Merchandising in Sports - ERP mit Pfiff bei Fortuna Düsseldorf

Was wäre ein Profi-Fußballverein ohne seine Fans? Und ein waschechter Fan will seine Verbundenheit mit seinem Verein natürlich auch zeigen. Fan-Artikel, so genannte Merchandise-Artikel, im Sortiment zu führen, ist deshalb ein Muss für jeden Verein, der etwas auf sich hält.

Beim Traditionsverein Fortuna Düsseldorf ist das nicht anders. Um der Begeisterung und den Wünschen seiner Anhänger auch in Sachen Fan-Artikel besser Rechnung zu tragen, setzte sich der Zweitligist zum Ziel, den Bestellservice und das Fanartikelsortiment zu erweitern. Doch viele Anforderungen ließen sich mit der bislang eingesetzten Software nicht mehr erfüllen.
Deshalb entschloss sich der Verein für die Einführung eines ERP-Systems, mit Anbindung eines Onlineshops und eines Kassensystems.

Wie das Projekt umgesetzt wurde, wird Stephan Engels, Geschäftsführer des Systemhauses IT Center Engels, auf dem Systemhauskongress "Chancen 2016" am 26. August in Düsseldorf zeigen. Er beschreibt dort außerdem, wie er in die Vermarktung von ERP-Lösungen erfolgreich eingestiegen ist und welche Vermarktungsstrategie sich besonders bewährt hat.

Im Interview gibt Stephan Engels einen ersten Einblick in das ERP-Projekt mit Pfiff - und in sein Geschäftsmodell.

Herr Engels, was waren die Ausgangssituation und Anliegen des Fortuna Düsseldorf?

Stephan Engels: Die eingesetzte Software konnte dem sportlichen Erfolg nicht mehr standhalten. Deutlich mehr Personalaufwand war notwendig, um die teils sehr umständlichen Prozesse abzubilden. Funktionen, die die tägliche Arbeit deutlich effizienter gestaltet hätten, fehlten gänzlich. Letztlich ging es darum, die Excel-Tabellen durch ein leistungsfähiges ERP-System abzulösen.

In welchem Zeitraum wurde das Projekt realisiert?

Engels: Die Einführung des ERP-Systems und des Onlineshop wurden innerhalb von sechs Monaten realisiert. Die Kassensysteme in den Fanshops beanspruchte zwei Monate, die Installation der Kassensysteme in der Esprit Arena ebenfalls zwei Monate. Um die Außenstellen zu beliefern, wurde außerdem binnen eines Monats ein halbautomatisiertes Umlagerungs-/Bestandsmodul eingeführt.

Welche speziellen Herausforderungen gab es während der Umsetzung?

Engels: Alle Mitarbeiter aus den jeweiligen Abteilungen für die Themen zu gewinnen, war eine Herausforderung. Wir haben sie gelöst durch Mitarbeitergespräche, eine sehr offene Kommunikation, haben viele Gelegenheiten geschaffen, um sich gegenseitig kennenzulernen und Vertrauen zu vermitteln. Auf diese Weise hatten wir immer ein offenes Ohr für die Sorgen der Mitarbeiter und haben auch gemeinsam Lösungen gefunden.

Auf der technischen Seite stellte die Infrastruktur eine Herausforderung dar, beispielsweise die Standortvernetzung oder die baulichen Gegebenheiten. Durch die fachliche Unterstützung seitens IT-Center Engels wurden diese Probleme gelöst.

Zudem erwies sich die Bereitstellung finanzieller Mittel zur Investition in die EDV und das ERP als nicht ganz einfach: Die Entscheider mussten zunächst an neue Preisregionen gewöhnt werden. Eine professionelle Lösung kostet gutes Geld. Wir haben viele Gespräche geführt, bei denen wir den Nutzen für den Kunden sehr transparent aufzeigen konnten.

Der Einsatz passender Kassensysteme ist häufig auch nicht ganz einfach. Wie war das bei Fortuna Düsseldorf?

Engels: Das war in der Tat nicht ganz einfach. Es gab spezielle Kundenanforderungen, beispielsweise die Integration von Ticket-Verkäufen ins Kassensystem. Hinzu kam der Wunsch nach einem Trikot-Konfigurator für die Fans, die Fertigung von Beflockungsaufträgen im Lager sowie der Integration in den Verpackungsprozess.

Für den Ticketverkauf wurde ein zweiter Monitor an jedes Kassensystem integriert. Branchenlösungen wie die Trikotbeflockung wurden über eine gemeinsame Konzeptionierung mit Fortuna abgegolten.

Wie profitierte Fortuna Düsseldorf heute von dem jetzt abgeschlossenen Projekt?

Engels: Alle Prozesse wurden für den täglichen Einsatz neu konzeptioniert und optimal umgesetzt. Die Folge: weniger Ressourcen höhere Produktivität. IT-Center Engels hat viel mitkonzeptioniert, Fortuna Düsseldorf hat relativ viel Spielraum gelassen und war für Vorschläge immer offen.

Das Resultat: Fortuna Düsseldorf konnte das Paketaufkommen und den Umsatz deutlich steigern. Es gibt jetzt nur noch ein Primärsystem, was den Aufwand enorm senkt. Die Transparenz für alle Abteilungen ist gewährleistet - und die Kundenzufriedenheit wurde deutlich erhöht.

Wie sind Sie als Partner in das ERP-Geschäft eingestiegen?

Engels: Wir hatten bereits eigene Erfahrungen aus einem Handelsgeschäft für Multimediaartikel gesammelt und insofern war es kein komplett neues Tätigkeitsfeld.

Was waren bei diesem Projekt die Herausforderungen für Sie als Partner?

Engels: Ein Projekt dieser Größenordnung zu stemmen und zum Erfolg zu führen und die eigenen Mitarbeiter in den einzelnen Themenbereiche zu schulen war schon eine Herausforderung.

Wie wurden Sie dabei von Ihrem Herstellerpartner Softengine unterstützt?

Engels: Der direkte Kontakt zum Hersteller war für uns sehr hilfreich, gerade bei Supportfällen. Zudem haben wir mit Softengine zusammen eine TECma1595 Schnittstelle für die Kassen entwickelt.

Inwiefern hat sich Ihr Geschäftsmodell nach diesem Projekt verändert?

Engels: Wir fokussieren uns jetzt stärker auf den Handelsbereich und erwägen, eine Branchenlösung für Sportvereine herauszubringen.

Inwiefern haben Sie als Dienstleistungspartner vom Projekt bei Fortuna Düsseldorf profitiert?

Engels: Wir konnten unseren Bekanntheitsgrad durch positive mediale Aufmerksamkeit steigern. Und unser eigenes Team ist enger zusammengewachsen. Es gab auch tolle Erlebnisse in der Aufstiegssaison, weil wir zum Teil während eines Spieltags am POS gearbeitet und das System überwacht haben. Und: Wir haben einen Partner, einen Kunden, gefunden, der die zukünftige Branchenlösung auf Praxistauglichkeit testen möchte. Das ist großartig.