Ja, mir ging es darum, praxisgerecht zu zeigen, was alles möglich ist. Da ich mich bereits bei anderen Projekten mit der ERP-Software von Softengine befasst habe, fiel meine Wahl auf die zugehörige Kassenlösung. Ich wollte dem Leser vermitteln, was er alles mit einer Kasse anstellen kann. So habe ich die Software selbst eingerichtet und kontinuierlich erweitert. Zuerst habe ich einfache Verkäufe durchgeführt, dann ging es um Rabattaktionen, Stornos, Couponing, Auftragserfassung, Kundenkarten, Treuepunktsysteme, Geldwertkarten, weitere Boni und vieles mehr.

ChannelPartner: Sie empfehlen also eine Kassensoftware, die ...

Stiller: ... die gerade angesprochenen Funktionen und Möglichkeiten anbietet. Wichtig ist in jedem Fall, dass die gesetzlichen Regelungen erfüllt werden, und dass die Kasse mit einer ERP-Lösung zusammenarbeitet. Vom Einsatz einer Software, die keine Erweiterungsmöglichkeiten anbietet, sondern lediglich die Mindeststandards abdeckt, würde ich abraten.

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