Seit Jahren gelten in Deutschland die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).
Eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung entlang der GoBD ist in Deutschland zwingend vorgeschrieben. Das erfordert die Anpassung der betrieblichen Geschäftsvorgänge an die Vorgaben, vor allem aber setzt es die Nutzung GoBD-konformer Software für das betriebliche Datenmanagement voraus.
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Gleichgültig, ob ein aufwändiges ERP-System zum Einsatz gelangt oder eine weniger teure aber in vielen Fällen völlig ausreichende Datenverwaltungssoftware - in jedem Fall muss das Programm der GoBD entsprechen, um bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden anerkannt zu werden.
Bits statt Belege
Im Kern stellen diese Grundsätze ein umfassendes Regelwerk dar, wie Unternehmen im digitalen Zeitalter ihre Buchführung zu erledigen haben und vor allem, welche Rolle die eingesetzten IT-Systeme dabei spielen. Im Grundsatz gilt: Es reicht nicht mehr, Dokumente auszudrucken und bei einer Betriebsprüfung das gesammelte Papier vorzulegen, sondern die behördlichen Prüfer wollen direkt an die IT-Systeme herangehen und in diesen Systemen kontrollieren. Die digitale Kontrolle hat die Belegprüfung abgelöst. Dabei bezieht die GoBD alle dem digitalen Rechnungswesen vor- und nebengelagerten IT-Systeme ein. Nach einer Übergangsfrist hat die GoBD zum 1. Oktober 2017 uneingeschränkte Gültigkeit erlangt.
Steuerberater und Datev schützen nicht
Sicherlich berücksichtigen Steuerberater und Datev die digitalen Buchführungsgrundsätze in ihrem jeweiligen Einflussbereich. Aber Steuerberater forsten in der Regel nicht die genauen betrieblichen Abläufe durch oder nehmen eine Überprüfung der verwendeten Software vor. Daher muss jedes Unternehmen selbst ein internes Kontrollsystem (IKS) und eine Verfahrensdokumentation der eingesetzten IT-Systeme vorweisen.
Digitale Betriebsprüfung
Die umfassende Digitalisierung ist für die neue Generation der Betriebsprüfer deshalb so wichtig, weil sie grundlegend anders – man könnte auch sagen zeitgemäßer – prüfen als die „alte Schule“. Früher wurden in der Regel Stichproben aus den Belegen genommen, um Unregelmäßigkeiten zu entdecken. Fallprüfungen waren an der Tagesordnung.
Heute schließen sich die Prüfer an die IT-Systeme der Unternehmen an, um durch Algorithmen sozusagen über alle Fälle hinweg Anomalien aufzudecken. Dadurch kann das Finanzamt betriebliche Kennzahlen herausfinden, die häufig dem Unternehmer selbst nicht einmal bekannt sind. Das zu prüfende Unternehmen wird damit für die Behörden in einer niemals zuvor gekannten Weise transparent. Genau dies ist jedoch nur möglich, wenn die Firmen die dazu notwendige digitale Infrastruktur bereitstellen und sich lückenlos an die Regeln sprich die GoBD halten, um diese Infrastruktur manipulationsfrei zu halten.
Lesetipp: Steuerfalle GoDB - Q&A
Software und Prozesse sind zu berücksichtigen
Die GoBD betreffen nicht nur Buchführungssoftware, ja nicht nur Software überhaupt, sondern auch die betrieblichen Abläufe. Dazu gehört die Dokumentation, welche Informationen aus welchen Datenquellen für welche Dokumente Verwendung finden. Ob Angebot oder Rechnung – es ist genauestens zu dokumentieren, woher die jeweils verwendeten Daten und Zahlen stammen. CRM-Software, Zeiterfassung, Kassensysteme, Datenbanken und Digitalwaage, um nur einige wenige Beispiele zu nennen, müssen ebenfalls den behördlichen Anforderungen der GoBD genügen. Dabei ist zu bedenken: Es genügt nicht, wenn die Standardversion der jeweiligen Software behördenkonform ist. Vielmehr muss gegebenenfalls der Nachweis erbracht werden, dass die konkret im Unternehmen eingesetzte Variante mit allen Anpassungen und Modulen den digitalen Grundsätzen genügt. Kassen-, Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Messwaagen-, Kostenrechnungs-, Zeiterfassungs- und Dokumentationsmanagementsysteme – alle Programme sind betroffen.
