Auch wenn die Apologeten der sozialen Medien immer wieder behaupten, dass die E-Mail tot sei und "kein Mensch" und schon überhaupt kein professionelle Anwender sie noch brauchen würde, sieht die Wirklichkeit doch ganz anders aus: E-Mail-Programme gehören zu den Anwendungen, die auf fast allen PC-Systemen am häufigsten eingesetzt werden. Entsprechend ausgereift sind die entsprechenden Programme wie Outlook und Thunderbird, die auf den unterschiedlichen Plattformen zum Einsatz kommen. Doch auch Gutes, Bewährtes kann noch besser werden, wie unser Überblick über die besten und praktischsten Tools für die E-Mail zeigt.
- Nicht einfach zu finden
Zwar liefert Microsoft das Werkzeug „ScanPST“ bei allen Outlook-Versionen seit Office 2000 mit, versteckt es aber immer wieder an anderer Stelle auf dem System. - Einfache, sehr stringente Bedienung
Das Werkzeug "ScanPST" findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch. - Das Programm „OutlookAttachView“ beim Start
Die Freeware ist flexibel genug, um auch mit mehreren Outlook-Profilen zusammenzuarbeiten. Zudem kann der Anwender gleich beim Start den Zeitraum der Suche einschränken. - Der richtige Anhang wurde gefunden
Danach kann der Nutzer nun mit Hilfe von „OutlookAttachView“ entscheiden, ob er das Attachment kopieren, weiterverarbeiten oder nur anschauen möchte. - Welche Dubletten „verstopfen“ den Posteingang?
Das Programm MODupRemover durchsucht die verschiedenen Outlook-Ordner nach doppelten Dateien und bietet sie dann zum Löschen an. - Die Auswahl entscheidet darüber, wie lange der Suchlauf dauert
Wenn ein Anwender hier alle Ordner von Outlook durchsuchen lässt, kann das schon etwas Zeit in Anspruch nehmen. - Zunächst etwas verwirrend
Die Anzeige von MODupRemover erschließt sich dem Anwender nicht auf den ersten Blick – da die Lösung aber alle gelöschten Dateien nur in den Outlook-Papierkorb schiebt, hat der Anwender immer noch das „letzte Wort“. - Nach der Installation des SPAMfighters
Der Anwender wird deutlich darauf hingewiesen, dass er diese Pro-Version nur eine gewisse Zeit nutzen kann – allerdings sind die Funktionen der Standardversion für die meisten Privatanwender durchaus ausreichend. - Enge Integration
Einer der großen Vorteile der SPAMfighter-Software besteht darin, dass sie sich nahtlos in die E-Mail-Anwendungen wie hier den Mozilla Thunderbird einfügt und damit dem Anwender die Arbeit erleichtert. - Eine sehr gute Möglichkeit, das Spam-Aufkommen in der eigenen Mail einzuschränken
Der SPAMfighter erlaubt es, die eingehenden Nachrichten nach der jeweiligen Sprache zu selektieren und entsprechend zu sperren. - Fehlt ansonsten beim Mozilla Thunderbird
Mit dem Add-on Lightning steht auch für dieses Mail-Programm eine Möglichkeit zur Verfügung, die eine Verwaltung von Terminen erlaubt. - Gute gelungene Integration
Obwohl sich das Lighting-Add-on noch in der ersten Version befindet, bietet es dem Anwender schon die meisten Funktionen, die er von einer Terminverwaltung (hier das Einladen zu Terminen) erwartet. - Die MailStore-Anwendung zeigt sich bereits während der Installation flexibel
Sie kann als portable Version auch in einem beliebigen Ordner auf dem System installiert werden. - Archivierung mit sehr vielen Möglichkeiten
Mit Hilfe des MailStore-Programm können Anwender Sicherungen von ganz unterschiedlichen Mail-Programmen und –Profilen anlegen – sie sind dabei nicht auf ein Mail-Konto beschränkt. - Ein weiterer Vorteil einer ordentlichen Archivierung
Mit Hilfe der im Programm integrierten Suchmöglichkeiten lassen sich so auch bestimmte Nachrichten und Anhänge schnell innerhalb der Archive wiederfinden. - MailCheck2 macht bei der Installation zunächst einen sehr unspektakulären Eindruck
Hier muss der Anwender zunächst die Daten seiner Mail-Provider eintragen – das Programm kennt aber POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider automatisch. - Zusätzlicher Tool-Tipp
Die Anwendung MailCheck2 kann so konfiguriert werden, dass sie dem Nutzer in der Tool-Leiste einen Überblick über die auf den verschiedenen Konten eingegangenen Mail-Nachrichten bietet. - Die Nachrichten werden im Programm MailCheck2 lediglich im Textformat angezeigt
Da so keine aktiven Inhalte übertragen werden, ist eine große Gefahr von Angriffen über E-Mail-Nachrichten gebannt.
