Seit August 2015 versenden die Stadtwerke Düsseldorf die Stromrechnungen einer Wohnungsbaugesellschaft nur noch über das neue ZUGFeRD-Format. Es ist das Pilotprojekt des Dokumenten-Output-Spezialisten profiforms.
Mit ZUGFeRD können Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen genausoempfangen und versenden wie Papierrechnungen. Durch den Austausch von eRechnungen profitieren sowohl Rechnungsabsender als auch -empfänger. Beide Seiten sparen sich Papier-, Druck- und Versandkosten. Und da sich eRechnungen durchgehend digital und daher schneller bearbeiten lassen, fallen weniger Prozessklosten an. Gleichzeitig werden Fehler, die sich bei der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen leicht einschleichen, vermieden.
Foto: Stadtwerke Düsseldorf
Entwickelt wurde das ZUGFeRD-Format, um bundesweit die bestehenden EDI-Standards zu ergänzen und papierbasierte Prozesse abzulösen. Denn aufgrund der zahllosen Vorgaben des etablierten EDI-Standards kamen in der Vergangenheit nur große Unternehmen in den Genuss des elektronischen Rechnungsaustauschs. Die kleinen und mittleren Unternehmen erhielten dagegen laut Thomas Piehler, Leitung operations bei profiforms, ihre Rechnungen per Post, Fax oder e-mail und mussten die Daten der Rechnungen wie den Nettobetrag oder die Bestellpositionen dann zeitaufwändig auslesen sowie manuell und oft fehlerbehaftet in weiterführende Programme einspeisen.
Hinter ZUGFeRD verbirgt sich ein XML-Standard für die einheitliche, strukturierte Übermittlung elektronischer Rechnungsdaten. Für den Versand der sogenannten ZUGFeRD-Rechnungen werden PDF- und Rechnungsdaten aus dem bestehenden ERP-System der profiforms-Kunden übernommen. In docxworld erzeugt profiforms daraus ein PDF/A-3 Dokument inklusive XML-Datensatz und versendet dieses dann per Mail an den Empfänger.
In einem seit August 2015 laufenden Pilotprojekt wollen die Stadtwerke Düsseldorf prüfen, welche konkreten Einsparungen sie und einer ihrer Kunden durch den elektronischen Rechnungsaustausch generieren. Eine große Wohnungsbaugesellschaft in Düsseldorf erhält dann ihre Stromrechnungen im PDF/A-3 Standard inklusive ZUGFeRD-Information und kann damit die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten.
"Mit der Einbettung des ZUGFeRD-Formats in unsere Lösung stellen wir sicher, dass unsere Kunden und die Kunden unserer Kunden sich viel Zeit und Kosten sparen", betont Holger Schröder, Geschäftsführer von profiforms. Das mit den Düsseldorfer Stadtwerken aufgesetzte Pilotprojekt wird bis Ende 2015 laufen und dann Schritt für Schritt auf weitere Kunden angewendet. Schröder ist sich sicher, dass die "Ergebnisse überzeugen und schnell weitere Kunden den Service nutzen werden". Denn das ZUGFeRD-Format erlaubt den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprache zwischen Rechnungssteller und -Empfänger.