Abschied vom Papierarchiv
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Eingescannte Papierdokumente sind ebenfalls digital unveränderbar vorzuhalten. Entsprechen Verfahren und Prozesse den GoB/GoBS, dürfen die Originale nach dem Scannen vernichtet werden - zumindest wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind. Die Ausgestaltung des Scanprozesses ist zu dokumentieren und ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Prinzipiell lassen sich die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch verschiedene GDPdU-konforme Lösungen erfüllen. Dazu gehören beispielsweise die Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office, von der Einstiegslösung ELOoffice bis zu den ECM-Suiten für Mittelstand und Großunternehmen ELOprofessional bzw. ELOenterprise. "Wir arbeiten eng mit Experten zusammen, um unseren Kunden eine zuverlässige Basis für die gesetzeskonforme Archivierung ihrer Daten bereitzustellen. Sofern sie die vorgeschriebenen Verfahren einhalten, besteht kein Anlass, die digitale Betriebsprüfung zu fürchten", erklärt dazu Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer bei ELO Digital Office.
Kein System garantiert Revisionssicherheit
Es gibt keine Systeme, die Revisionssicherheit gewährleisten können. Vielmehr sind sie dazu jeweils nur im Verbund mit den vorgeschriebenen Verfahren in der Lage. Unveränderbarkeit der Daten bezieht sich also auf das nahtlose Zusammenspiel von IT-Systemen und Verfahren. Diese sind in der sogenannten Verfahrensdokumentation aktuell und lückenlos darzulegen. Diese Art "Gebrauchsanweisung" definiert die Struktur der Ablage und dient dem Nachweis, dass die Anforderungen von HGB, AO und GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Ein Buchführungs- bzw. Archivierungssystem kann demnach nur im Einzelfall bei einer Außenprüfung in Bezug auf seine Ordnungsmäßigkeit geprüft werden. Im Übrigen lehnt das BMF eine Zertifizierung jedweder Systeme oder Verfahren im Bereich der Betriebsprüfung ab, um dem Missbrauch für Werbezwecke vorzubeugen. Zertifikate hätten ohnehin nur zeitpunktbezogene Gültigkeit, da jede Änderung in Bezug auf Release-Wechsel, Customizing, Update oder Patch neu validiert werden müsste. Nicht zuletzt hängt eine ordnungsgemäße Buchführung auch von der korrekten, vollständigen Dateneingabe ab.
Fazit
Bei Anwendern wird der Begriff "Revisionssicherheit" häufig ausschließlich mit dem Begriff "Unveränderbarkeit" gleichgesetzt. Dann wird jedoch zu kurz gesprungen, denn der Begriff beinhaltet wesentlich mehr.
So muss beachtet werden, dass unter dem Begriff Revisionssicherheit folgende Kriterien subsumiert werden, die sich aus dem HGB, der AO und dem SteuerR ergeben bzw. von dort abgeleitet worden sind
Ordnungsmäßigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit und
Prüfbarkeit
Obwohl der Begriff "Revisionssicherheit" selbst originär nur für die (elektronische) Archivierung geprägt wurde, gelten die vorgenannten Kriterien auch bereits ab der Entstehung aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform). Bei der Führung von entsprechenden Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform sind nach der Abgabenordnung (AO) und dem HGB dann folgende Anforderungen zu beachten:
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 S. 2 und S. 3 HGB
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Vollständigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
Richtigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
Ordnung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)
Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB)
Diese Anforderungen finden sich auch alle unter dem Sammelbegriff "Revisionssicherheit" wieder.
Obwohl also die Finanzverwaltung den Begriff der Revisionssicherheit selbst nicht kennt und dieser selbst auch in keinem Gesetzestext oder Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) auftaucht, verlangt sie gleichwohl die Beachtung und Umsetzung der unter diesem Begriff subsumierten Kriterien und nicht nur die "Unveränderbarkeit" allein.
Weitere Details zu den vorgenannten Anforderungen können dem Entwurf des BMF-Schreibens "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" entnommen werden.
Mit Material von Sabina Merk / Pressebüro Merk