Das geht aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) mit Aktenzeichen VI R 18/11 hervor. Pauschale Zahlungen können nur als Abschlagzahlungen oder Vorschüsse auf spätere Einzelabrechnungen erfolgen. Ansonsten entfällt die Vergünstigung.
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Ausnahmen
"Diese Einzelabrechnung zum jährlichen Abschluss des Lohnkontos ist grundsätzlich unverzichtbar", heißt es im Urteil. "Auf sie kann im Einzelfall nur verzichtet werden, wenn die Arbeitsleistungen fast ausschließlich zur Nachtzeit zu erbringen und die pauschal geleisteten Zuschläge so bemessen sind, dass sie auch unter Einbeziehung von Urlaub und sonstigen Fehlzeiten – aufs Jahr bezogen – die Voraussetzungen der Steuerfreiheit erfüllen."
Unternehmen in Haftung
Im Entscheidungsfall hatte ein Unternehmen tarifliche Zuschläge in Form monatlicher Pauschalen an die Mitarbeiter gezahlt. Lohnsteuerprüfer erkannten dafür die Steuerfreistellung nicht an. Auf dieser Grundlage erließ das Finanzamt einen Haftungsbescheid und nahm anstatt der Arbeitnehmer das Unternehmen in Haftung, weil ein Haftungsausschluss nicht vorliege und die Firma sich damit einverstanden erklärt habe.
Die Klage des Unternehmens gegen diese Entscheidung scheiterte beim Niedersächsischen Finanzgericht und jetzt auch vor dem BFH. Durch eine Einzelaufstellung solle "von vornherein gewährleistet werden, dass nur Zuschläge steuerfrei bleiben, bei denen betragsmäßig genau feststeht, dass sie nur für die Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden und keine allgemeinen Gegenleistungen für die Arbeitsleistung darstellen", heißt es im Urteil. Hieran fehle es jedoch, wenn die Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit nur allgemein pauschaliert abgegolten werde und weder der Sache noch der Höhe nach zugerechnet werden könne.
Abrechnung bis spätestens Jahresende
Pauschale Zuschläge seien nur dann steuerfrei, wenn sie den einzeln ermittelten Zuschlägen für tatsächlich geleistete Stunden entsprechen. Die Zuschläge seien jeweils vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung, somit regelmäßig spätestens zum Ende des Kalenderjahres respektive beim Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Dienstverhältnis zu errechnen.
"Stimmt die Summe der Pauschalzahlungen mit der Summe der für den in Betracht kommenden Zeitraum ermittelten steuerfreien Zuschläge nicht überein und hat der Arbeitnehmer weniger zuschlagspflichtige Stunden geleistet, als durch die Pauschalzahlungen abgegolten sind, so ist die Differenz zwischen der Pauschale und dem sich bei der Einzelberechnung ergebenden Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn", stellt der BFH abschließend fest. (tö)
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