Der Außendienst eröffnet fleißigen Mitarbeitern manche Freiheiten – aber nicht alle gehen damit auch verantwortungsvoll um: Wer im Café mit Freunden plaudert, statt Kunden zu besuchen, und die Zeche dann noch als Akquise-Spesen abrechnet, missbraucht nicht nur das Vertrauen seiner Vorgesetzten. Er schädigt auch das Unternehmen und damit zugleich alle ehrlichen Mitarbeiter – und das oftmals über lange Zeiträume, denn gefälschte Abrechnungen sind nicht immer einfach zu durchschauen. Das bedeutet aber nicht, dass Arbeitgeber sich die dreiste Masche bieten lassen müssen.
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Wie sich Firmen gegen Arbeitszeit- und Spesenbetrüger wehren können, erklärt Jochen Meismann, Geschäftsführer der Detektei A Plus.
Stunden aufschlagen, Bewirtungsbelege türken
Ein Bummel in der Fußgängerzone statt eines Kundentermins, ein paar Stunden auf dem Golfplatz statt Auftragsakquise – gerade im Außendienst ist Betrug ein verbreitetes Delikt. "Da werden hier ein paar Arbeitsstunden draufgeschlagen, da ein Bewirtungsbeleg getürkt oder Fahrten abgerechnet, die eigentlich rein privater Natur sind", weiß Jochen Meismann von der Detektei A Plus aus Erfahrung. Unternehmen können ihre Außendienstler selten zweifelsfrei überprüfen: Elektronische Zeiterfassungssysteme lassen sich manipulieren; der Einsatz von GPS-Geräten zur Überwachung von Mitarbeitern ist meist rechtswidrig.
"Der Mangel an Kontrolle macht es unehrlichen Außendienstlern leicht, ihre Arbeitgeber zu hintergehen", meint der Ermittler. "Doch man darf sich nicht täuschen: Arbeitszeit- und Spesenbetrug sind ernste Delikte. Wer bei Abrechnungen schummelt, dem drohen eine fristlose Kündigung oder sogar strafrechtliche Folgen."
Unerklärliche Umsatzrückgänge
Je länger betrügerische Außendienstler freie Hand haben, umso höher der Schaden. Deswegen sollten Arbeitgeber schon frühzeitig auf Unstimmigkeiten achten. "Ein Alarmsignal sind vor allem sinkende Verkaufszahlen einzelner Mitarbeiter", warnt Jochen Meismann. "Wenn alle Außendienstler gute Umsätze machen und nur einer aus der Reihe fällt, liegt der Verdacht nahe, dass hier etwas nicht stimmt."
Auch steigende Reisekosten und Spesen können auf Betrug hindeuten. Aufträge bleiben aus, statt Gründen liefert der Mitarbeiter Ausflüchte - all das sollte Arbeitgeber misstrauisch machen. Vermutungen reichen aber für Konsequenzen nicht aus: Eine Entlassung des Mitarbeiters ist nur möglich, wenn gerichtsfeste Beweise vorliegen.
Daher schalten viele Firmen Wirtschaftsdetekteien ein, um sich Gewissheit zu verschaffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: "Profi-Ermittler können die Zielperson diskret observieren, ihre Tätigkeiten während der Arbeitszeit dokumentieren und alle Fahrtstrecken und Termine mit den genauen Uhrzeiten erfassen und belegen", erklärt Jochen Meismann. "In aller Regel dauert es bei solchen Einsätzen nicht lange, bis der Arbeitgeber alle nötigen Beweise in der Hand hat. Übrigens gilt das auch, wenn Außendienstler während der Arbeitszeit auf eigene Rechnung arbeiten. Denn das führt zu unmittelbaren Umsatzeinbußen beim Kunden."
Ein Wiederholungstäter schlägt erneut zu
Jochen Meismann hat es häufig mit Arbeitszeit- und Spesenbetrug zu tun. Erst vor wenigen Wochen hat ein Chemie-Unternehmen aus Hessen die Detektei A Plus mit der Observierung eines Außendienstlers beauftragt. Dessen Aufgabe war, Chemikalien an Mittelständler zu vertreiben. Sein Arbeitgeber war skeptisch geworden, weil die Zahl seiner Auftragsabschlüsse auffällig niedrig lag und es Hinweise auf Unregelmäßigkeiten gab.
"Beim Eintreffen am Einsatzort staunten wir nicht schlecht, weil wir die Örtlichkeiten wiedererkannten", erzählt der Chef-Ermittler. "Wir hatten den Mann vor vier Jahren schon einmal dabei erwischt, wie er seine Arbeitszeit für Freizeitaktivitäten nutzte." Damals war er in gleicher Position für einen Mitbewerber tätig gewesen. "Diesmal aber verlief der Einsatz recht unspektakulär, weil die Zielperson ihre Wohnung gar nicht erst verließ", so der Chef der Detektei A Plus, "unsere Detektive standen drei Tage vor ihrer Tür, ohne sie zu Gesicht zu bekommen. Das Auto wurde nicht bewegt." Trotzdem war der Beweis gegen den Mitarbeiter damit erbracht: Er hatte während des Einsatzes keinen Kunden besucht, aber pro Tag acht Stunden Arbeit abgerechnet.
"Wer seinen Arbeitgeber einmal betrogen hat, wird es wieder tun", betont Jochen Meismann. "Es lohnt sich also, im Verdachtsfall schnell zu handeln, damit weiteren Unregelmäßigkeiten ein Riegel vorgeschoben werden kann."