7. Vergessen Sie die (großen) Anhänge nicht
E-Mail wird häufig als Trägermedium zum Versand von Dateien genutzt, obwohl E-Mail dafür ursprünglich gar nicht vorgesehen war. Das führt vor allem bei großen Anhängen zu erheblichen Problemen, zum Beispiel wenn das System des Empfängers den Anhang nicht annimmt. Wählen Sie daher eine Verschlüsselungslösung, die auch den Versand von E-Mails mit großen Anhängen unterstützt, ohne dass die Mailserver überlastet und verstopft werden. Bei solchen Lösungen werden diese Anhänge physisch nicht über den Mailserver transportiert, sondern über Systeme, die dafür ausgelegt sind.
8. Bieten Sie alle Funktionen auch auf mobilen Endgeräten
Die sichere E-Mail-Kommunikation muss natürlich auch mit allen mobilen Endgeräten funktionieren. Die Verschlüsselungslösung Ihrer Wahl sollte dazu möglichst die Methoden unterstützen, die in den nativen Mail-Clients der Geräteplattformen oder den Mail-Clients Ihres Mobile Device Management (MDM) bereits verfügbar sind.
9. Bleiben Sie unabhängig
Um zukunftsfähig und flexibel zu bleiben, sollten Sie auf ein System setzen, das auf verschiedensten Betriebssystemen und Plattformen lauffähig ist. Die Lösung sollte Ihnen außerdem die Wahl lassen, ob Sie das System intern, aus der Cloud oder in einer hybriden Umgebung betreiben wollen. Natürlich sollten auch sämtliche gängigen E-Mail-Clients und -Server auf allen Plattformen unterstützt werden.
10. Achten Sie auf Anwenderfreundlichkeit
Jedes Projekt steht und fällt mit der Nutzerfreundlichkeit. Wenn Sie eine Verschlüsselungslösung einsetzen, die schwierig und aufwändig zu bedienen ist, werden die Anwender sie nicht nutzen. Die eingesetzte Lösung sollte den Nutzer deshalb in seiner täglichen Arbeit weder behindern noch einschränken.