Die E-Mail als Zeiträuber

In seiner aktuellen Kolumne befasst sich der CP-Querschläger mit der Frage, wie man im Arbeitsleben am besten die tägliche Flut an E-Mails bewältigen könnte.
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Schon vor 15 Jahren, als Deutschland den Weg in die Informationsgesellschaft beschritt, wurde die Notwendigkeit eines Informationsmanagers sichtbar: Eines Menschen, der aus dem "E-Müll" (--> siehe ChannelPartner-Umfrage) die eigentlichen Nachrichten herausfiltert und den übergroßen Rest an unerwünschter Information erst gar nicht zu den eigentlichen Empfängern lässt.

Das müsste sozusagen ein intelligenter, analoger Spam-Filter sein, der nicht nur null und eins unterscheiden kann, sondern auch wichtig von unwichtig. Die Poststelle des 21. Jahrhunderts.

Denn wenn eines Tages alle E-Mails in Briefform auf dem morgendlichen Arbeitsplatz liegen würden, wäre deutlich, dass ein störungsfreies und kreatives Arbeiten ohne ständige E-Mails weitaus sinnvoller wäre. Einmal morgens die E-Mails checken und ein weiteres Mal nach der Mittagspause reicht. Was danach kommt, hat ohnehin Zeit bis zum nächsten Tag, denn sonst wäre es einen Anruf wert.

Vorgesetzte und Projektmanager schlagen bei diesem Gedanken wahrscheinlich die Hände über dem Kopf zusammen. Doch sie sollten daran danken, wie viel produktiver ein Mitarbeiter arbeiten kann, wenn er nicht ständig von angeblich wichtigen Mails genervt werden würde.

Überhaupt sind viele Unternehmen im vergangenen Jahrtausend stehen geblieben. Nicht, weil sie ihre ITK unzureichend modernisiert hätten, sondern weil die Arbeitsabläufe nur schneller wurden, aber nicht besser. Durch Abteilungs- und Rund-Mails werden Informationen oft so breit gestreut, dass auf eine einzige Frage oft zehn Antworten kommen, die wiederum zu zig Rückfragen und Diskussionen führen.

Das ist praktisch für den, der E-Mails sendet, doch für die Empfänger eine Katastrophe. Da E-Mails wie das Telefonieren oder Chatten so gut wie nichts kosten, werden sie durch übermäßigen Gebrauch vom Kommunikationsmittel zum Stressfaktor. Die gesundheitlichen Folgen werden dann richtig teuer. Für den Nutzer und das Unternehmen.

Mein Fazit: Eine generelle Lösung gibt es nicht wirklich – nur Selbstdisziplin und Organisation. Oder auch mal der Griff zum Telefon oder der Weg ins Büro nebenan.

Bis demnächst, Euer Querschläger!
Der ChannelPartner-Autor "Querschläger" ist ein Fachhändler aus Rheinland-Pfalz.