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Um das Hinterziehen von Steuern zu verhindern, gilt in Deutschland seit dem 1. April 2021 die neue Kassensicherungsverordnung. Die KassenSichV verpflichtet jeden Gewerbetreibenden, seine Registrierkasse mit einer speziell zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Eine solche TSE soll verhindern, dass es an der Kasse zu Manipulationen kommt, die darauf ausgerichtet sind, die Steuerlast zu verkürzen.
Die Kassensicherungsverordnung gilt unabhängig von der Branche für alle Unternehmen, die ihre Einnahmen ganz oder teilweise mit Hilfe einer Registrierkasse erfassen. Die TSE sorgt dafür, dass alle an der Kasse vorgenommenen Transaktionen registriert werden und die Daten lückenlos an das zuständige Finanzamt weitergeleitet werden können. Die technische Sicherheitseinrichtung zeichnet ausnahmslos alle Geschäftsvorfälle auf, die an einer Kasse getätigt werden. Jede Transaktion wird zeitlich erfasst, mit einer elektronischen Signatur versehen und anschließend abgespeichert. Dies gilt auch für Stornierungen oder den Abbruch eines Kassiervorgangs.
Manipulationen an der Kasse werden unmöglich
Manipulationen an den erfassten Transaktionsdaten werden auf diese Weise sofort erkannt. Steuerbetrug an der Kasse wird somit effektiv verhindert. Damit die übermittelten Daten der richtigen Kasse zugeordnet werden können, schreibt die KassenSichV außerdem vor, dass alle computerbasierten Kassensysteme und elektronischen Kassen eine Seriennummer tragen müssen, die beim Finanzamt registriert werden muss. Auf welchem Medium die Vorgänge gespeichert werden, schreibt die KassenSichV nicht explizit vor, solange sie den Zertifizierungsvorgaben entsprechen. Mögliche Speichermedien sind USB-Sticks, SD-Karten, aber auch Netzwerk- und Cloudlösungen. Selbst die Speicherung der steuerlich relevanten Daten auf einem Server außerhalb Deutschlands kann auf Antrag vom Finanzamt genehmigt werden. Grundsätzlich ist bei allen TSEs jedoch eine digitale Schnittstelle notwendig, die es ermöglicht, die erfassten Daten direkt an die zuständige Finanzbehörde zu übermitteln.
KassenSichV: Übergangsfrist bis Ende 2022
Da nicht alle Kassen aufgrund ihrer technischen Grundkonfiguration zum 1. April 2021 mit einer TSE versehen werden konnten, hat der Gesetzgeber eine Übergangsfrist eingeräumt, innerhalb der die Kassensysteme umgerüstet werden müssen. Wer seine elektronische Registrierkasse zwischen dem 25. November 2010 und Ende 2019 in Betrieb genommen hat, kann sich bis Ende 2022 Zeit lassen, um sein Kassensystem an die Vorgaben der neuen Kassensicherungsverordnung anzupassen.
Diese Ausnahmeregelung gilt jedoch nicht für alle Kassensysteme. Wer seine Einnahmen mit einer Kasse erfasst, die über einen PC gesteuert wird, kann sich nicht auf die Übergangsfrist berufen. Bei PC-Kassen reicht ein USB-Stick oder ein Update von Soft- und Hardware, um den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung gerecht zu werden.
Für alle anderen gilt, sich schnellstmöglich um die Ausstattung seines Kassensystems mit einer TSE zu kümmern, da sonst Strafzahlungen und juristischer Ärger drohen. Auf eine eventuelle Nachfrage der Steuerbehörden, warum noch keine TSE installiert wurde, sollte in jedem Fall nachgewiesen werden können, dass dies bislang technisch nicht möglich war.
Kassensysteme: Nachrüstung oder Neukauf?
Unabhängig davon gilt es jedoch, sich Gedanken darüber zu machen, in welcher Form der Forderung nach einer TSE nachgekommen werden soll. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob es möglich ist, eine Technische Sicherungseinrichtung nachzurüsten oder ob die Anschaffung eines neuen Systems die bessere Lösung darstellt.
Ist der fachgerechte TSE-Einbau durch den Hersteller der Kasse oder einen anderen mit der Thematik vertrauten Anbieter nicht oder nur schwer möglich, stellt der Neukauf eines modernen Kassensystems, bei dem die TSE bereits integriert ist oder mit einer Cloud-Lösung gearbeitet wird, unter Umständen die bessere Lösung dar.
Individuelle Lösungen für jeden Bedarf und Anspruch
Einige Anbieter haben Kassensysteme im Programm, die bereits mit der vorgeschriebenen TSE ausgestattet sind und allen Anforderungen der KassenSichV inklusive der Bonpflicht gerecht werden. Diese Kassensysteme bieten darüber hinaus Unterstützung bei der Führung eines digitalen Kassenbuchs, bei der Erstellung von Analysen oder der Verwaltung von Produkten. Ergänzende Kartenterminals für alle möglichen Bezahlarten mit EFTPOS (electronic funds transfer at point of sale) für bargeldloses Zahlen finden sich ebenfalls bei vielen weiteren Anbietern.
Die Hardware-Komponenten wie Tablets, Kassenschublade und der Drucker, in den das TSE-Modul integriert ist, werden individuell nach den Bedürfnissen und Ansprüchen des Kunden zusammengestellt. So erhält jeder Gewerbetreibende genau die KassenSichV-konforme Lösung, die er für seinen Betrieb benötigt.
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