Bis 2020 soll E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung, in Europa zum Standard werden – so der Plan der Europäischen Kommission. Ab dem 27. November 2018 treten deshalb die Vorgaben der „Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ in Kraft.
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Laut Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014 sind davon in Deutschland zunächst alle Bundesministerien und Verfassungsorgane betroffen. Ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019, werden alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes beispielweise Finanzämter, Polizeibehörden, Universitäten oder Krankenhäuser verpflichtet.
Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat dazu im vergangenen Jahr die entsprechende Norm „CEN/TC 434 – Elektronische Rechnungsstellung“ für die technischen Voraussetzungen veröffentlicht. Für die öffentliche Verwaltung der Bundesrepublik geht die Europäische Kommission von einem Einsparpotenzial von 30 bis 40 Euro pro elektronischer Rechnung aus. Das würde zu einer durchschnittlichen jährlichen Entlastung von 4,3 bis 8,9 Milliarden Euro führen.
Andere Länder sind über das Weichenstellen hinaus
Doch bevor die Vorteile einer europaweiten interoperablen Norm hinsichtlich e-Invoicing greifen können, müssen Regierungen und Unternehmen für die Umstellung an einem Strang ziehen. Im Hinblick auf die Situation in Italien wird das noch spannender. Denn Italien verlangt mittlerweile e-Invoicing für alle Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden und schreibt nun die elektronische Business-to-Business (B2B)-Rechnung ab dem ersten Januar 2019 und für Unternehmen im Bereich Öl und Gas bereits ab Juli 2018 verbindlich vor.
Weitere europäische Regierungen wie Spanien und Ungarn schreiben zudem die Mehrwertsteuer-Berichterstattung in Echtzeit vor. Da dies in einer papierbasierten Umgebung nicht möglich ist, wird E-Invoicing für diese Länder automatisch erforderlich.
Auch außerhalb von Europa wird die Rechnung digitalisiert: Die US-Regierung beispielsweise wird 2018 ihre Vorschrift zur elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und der Regierung veröffentlichen. Beim direkten Nachbarn Mexiko ist dieses Vorgehen bereits Alltag. Im Clearance-Modell der mexikanischen Regierung werden die Rechnungen nicht mehr wie ursprünglich vom Lieferanten erstellt. Stattdessen stellen staatlich zugelassene Vertreter (PAC) elektronische Rechnungen auf der Grundlage der vom Lieferanten gelieferten Daten aus. Alle Transaktionen werden so über die Regierung abgewickelt.
Um die Schattenwirtschaft im Land zu reduzieren, hat Mexiko Anfang der 2000er Jahre mit der Arbeit an diesem Modell begonnen und ab 2010 als Vorschrift umgesetzt. Diese richtete sich zunächst an die größten Organisationen in Mexiko. Als das Modell ausreichend erprobt war, verordnete Mexiko die Anwendung dieses Modells für jeden Betrieb im Lande, der mehr als 250.000 MXN (11.000 EUR) pro Jahr verdient.
Selbst ein Zeitungsstand in Mexico City ist damit verpflichtet, der Regierung jede einzelne Transaktion zu melden. Die Ergebnisse dieses geschlossenen Handelskreislaufs: Die Regierung bearbeitet jährlich über zehn Milliarden elektronische Rechnungen und konnte die Steuereinnahmen um 34 Prozent steigern.
Verstärkte nationale und internationale Transparenz
Auch im Hinblick auf die Schließung der Mehrwertsteuerlücke – die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer, die die Regierungen aufgrund von Geschäftsvorgängen in ihrem Land erheben, und dem, was sie tatsächlich bekommen – ist die elektronische Rechnungsstellung effektiv. Mexiko konnte damit die Mehrwertsteuerlücke um einen Betrag verringern, der 21 Prozent des Jahresbudgets des Landes entspricht. Da alle Transaktionen über die Regierung abgewickelt werden, entzieht diese die Mehrwertsteuer direkt, sobald eine Transaktion abgeschlossen wird.
