KÖLN: Es gibt viele Möglichkeiten, bekannte und neue Techniken in firmeninternen Meetings einzusetzen. Doch wenn bei der Einführung neuer Medien die gewachsene Unternehmenskultur mißachtet wird, ist der Mißerfolg schon vorprogrammiert. So lautet ein Ergebnis der Studie "Medien für Meetings", die von Minolta in Auftrag gegeben wurde."Auch Meetings lassen sich als kulturelles Phänomen verstehen. Speziell für Sitzungen haben sich in jeder Organisation typische Erscheinungsformen herausgebildet." Robert Dekena, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Futuretec GmbH in Bergisch Gladbach, muß es wissen.
Denn er hat sich gemeinsam mit seinem Kollegen Klaus Höring im Auftrag der Minolta GmbH intensiv mit dem Thema "Medien für Meetings" - so auch der Titel der veröffentlichten Trendstudie - beschäftigt. Ein Teil dieser Untersuchung nimmt sich des Zusammenhangs zwischen Unternehmenskultur und der Einführung neuer Medien zur Kommunikation an.
In jedem Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre eigene Wertvorstellungen entwickelt. Das beginnt bei der Ausstattung der Räumlichkeiten, den Umgangsformen der Mitarbeiter und hierarchischen Beziehungen bis hin zu gemeinsamen Zielen - und setzt sich fort bei der Art und Weise, wie Meetings gestaltet werden, bemerkt Dekena.
Das richtige Mass zum richtigen Zeitpunkt
In jeder Zusammenkunft von Managern, Mitarbeitern und Kollegen liegt ein großes Optimierungspotential, so die Schlußfolgerung des Unternehmensberaters aus seinen Befragungen und Interviews. Er kommt zu der Einsicht: Im allgemeinen müssen die Meetings entweder verkürzt - oder schlicht verbessert werden. Eine Verkürzung der Sitzungsdauer kann allein schon durch die richtige Auswahl der eingesetzten Medien erreicht werden. Und das, so Dekena, ist Chefsache.
Führungsstil hinterfragen
"Es ist Teil des Meeting-Managements, für den Einsatz neuer Medien das richtige Maß an technischer Unterstützung zum richtigen Zeitpunkt zu befürworten und gegebenenfalls aktiv voranzutreiben", gibt Dekena zu bedenken und meint weiter: "Was hilft eine noch so gute Raumausstattung für Projektionen und Interaktionen in Meetings, wenn die Führungskräfte die Sitzungen nur einberaumen, um Entscheidungen zu verkünden und pflichtgemäße Zustimmung im Nachgang zu erhalten?"
Wenn sich also eine Führungskraft Gedanken dazu macht, die manchmal ungeliebten, weil langwierigen und unbefriedigenden Meetings durch den Einsatz anderer Kommunikationsformen zu ändern, muß sie sich gleichzeitig Gedanken über relevante Faktoren machen. Zum Beispiel:
Wie wird kommuniziert? Wie sind die Einstellungen der Mitarbeiter zur Technik und ihrer Nutzung? Welche betrieblichen Regeln hinsichtlich Sitzungsvorlagen und Protokolle existieren? Wer ist an welchen Entscheidungsprozessen beteiligt?
Nicht an Symptomen kurieren
In manchen Fällen, fand Dekena heraus, steckten hinter der Unzufriedenheit über die Qualität der Meetings tiefe Probleme im Grundverständnis des Unternehmens. Nicht nur Unfähigkeiten von Gesprächsteilnehmern, sondern auch unterschiedliche Vorstellungen über Ziel und Zweck der Sitzung, die Art der Lösungssuche und Beschlußfassung führen zu Kritik. "Der Führungsstil ist offensichtlich in einigen Unternehmen in eine Richtung gewachsen, die nicht auf Konsens oder Akzeptanz stößt", merkt Dekena an. In solch einer Situation sei das Heil nicht unbedingt in neuen Medien zu suchen, die von den wirklichen Symptomen nur ablenken. Vielmehr müsse die Frage am Anfang stehen, welche Wirkungen mit dem Einsatz neuer Medien in Meetings nachhaltig erzielt werden sollten. Seien Strategie und Zielsetzung festgelegt, falle die Wahl der geeigneten Technik nicht mehr schwer, sagt Dekena. So wie die getroffenen Maßnahmen die bestehende Unternehmenskultur berücksichtigen müßten, könne auch eine neue Art von Meetings die Unternehmenskultur verändern. (ak)