Der Dienstwagen ist in Deutschland weiterhin ein wichtiges Anreizinstrument für Fach- und Führungskräfte. Nicht selten aber führt die Privatnutzung von Dienstautos zu Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden. Unternehmen sollten die steuerlichen Vorgaben genau einhalten, rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Ansonsten drohen hohe Nachzahlungen für Arbeitgeber und Dienstwagenfahrer.
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Grundsätzliche Regelung
Grundsätzlich gilt: Die private Nutzung eines Dienstautos ist als geldwerter Vorteil zu versteuern. Bislang griff die Besteuerung nur in Fällen, in denen die private Nutzung des Fahrzeugs vermutet wurde. Der Bundesfinanzhof hat jüngst in mehreren Urteilen entschieden (z.B. BFH, Az. VI R 39/13), dass die Vermutung einer Privatnutzung dafür nicht mehr erforderlich ist. Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil kann selbst dann vorliegen, wenn der Firmenwagen tatsächlich gar nicht privat genutzt wird. Wird dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt und die private Nutzung vom Arbeitgeber zumindest theoretisch ermöglicht, führt dies in jedem Fall zu einem steuerpflichtigen Vorteil.
Für die Berechnung des privaten Nutzungsanteils gibt es zwei Methoden. Der Arbeitnehmer kann pauschal ein Prozent des Brutto-Neulistenpreises pro Monat versteuern. Alternativ kann der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, das alle Reisen zeitnah und lückenlos dokumentiert. Diese Methode ist gerade bei wenigen Privatfahrten steuerlich günstiger. Allerdings stellt die Finanzverwaltung sehr hohe Anforderungen an Fahrtenbücher. So müssen für jede Dienstfahrt fortlaufend das Datum, das Reiseziel, die besuchte Firma oder Person, die gefahrenen Kilometer und der Kilometerstand am Ende des Tages aufgezeichnet werden.
Die Finanzbeamten sehen in der Regel über kleinere Mängel hinweg. Doch kommt es wiederholt zu fehlerhaften Angaben, erkennen die Finanzbehörden das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an. Dann erfolgt die Versteuerung im Rahmen der Ein-Prozent-Regelung, was für den Steuerzahler wesentlich teurer ist.
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Steuerpflicht ist kaum zu verhindern
Die Steuerpflicht lässt sich nur unter strengen Bedingungen verhindern. Zunächst muss die Privatnutzung des betrieblichen Pkw im Arbeitsvertrag ausdrücklich verboten sein. Zudem muss der Steuerzahler nachweisen, dass er den Dienstwagen nur für Geschäftsfahrten nutzt. Dies erfordert in der Praxis das Führen eines Fahrtenbuches, aus dem alle Strecken und Anlässe eindeutig hervorgehen. Andernfalls mutmaßen die Finanzbehörden, dass das Privatnutzungsverbot nur auf dem Papier existiert, insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern.
Enthält der Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers keine Regelung zur Privatnutzung des Dienstwagens, droht ebenfalls Ärger mit den Finanzbehörden. Fehlt eine entsprechende Nutzungsvereinbarung, gehen die Finanzbehörden von einer verdeckten Gewinnausschüttung aus. Erstreckt sich der Prüfungszeitraum über mehrere Jahre, drohen ganz erhebliche Nachforderungen.
Schon bei Abschluss von Dienstverträgen ist erhöhte Vorsicht geboten. Veraltete Musterklauseln zum Dienstwagen sind dringend zu überarbeiten. Neue Regelungen sollten rechtliche und steuerliche Gesichtspunkte berücksichtigen, um lästige Auseinandersetzungen zu vermeiden. Weiterhin ist darauf zu achten, die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers klar zu definieren. Dies ist maßgeblich für die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Fahrtenbücher auf Plausibilität prüfen
Arbeitgeber sollten die von ihren Arbeitnehmern geführten Fahrtenbücher regelmäßig auf Plausibilität prüfen. So lassen sich viele Fehler erkennen, was die Gefahr hoher steuerlicher Nachforderungen reduziert. Zudem sollten Arbeitnehmer die Versteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte prüfen. Wird die Dienstwagennutzung für diese Strecke vom Arbeitgeber nicht pauschal versteuert, lassen sich die Fahrtkosten in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten mit der Entfernungspauschale in Höhe von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer absetzen.
Kontakt und Infos: Christel Fries ist die Präsidentin des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de