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Unbemerkt an der Öffentlichkeit vorbeigeschlichen hat sich eine neue Steuervorschrift: die GoDB - Amtsdeutsch: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie sind zwar schon seit 2015 gültig, bisher gab's allerdings eine Übergangsfrist. Seit 1. Januar 2017 sind sie nun zwingend für die digitale Buchführung vorgeschrieben. Im Kern geht es darum, dass elektronisch erstellte geschäftliche Belege unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.
Wen trifft's?
Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Das alleine sind nahezu 5 Millionen Kleinunternehmer und Freiberufler in Deutschland. Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD-Vorschriften ist immer der Steuerpflichtige selbst - nicht sein Steuerberater.
Word, Excel und PDF
Besonders aufpassen müssen Kleinunternehmer und Freiberufler, die Angebote, Lieferscheine und Rechnungen noch mit einer Textverarbeitung schreiben oder in einer Tabellenkalkulation verwalten. Denn deren Dateiinhalte sind leicht änderbar, selbst wenn sie in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Das ist nicht mehr zulässig. Die Ablage dieser elektronischen Belege in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen "Managern" entspricht nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein müssen.
Hashwerte, Zeitstempel und Co
Einen Ausweg könnten theoretisch technische und organisatorische Maßnahmen bilden. Dann müsste aber sichergestellt sein, dass Änderungen entweder gar nicht möglich wären oder wenigstens - etwa durch eine sogenannte "Versionierung" - nachvollziehbar bleiben und revisionssicher protokolliert werden. Denkbar wären auch unveränderbare Speichersysteme. Und darüber hinaus müsste der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten, beispielsweise bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareänderungen, lückenlos dokumentiert werden. Eine Sisyphos-Aufgabe, der sich kaum ein Gewerbetreibender oder Freiberufler stellen kann. Von den immensen Kosten mal abgesehen.
Was tun?
Wer schon eine Software für seine Buchhaltung oder Einnahmen-Überschussrechnung einsetzt, muss sich beim Hersteller erkundigen, ob dafür ein GoDB-Testat, also eine Art Zulassung vorliegt. Für Kleinunternehmer, Selbstständige und Existenzgründer bietet sich beispielsweise lexoffice an, einfach und selbsterklärend mit zertifizierter Datensicherheit auf Bankenniveau. (OE)
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