Vorbereitung der ersten Kundenprojekte
Einige unserer Kunden stimmten bereits während der Betaphase zu, Office 365 in ihrem Unternehmen zu etablieren. Uns stellte sich dabei stets die Frage, ob es überhaupt sinnvoll für das Unternehmen sei, auf Office 365 umzusteigen - zumal Unternehmen den schlagartigen Umstieg gerne vermeiden. Sie wägen lieber anhand einzelner Projekte ab, ob und wie sie Dienste aus der Cloud nutzen können, ohne ihre Mitarbeiter vor allzu hohe Hürden zu stellen oder gar bei all den hinzugewonnenen Funktionen den Überblick zu verlieren. Wir haben daher einen Katalog an Kriterien und Fragen erstellt, die es zunächst zu beantworten gilt, um einen aussagekräftigen Eindruck von dem Kunden zu erhalten (siehe Kasten).
Mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit dürften sich Unternehmen zumindest einige dieser Fragen schon selbst gestellt haben. Wir empfehlen ihnen jedenfalls den Umstieg auf Office 365, da wir davon überzeugt sind, dadurch die gewünschten Optimierungen zu erreichen, sei es durch Senkung der Kosten oder auch durch die gesteigerte Verfügbarkeit wie Sicherheit.
Die besten Einsatzszenarien
Unternehmen tun sich schwer damit, bestehende Server im Haus abzuschalten und somit das eigene Personal vor den Kopf zu stoßen. Es sollte demnach der Wille erkennbar sein, sich von der betagten Infrastruktur zu trennen oder, besser noch: Die Entscheidung zur Migration der Datenbestände wurde bereits getroffen. Office 365 kann in diesem Fall flexibel eingesetzt werden - nachfolgend schildern wir den typischen Umgang mit Exchange, SharePoint und Lync.
Exchange Online
Schon in der Vergangenheit konnten wir unsere Kunden davon überzeugen, ihr veraltetes Nachrichtensystem zugunsten von Microsoft Exchange aufzugeben. Exchange Online hat zudem den Vorteil, den Dienst und somit die Leistungen lediglich zu mieten, statt teure Lizenzen kaufen, die Infrastruktur pflegen und Wissen im eigenen Hause aufbauen zu müssen. Die geringen Betriebskosten sowie die garantierte Verfügbarkeit überzeugten unsere Kunden davon, fortan mit der Online-Variante von Exchange zu arbeiten.
SharePoint Online
Viele unserer Kunden nutzen bereits eine ältere Variante von SharePoint. Würde es sich für sie lohnen, auf SharePoint Online umzusteigen? Wir würden den Umstieg jedenfalls empfehlen, denn SharePoint Online ermöglicht eine Skalierung nach aktuellem Bedarf und bietet zudem hohe Sicherheit.
Die Erfahrung zeigt: Projekte können schnell wachsen, die Zahl der dem Projekt zugeteilten Mitarbeiter ändert sich mit jeder durchlaufenen Phase, das Datenvolumen steigt mit zunehmender Dauer des Projekts deutlich an. Die Kommunikation wie Koordination solcher Projekte wird oftmals durch SharePoint ermöglicht. Aber auch kleinere, punktuelle Belastungen stellen Unternehmen in vielen Fällen vor Probleme der effizienten Skalierung. Dienste aus der Cloud bieten die Möglichkeit, auf die aktuellen Anforderungen flexibel zu reagieren, sprich: Die Zahl der Anwender oder das Datenvolumen kann jederzeit angepasst werden. Gegebenenfalls können sie SharePoint sogar um Windows Azure erweitern. Dabei zahlt das Unternehmen nur diejenigen Dienste, die es auch tatsächlich in Anspruch nimmt.
Zudem stellten wir fest, dass SharePoint zunehmend als Plattform für Internetauftritte sowie zur Einbindung von Lieferanten verwendet wird. Dabei spielt die Sicherheit des Netzwerks eine große Rolle. Mittels SharePoint Online können weitere Zugänge geschaffen werden, ohne dass die Sicherheit des internen Netzwerks gefährdet wird.