Fehlerursache: Fehlende Verbrauchsmaterialien
Prozesse und Verantwortung sind die Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und Ausfallzeit zu reduzieren. Eine Automatisierung, etwa der Verbrauchsmaterialbestellung durch das Gerät selbst, kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um die Ausfallhäufigkeit zu reduzieren, weil der frische Toner beim Gerät ankommt, bevor der alte aufgebraucht ist.
Tipp 1: Eine strukturierte Verbrauchsmaterialversorgung, etwa über Managed Print Services, trägt dazu bei, die Prozesse zu optimieren und sowohl die Ausfallhäufigkeit als auch die Ausfallzeit zu reduzieren.
Jedoch gehen die positiven Effekte wieder verloren, wenn sich von mehreren Nutzern keiner für das Gerät verantwortlich fühlt und den Toner auch ersetzt. Geräte mit persönlicher Verantwortung (Arbeitsplatzgeräte) fallen zwar nicht seltener wegen Verbrauchsmaterialmangels aus als Etagengeräte ohne persönliche Verantwortung eines Anwenders (nicht Administrator), aber es zeigt sich, dass die Geräte umso schneller wieder betriebsbereit sind, je höher der Grad der persönlichen Verantwortung ist.
Tipp 2: Es empfiehlt sich auch bei Etagen- oder bei Arbeitsgruppengeräten unter den jeweiligen Anwendern einen "Druckerpaten" zu benennen, der für Papier und Tonernachschub sowie für die erste Hilfe zuständig ist.