Globalisierung ist nicht nur ein Thema für große Konzerne. Auch der Mittelstand nutzt die Möglichkeiten des internationalen Geschäfts, sei es mit dem Export von Waren oder der Gründung von Niederlassungen in anderen Ländern. Doch hier lauern viele Stolpersteine. Schließlich sind die Betriebe angehalten, unterschiedliche Gesetzgebungen, Buchhaltungsregeln, Währungen, Sprachen und Bankensysteme zu beachten. Gleichzeitig steigen weltweit die Ansprüche von Finanzbehörden und anderen Institutionen. Dies gilt etwa für das Reporting oder die Einhaltung der in den jeweiligen Ländern geltenden Richtlinien und Gesetze.
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Die Eröffnung internationaler Niederlassungen oder die Übernahme von Firmen aus anderen Ländern stellt auch für die IT eine Herausforderung dar. Sie muss diese neuen Standorte in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine zentrale Rolle spielt hier das ERP-System. Eine einheitliche Lösung für alle Länder hilft, Geschäftsprozesse über Ländergrenzen hinweg zu optimieren, Informationen schneller auszutauschen oder Lagerbestände effizienter zu verwalten.
Dieser Artikel zeigt auf, worauf international tätige (mittelständische) Unternehmen bei der Auswahl der richtigen ERP-Lösung achten sollten und welche Rolle der lokale Service des Anbieters dabei spielt.
Mehrsprachigkeit und Unicode
Eine internationale ERP-Lösung muss natürlich mehrsprachig sein. Es sollte möglich sein, Dokumente (Rechnungen, Artikelbeschreibungen) und Vorschriften an den unterschiedlichen Standorten in der jeweiligen Landessprache darzustellen, einzugeben und zu verarbeiten. Dies gilt auch für Firmen ohne internationale Niederlassungen, die mit Betrieben anderer Länder Geschäfte machen.
"Um für Zukunftsmärkte wie China oder Russland gerüstet zu sein, muss die ERP-Lösung auch Unicode-fähig sein, da Sprachen wie Chinesisch oder Russisch Sonderzeichen verwenden", erklärt Karsten Sontow, Vorstand von Trovarit, einem Analystenhaus, das sich auf die Auswahl von Business-Software spezialisiert hat. "Das betrifft nicht nur Dokumente, sondern auch die Menüs der Benutzeroberfläche oder das Hilfesystem."
- Überschrittene Budgets
Obwohl die Projekt mit einem durchschnittlichen Budget von 2,8 Millionen Dollar im vergangenen Jahr weniger umfangreich als zuvor waren, sind viele Vorhaben finanziell und terminlich aus dem Ruder gelaufen. Zwei Drittel der Befragten haben mit ihren ERP-Installationen weniger als 50 Prozent der erhofften Vorteile erreicht. - Warum werden ERP-Berater verpflichtet?
Externe Berater sollen die internen Kräfte mit ihren Erfahrungen und Fertigkeiten zur Seite stehen oder die Implementation managen. Oft sind es aber auch strategische Partner, die das Projekt mitgestalten. - Anbieterwahl
SAP ist der Anbieter, der am häufigsten auf die Shortlist der Unternehmen landet. Bei der tatsächlichen Entscheidung, welches System installiert wird, hat Oracle die Nase vorn (34 Prozent). Das dürfte dem Umstand geschuldet sein, dass die Studie US-lastig ist. - Umsatz
Dargestellt ist der Jahresumsatz der befragten Unternehmen. - Welche Verbesserungen?