ScanPST: Immer dabei - kaum bekannt…
Ein Szenario, das für viele Anwender sicher dem GAU - dem "größten anzunehmenden Unfall" -schon sehr nahe kommt: Unterwegs mit dem Notebook und Outlook kann man nicht mehr auf die PST-Datendatei (Personal Store - persönliche Ordnerdatei) zugreifen. In diesem Fall lassen sich auch keine neuen Nachrichten mehr herunterladen!
Foto: Frank-Michael Schlede
Was den meisten Anwender kaum bekannt sein dürfte: Microsoft hat für solche Fälle eine gewisse Vorsorge getroffen. Bereits seit der Version Outlook 2000 wird bei der Installation des Mail-Programms eine Software automatisch mit auf das System gebracht, die helfen kann, eine beschädigte PST-Datei zu reparieren: ScanPST.
Das Werkzeug "ScanPST" wird auf den deutschen Windows-Systemen als "Posteingang reparieren" bezeichnet. Bei dem Programm handelt es sich um eine ausführbare .exe-Datei, die in der Regel im gleichen Ordner zu finden ist, in dem auch die ausführbaren Dateien der jeweiligen Office-Version liegen. Beim Office 2013 beispielsweise (in der 32-Bit-Version) sind sie zumeist unter folgendem Pfad abgelegt:
C:\Progamme(x86)\Microsoft Office\Office 15
Das muss aber nicht bei allen Versionen und Kombinationen von Microsoft Office und den unterschiedlichen Windows-Systemen so sein. Auf den Support-Seiten von Microsoft findet sich ein Artikel, der beschreibt, an welchen Stellen dieses Werkzeug jeweils zu finden ist.
Vorteile des Einsatzes von ScanPST:
Sehr einfach einzusetzendes Programm, das nach dem Start automatisch den Pfad zu richtigen PST-Datei findet;
Programm untersucht die Datei in acht Schritten und kann dabei auch beschädigte Elemente wiederherstellen;
Findet das Programm Fehler, legt es automatisch eine Sicherung der bestehende Datei mit der Endung "*.bak" an, die im Zweifelsfall weiter benutzt werden kann.
Nachteile des Einsatzes von ScanPST:
Das Programm arbeitet recht radikal: Struktur- und Tabellenblöcke, die sich bei der Überprüfung als nicht lesbar oder beschädigt herausstellen, werden direkt aus der Datenbank entfernt;
Diese Vorgänge werden in einer Protokolldatei dokumentiert, weshalb es unbedingt erforderlich ist, diese Option beim Start des Programms nicht abzuwählen.
Fazit: Es bleibt unverständlich, warum Microsoft dieses so nützliche Programm so gut "versteckt": Wer die Sicherheitsratschläge in Bezug auf die Backup- und die Protokolldatei beachtet, bekommt hier ein Werkzeug an die Hand, das vielfach die letzte Rettung sein kann - wenn beispielsweise durch den Zugriff über eine instabile Internet-Verbindung die Datendatei beschädigt hat. Für Anwender, deren Postfach direkt mit einem Exchange-Server verbunden ist, stellt Microsoft eine spezielle Version des Tools unter dem Namen "ScanOST" bereit. Mit diesem Programm kann die Integrität der Offlineordnerdatei (OST) geprüft werden – repariert wird auch diese Datei dann mit Hilfe von ScanPST.