Foto: Docuware
Für die jetzt vergebenen "Digital Leaders Awards" wählte DocuWare zunächst Partner aus, die sich durch herausragende Kompetenz bei der Implementierung von DocuWare, ein starkes Kundenwachstum sowie eine starke Kundenbindung auszeichnen. Diese Partner nominierten wiederum ihre Kunden für den"Digital Leaders Award". Voraussetzung dafür war, dass sie Digitalisierung mit DocuWare auch wirklich ernstnehmen, als zum Beispiel Features wie Intelligent Indexing nutzen, DocuWare Cloud unternehmensweit oder zumindest abteilungsübergreifend einsetzen sowie spürbare Prozess- und Workflow-Verbesserungen oder eine einzigartige Integration sowie Umsatzsteigerungen vorweisen können.
Drei der insgesamt 17 Preisträger kommen aus der DACH-Region. "Diese 17 Kunden sind digitale Vorreiter und die entsprechenden DocuWare-Partner nehmen einen besonderen Platz innerhalb unseres Partnernetzwerks ein", sagt Max Ertl, President bei DocuWare. Aus der DACH-Region sind das 2023 die Auto Schubert GmbH mit dem Partner resin it + office GmbH, das Erzbistum Köln betreut von der bmd GmbH aus Siegen sowie in Österreich der Magistrat der Stadt Villach und der Partner pmi Software u. Datenkommunikations-GmbH.
Auto Schubert GmbH
Foto: DocuWare
Die Auto Schubert GmbH wollte die Verwaltung mehrerer Standorte optimieren. Die gesamte Dokumentation basierte auf Papier, einschließlich der Prozesse zur Erstellung von Kunden- und Fahrzeugakten. Dies verursachte Schwierigkeiten beu der Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten sowie der Herstellerprüfung. Der DocuWare-Partner resin it + office unterstützte Auto Schubert bei der Implementierung von DocuWare.
Ein zentrales Archiv ermöglicht nun die Erstellung und Überprüfung von Kunden- und KFZ-Akten, was zu erhöhter Transparenz sowohl intern als auch extern führt. Klare Zugriffsberechtigungen wurden eingerichtet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Da manuelle Prozesse eliminiert wurden, haben die Mitarbeiter nun außerdem mehr Zeit für das Tagesgeschäft. Der Einsatz von DocuWare wurde inzwischen auf andere Abteilungen und Prozesse erweitert.
Erzbistum Köln
Foto: DocuWare
Beim Erzbistum Köln löste die Implementierung von DocuWare Probleme im Rechnungswesen. Der Großteil der Rechnungen wurde zuvor in Papierform eingereicht. Das führte zu einem starken Personalaufwand, hohen Kosten, Zeitverlust durch Postwege und mangelnde Transparenz in den Arbeitsabläufen. In Zusammenarbeit mit dem DocuWare-Partner bmd GmbH entschied sich das Erzbistum Köln für den Einsatz von DocuWare Cloud, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und optimieren.
Die Benutzeroberfläche der Software wurde auf die Anforderungen der ehrenamtlichen Mitarbeiter zugeschnitten. Aktuell sind bereits ca. 4.500 Nutzer in 161 Seelsorgebereichen an DocuWare angeschlossen. Das Erzbistum Köln profitiert von erheblich verkürzten Bearbeitungszeiten bei den täglich knapp 1.000 Belegen und von erhöhter Transparenz - die auch die Beschäftigten in den Gemeinden und Rechnungsstellen gut finden. Im nächten Schritt wird das Vertragsmanagement als Pilotprojekt getestet. Zudem ist die Implementierung von Workflows und einem Formularmanagement im Bereich des Antragswesens angedacht.
Magistrat der Stadt Villach
Foto: Wolfang Kofler/Stadt Villach
In enger Kooperation mit dem DocuWare-Partner pmi Software und Datenkommunikations-GmbH hat die Stadt Villach die Digitalisierung in Angriff genommen. Dabei galt es zunächst, sämtliche Verwaltungsabläufe zu digitalisieren. Die Implementierung von DocuWare hat dank einfach verständlicher Benutzroberfläche die Zufriedenheit der Beschäftgten erhöht.
Die Stadt profitiert von Zeit- und Kostenersparnissen durch die zentrale Archivierung von Dokumenten und die nahtlose Integration von DocuWare in bestehende Programme. Die Nutzung von DocuWare wurde mittlerweile auf zahlreiche Prozesse und Magistratsabteilungen, darunter das Bauamt, das Wasserwerk und das Standesamt, ausgeweitet.
Intelligenter Umgang mit Dokumenten
DocuWare erweitert Collaboration-Funktionen