Zumeist hat sich die Verfügbarkeit von Informationen verbessert. Aber auch die Produktivität, Effizienz und Interaktion im gesamten Unternehmen haben mit den ERP-Installationen gewonnen. - Zufriedenheit mit ERP-Funktionen
Die zufriedenen (lila) und neutralen (grün) Bewertungen überwiegen bei der Fragen nach der Zufriedenheit mit den einzelnen ERP-Funktionen. Die besten Werte erreicht die "allgemeine Software-Funktionalität" (52 Prozent "satisfied" oder "very satisfied"). - Amortisierte Kosten
27 Prozent der Befragten gaben ab, dass sich die Kosten für das ERP-Projekt nicht amortisiert haben. - Zeitplan überschritten
Ein Viertel der Teilnehmer hat ihr Projekt fristgereicht, zwei Prozent sogar vor der Zeit abgeschlossen. Alle anderen mussten überziehen. - Betriebsunterbrechungen
Mehr als die Hälfte hatten schon Betriebsunterbrechungen infolge fehlerhafter ERP-Installationen zu beklagen. Die Gründe können technischer, prozessualer und organisatorischer Natur sein. Einfacher zu beheben, so schreiben die Berater von Panorama Consulting, sind technische Fehler. - Zahl der named User
Fast die Hälfte der antwortenden Unternehmen haben ihre ERP-Installationen für bis zu 100 named User ausgelegt. - Gründe für die ERP-Implementierung
Befragten nach den Gründen für das ERP-Projekt, antworteten die Meisten recht allgemein: steigende Business-Performance. Die weiteren Nennungen sind etwas konkreter und beziehen sich etwa auf verbesserte Kundenservices, integrierte Niederlassungen und Compliance-Vorgaben. - Erfolgreiche Installationen
Obwohl die Projekt oft holprig verlaufen, bewerten die Anwender ihre späteren Installationen zumeist gut. 63 Prozent der Befragten bezeichnen sie als erfolgreich. - Wofür ERP-Berater verpflichtet werden
Zumeist kommen die engagierten ERP-Consultants für die Implementierung zum Einsatz. Häufig werden sie aber auch verpflichtet, um Mitarbeiter zu schulen und das Change-Management zu begleiten. - Einsparungen durch Cloud
Die mit dem Cloud-Einsatz erzielten Einsparungen beziffern 36 Prozent auf Null bis 20 Prozent (blau) und weitere 18 Prozent der Befragten auf 21 bis 40 Prozent (grün). Das erachten die Berater von Panorama als zu wenig. - Projektkosten werden überschritten
37 Prozent der Befragten haben das Projekt im Rahmen der budgetierten Kosten abgeschlossen. Alle anderen mussten mehr zahlen. Jeder zehnte musste 51 Prozent und mehr drauflegen. - Erzielter Nutzen
Die Angaben zu den erzielten Vorteilen durch das ERP-Projekt sind sehr vielfältig. Oft besteht das Problem darin, dass die Ziele nicht klar formuliert und das Erreichte nicht mit den Erwartungen abgeglichen werden kann. Dennoch sind Angaben wie "wir haben keinen Business Case" und "wir haben keinen messbaren Nutzen erzielt" besorgniserregend. - on-Premise dominiert
Reine SaaS-Installationen sind eine Randerscheinung, selbst gehostete ERP-Cloud sind selten. Zusammen kommen diese beiden Betriebsarten im Jahr 2013 auf 15 Prozent. In der letztjährigen Erhebung waren es sogar noch 18 Prozent.
Lokales Recht und Währungen
Eine internationale ERP-Lösung muss ferner verschiedene Währungen und rechtliche Grundlagen abdecken. Dies ist zwar auf den ersten Blick selbstverständlich, doch nicht jede Software erfüllt diese Anforderung standardmäßig. Beim Schreiben von Rechnungen sind etwa alle relevanten, gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben der Länder zu beachten. Denn unter Compliance-Gesichtspunkten ist Null-Fehler-Toleranz das Maß aller Dinge. Auch Punkte wie Buchführungsvorschriften, Standardkontenrahmen, Handels-, Vertrags- oder Urheberrecht sind zu berücksichtigen.
"Kein Hersteller kann sein System a priori komplett auf alle Länder einstellen. Das wächst mit der Zeit und muss immer kurzfristig ergänzt werden", gibt Christian Hestermann, Research Director ERP beim IT-Research und Beratungsunternehmen Gartner Deutschland, zu bedenken. "Dies gilt insbesondere in Ländern wie Brasilien, China oder Russland, in denen sich die Finanzgesetze und -vorschriften sehr häufig ändern." Um diese teure Herausforderung zu meistern, arbeiten ERP-Anbieter dem Analysten zufolge meist mit lokalen Partnern zusammen, die mit den spezifischen Anforderungen der Länder vertraut sind.