Nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) werden an den betrieblichen Datenschutz klare Anforderungen gestellt, damit personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das BDSG sieht in § 4g Abs. 2 BDSG zu diesem Zweck eine Dokumentation der Datenhaltung und eine Überwachung der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungsvorgänge in Form eines sog. Verfahrensverzeichnisses vor, um die Überprüfung des Datenschutzes durch die diversen Kontrollinstanzen zu ermöglichen.
Was ist ein Verfahrensverzeichnis?
Generell kann das betriebliche Verfahrensverzeichnis als Sammlung aller Verfahrensbeschreibungen der bei Unternehmen aktuell eingesetzten automatisierten Verfahren bezeichnet werden. Es soll dabei die Datenverarbeitung sowohl nach innen als auch nach außen transparent gestalten. Gleichzeitig dient es der besseren Überwachung eines Unternehmens durch die Aufsichtsbehörden und die Öffentlichkeit.
Sinn des Verfahrensverzeichnisses ist letztlich der Persönlichkeitsschutz der Betroffenen
Sinn der Regelung in § 4g Abs. 2 BDSG ist es, dem Datenschutzbeauftragten ein erstes verlässliches Bild der konkreten Verarbeitungsbedingungen und ihres organisatorischen Rahmens zu vermitteln. Das Verfahrensverzeichnis dient somit der Vorbereitung der Arbeit des Datenschutzbeauftragten durch die Unternehmensleitung.
Unternehmensleitung ist für das Verfahrensverzeichnis verantwortlich
Gemäß § 4g Abs. 2 BDSG ist es Aufgabe der Unternehmensleitung, das Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Diese bleibt auch nach der Übergabe der Übersicht an den Datenschutzbeauftragten zur Aktualisierung verpflichtet.