Risikomanagement gefragt

E-Mails archivieren

28.01.2011

Ausgangspost

I. Ausgangspost: Welche ausgehende elektronische Post (also etwa E-Mails) ist zu archivieren?

1. § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB)

a. E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen archiviert werden

In 238 Abs. 2 (HGB) schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten "Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches "der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.

Dazu gehören etwa

- Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)

- Auftragsbestätigungen,

- Versandanzeigen,

- Frachtbriefe,

- Lieferpapiere,

- Reklamationsschreiben

- Rechnungen und

- Zahlungsbelege sowie

- schriftlich gefasste Verträge.

Nicht dazu gehören z.B.

- unverbindliche Werbeschreiben,

- simple Kontakt-E-Mails des Vertriebes etc.

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