Ein typisches und dennoch häufig unbeachtetes Beispiel stellt die Dateiverwaltung dar. Wenn es das Dateimanagement zulässt, dass eine Rechnung im Nachhinein verändert oder gar gelöscht wird, dann stellt dies einen eklatanten Verstoß gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen digitalen Buchführung dar. Das gilt natürlich nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Lieferscheine, Preistabellen, Angebote, Kalkulationen und beinahe alles andere, was auf Firmenrechnern gespeichert ist.
Mit anderen Worten: Wer mit dem Standarddateimanager gängiger Betriebssysteme seine Dateien verwaltet, macht sich angreifbar für das Finanzamt.
Zur Klarstellung: Ausdrucken und Abheften stellt keine Lösung dar! Ob E-Mails, PDF-Dokumente oder Excel-Tabellen – der Fiskus will Zugriff auf das digitale Original haben, nicht auf einen Ausdruck. Das gilt übrigens auch für Rechnungen, die man von einer Webseite herunterlädt, etwa bei einem Onlinekauf.
Ausgedruckte PDF-Rechnungen stehen bei einer Betriebsprüfung häufig als erstes unter Beschuss, weil sie so offensichtlich in der digitalen Welt nicht mehr gültig sind.
Lesetipp: Nicht jedes PDF ist eine E-Rechnung
Der GoBD-Check
Überprüfung aller eingesetzten Programme auf GoBD-Konformität. Wenn ein Programm diesen Anforderungen nicht genügt oder Unsicherheit herrscht, sollte der Hersteller eine klare Auskunft dazu geben können.
Aufstellung einer Verfahrensdokumentation, die alle Hardware und Software umfasst und die digitalen Abläufe eindeutig beschreibt.
Überprüfung aller betrieblichen (digitalen) Belege auf Manipulierbarkeit. Es muss gewährleistet und nachweisbar sein, dass Belege gleich welcher Art nicht nachträglich undokumentiert verändert oder ausgetauscht werden können. Eine revisionssichere Digitalablage stellt das A und O jeder GoBD-Konformität dar.
Word, Excel & Co dürfen im Dienst bleiben
Viele Freiberufler, Selbstständige und Kleinbetriebe verwenden Office-Standardpakete wie Word oder Excel, um Kalkulationen durchzuführen, Angebote zu erstellen und Rechnungen zu schreiben. Die Umstellung auf ein ERP-System, selbst ein kleines, würde für diese Gruppe einen erheblichen Aufwand bedeuten, der in vielen Fällen schlichtweg nicht zu leisten ist. Das ist auch nicht zwangsläufig notwendig.
Wichtig ist jedoch, dass alle mit Word & Co. erzeugten Dokumente GoBD-gemäß verwaltet werden, dass also das Dateimanagementsystem den Anforderungen der digitalen Prüfbarkeit genügt. Dazu gehört, dass sämtliche Dateien revisionssicher gespeichert werden, also keine nachträglichen Veränderungen möglich sind, die nicht dokumentiert werden. Einfach gesagt: Natürlich kann eine Kalkulation aktualisiert und ein Angebot angepasst werden, aber es muss später für das Finanzamt digital nachvollziehbar sein, wer wann diese Anpassungen vorgenommen hat. Moderne Datenmanagementsysteme mit GoBD-Konformität können dies leisten und erlauben es, weiterhin mit Standardsoftware zu arbeiten. Dieser Weg kann eine Lösung Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen darstellen, die sich keine teure ERP-Lösung leisten können.