Mit diesen Tools modellieren Sie Workflows unter Windows

Nintex Cloud

Wie bereits erwähnt, hat Nintex vor einiger Zeit mit der Entwicklung der Nintex Cloud begonnen. Wie bei Flow handelt es sich auch hier um ein unabhängiges SaaS-Produkt, das nicht wie die bisherigen Lösungen auf SharePoint aufsetzt. Externe Systeme können als Auslöser und Aktionen direkt angesprochen werden - wenn auch bei weitem nicht so viele wie bei Flow/Logik-Apps. Interessanterweise gibt es keine Out-of-the-box-Konnektoren zu einem On-Premises SharePoint, wie es Flow mit dem Daten-Gateway bereitstellt.

Erweiterungen werden auch bei der Nintex Cloud in Form von Web Services, die wie bei Flow mit Hilfe einer Swagger-Datei eingebunden werden, realisiert. Derzeit können jedoch nur Aktionen und keine Auslöser realisiert werden. Dieser Nachteil soll jedoch nach Angaben von Nintex in den kommenden Monaten behoben werden. Je nach Sicherheitskonzept, kann es problematisch sein, dass die Nintex Cloud in Amerika gehostet ist. Somit werden auch alle Daten, die ein Workflow verarbeitet, über die USA geleitet. Nintex arbeitet an einer europäischen Version, ein Termin wurde aber noch nicht genannt.

Formulare für die Workflows werden über einen einfachen Editor erstellt. Hierbei besteht jedoch nur die Möglichkeit, die Steuerelemente anzuordnen und über wenige Eigenschaften zu definieren. Ein standardisiertes Verfahren zur Anpassung des Designs oder um eigene Regeln beziehungsweise ein einheitliches Layout umzusetzen - zum Beispiel über eine wiederverwendbare CSS-Datei - steht nicht zur Verfügung.

Alles in allem geht Nintex hier einen harten Weg: Nintex Cloud ist nicht auf dem erfolgreichen Produkt Nintex für SharePoint aufgebaut. Es stellt eine komplett neue Lösung dar, die ohne die Abhängigkeit und Einschränkungen durch Abwärtskompatibilität auskommt. Die Möglichkeiten innerhalb des Workflow Editors sind vergleichbar mit Nintex On-Premises für SharePoint. Allerdings ist der Formular Editor sehr eingeschränkt und eine fehlende Anbindung an On-Premises Server (zum Beispiel SharePoint) sowie eine fehlende API zum automatisierten Management der Workflows (zum Beispiel per PowerShell oder per Web Service) schränken den professionellen Einsatz ein. So ist beispielsweise ein Export der Nintex Workflows außerhalb der Nintex Cloud nicht möglich.

WebCon und K2

Neben systemspezifischen Systemen wie SharePoint Designer Workflows oder Nintex On-Premises/Office365 und SaaS-Lösungen wie Flow und Nintex Cloud gibt es auch eigenständige Lösungen. WebCon oder auch K2 stellen solche Systeme bereit. Die Produkte WebCon BPS und K2 blackpearl sind vergleichbar, unterschieden sich technisch aber grundsätzlich adurch, dass WebCon auf einer relationalen Datenbank basiert. Somit ist es möglich, größere und aufwändige Berechnungen durch SQL-Eingaben effizient und performant umzusetzen.

K2 basiert dagegen auf .NET und integriert sich nativ in andere Lösungen, darunter SharePoint, Active Directory, Exchange, Dynamics CRM, SAP und Salesforce. Aber auch WebCon kann über Schnittstellen Daten mit anderen Produkten austauschen. Während WebCon jedoch vollständig auf Workflows fokussiert ist, bietet K2 eine Plattform mit weiteren Lösungen für Formulare, mobile Apps, Compliance etc.

Wie auch in allen anderen Workflow-Lösungen, werden die Workflows in K2 und WebCon mit Hilfe eines grafischen Editors erstellt. Im Gegensatz zu WebCon liefert K2 eine eigenständige Formularlösung, in der über Regeln und Aktionen komplette Formulare erstellt werden können. Allerdings bedarf es einiger Erfahrung um Logik in die Formulare zu integrieren.

Bei WebCon hingegen werden die Formulare automatisch generiert und bieten wichtige Funktionen wie Mehrsprachigkeit, Responsive Design, Apps für Smartphones & Tablets ohne weiteren Aufwand. Reichen die generierten Formulare nicht aus, ist der Anwender gezwungen, beispielsweise auf einem Web Server oder über SaaS eine eigene Oberfläche zu erstellen und die Workflows von dort aus zu starten.

WebCon zeichnet sich auch durch umfangreiche Funktionen aus: So ist effizientes Arbeiten mit den Workflows möglich, weil eine tiefe Integration in Office-Produkte, die elektronische Signatur des angemeldeten Nutzers und eine einfache Mehrsprachigkeit vorliegen. Stark ausgeprägt sind bei WebCon wie bei K2 die Management- und Maintenance-Funktionen der Workflows.

Fazit

Die Systeme unterscheiden sich zunächst einmal grundsätzlich darin, ob es sich um eine eigenständige oder eine in SharePoint integrierte Lösung handelt. Ferner muss zwischen einer SaaS (Cloud-Lösung) oder einem selbstgehosteten System differenziert werden.

SaaS-Lösungen bieten einen großen Umfang an einfach einzubindenden externen Systemen an. Dafür kann die Funktionsvielfalt nur über Webdienste erweitert werden. Selbstgehostete Systeme bringen von sich aus bereits viele Funktionen mit, zudem können sie einfach und unproblematisch durch eigenen Code erweitert werden. SaaS-Lösungen hingegen haben den Vorteil, dass sie ständig weiterentwickelt werden und sowohl der Funktionsumfang als auch die verfügbaren externen Systeme kontinuierlich erweitert werden.

SharePoint integrierte Lösungen können vor allem bei kleineren und mittleren Prozessen gewinnbringend eingesetzt werden. Allerdings hat die SharePoint Workflow Engine das bekannte Problem, bei einem hohen Durchsatz oder großen Datenmengen an Grenzen zu stoßen, so dass manchmal Workflows nicht korrekt oder gar nicht ausgeführt werden. Hier arbeiten eigenständige Systeme deutlich effektiver.

Oftmals hängt die Entscheidung für die eine oder andere Plattform auch an der geplanten Anzahl der Workflows und wie oft diese ausgeführt werden. Die angebotenen Lizenz-Modelle sind unterschiedlich. Daher ist es sinnvoll, je nach Anforderung individuell die geeignetste Plattform auszuwählen. Dabei gilt es, zwischen dem Aufwand für das Erstellen beziehungsweise Erweitern sowie dem Einbinden bereits vorhandener Dienste und den Kosten abzuwägen. Themen wie Sicherheit und Verwaltung sollten dabei nicht vernachlässigt werden.