Die Regierung kann außerdem Lieferanten von der Möglichkeit Rechnungen zu stellen, ausschließen. Wenn ein Lieferant seinen Steuerpflichten nicht nachkommt oder andere Vorschriften und Fristen der Steuerverwaltung nicht einhält, kann er auf eine schwarze Liste gesetzt werden. Unternehmen sind dann solange vom Handel ausgeschlossen, bis sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Die Regierung hat damit die notwendige Macht, um Unternehmen daran zu hindern, Vorschriften zu umgehen und um ausstehende Steuern einzutreiben.
E-Invoicing sorgt aber nicht nur innerhalb der Landesgrenzen für hohe Transparenz. Auch auf internationaler Ebene sorgt sie für eine gesteigerte Kontrolle aller Transaktionen. Um den weltweiten Handel effizienter zu gestalten, nutzen die Handelspartner elektronische Rechnungsstellungssysteme. Mexiko und Brasilien sind frühe Anwender solcher Systeme, die einen grenzüberschreitenden Handel vereinfachen. Zolldokumente zwischen den Ländern sind nicht mehr erforderlich, da jede Transaktion zwischen den beiden Systemen erfolgt und verfolgt wird.
Das ist ein gewaltiger Schritt nach vorn in Bezug auf die Erleichterung des Handels und das Einsparen von Papier passiert ganz automatisch. In Europa sind es zwei Länder, die sich langsam auf ein solches System zubewegen: Spanien und Portugal. Sie sind schon allein durch die Sprache eng mit Mexiko und Brasilien verbunden. Im nächsten gemeinsamen Pilotprojekt soll der grenzüberschreitende Handel zwischen den vier genannten Nationen auf Grundlage einer angeschlossenen e-Invoicing-Infrastruktur gestärkt werden.
Vom internationalen Konzept zur Umsetzung im Mittelstand
Erst wenn die Regeln für die elektronische Rechnungsstellung in Europa einheitlich sind, können deren Vorteile vollends genutzt werden. Innerhalb der Leitinitiative „Eine digitale Agenda für Europa“ konzentriert sich die Europäische Kommission auf die Beseitigung von Hindernissen für die breite Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa. Das umfasst neben der Sicherstellung eines einheitlichen und rechtlichen Umfelds für E-Invoicing auch die Stärkung der Akzeptanz des Massenmarktes durch die Einbindung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).
Fraglich ist aber nunmehr der Erfolg dieser Initiative, da sich einzelne Länder wie Italien bereits entschieden haben, eigene Standards zu lancieren. Dies macht es besonders für global agierende Unternehmen komplex und teuer, da sie sich auf viele Standards einrichten müssen, anstatt mit einem einheitlichen Ansatz in allen Mitgliedstaaten arbeiten zu können.
In Deutschland ist die elektronische Rechnung für die Privatwirtschaft noch nicht verpflichtend. Für die öffentliche Hand jedoch liegt der Stichtag mit dem 27. November 2018 beziehungsweise 2019 nicht mehr fern. Die ersten Unternehmen, die e-Invoicing in der Bundesrepublik praktizieren müssen, sind diejenigen, die als Lieferanten für die öffentliche Verwaltung tätig sind.
Alle Zulieferer, egal ob Großkonzern oder mittelständiger Handwerksbetrieb, müssen ihre Rechnungen künftig elektronisch erstellen und verschicken.
Sollten Unternehmen diese Auflage nicht erfüllen, besteht die Möglichkeit, dass sie von zukünftigen öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden. Insbesondere den deutschen Mittelstand und kleine Betriebe setzt diese Umstellung im Hinblick auf ohnehin bereits sehr knappe IT-Budgets unter Druck.
Elektronische Rechnungsstellung im Ausland
Weltweite elektronische Rechnungsstellung