"Magnetisches" Dokumentenmanagement: Amagno
Foto: Thomas Bär / Frank-Michael Schlede
Viele kleine Firmen entdecken die vielfältigen Möglichkeiten des Verwaltens und vor allem des Teilens von Dokumenten dadurch, dass die Mitarbeiter von sich aus damit beginnen, freie Tools wie Dropbox, Google Drive oder Skydrive zu verwenden. Doch wer Dokumente richtig verwalten will, braucht mehr als nur eine "Ablage in der Wolke": Amagno bietet hier die Zusammenarbeit beim Dokumentenmanagement an.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von Amagno?
Die Lösung kann in der Cloud oder auch auf dem eigenen Server eingesetzt werden. Sie kombiniert ein Dokumentenmanagement mit einer Collaboration-Lösung. Dabei können Dokumente beispielsweise auch direkt gescannt und eingepflegt werden.
Bei der Cloud-Lösung (die mit einem Datenvolumen von bis zu 1 GByte pro Anwender frei verwendet werden kann), werden die Daten verschlüsselt in einem europäischen Rechenzentrum (Straßburg) gespeichert.
Neben der Cloud-Lösung stehen eine Small-Business- (5 bis 10 Anwender) und eine Enterprise-Version (unbegrenzte Anwenderzahl) zum Betrieb auf dem eigenen Windows-Server bereit. Die Datenablage ist auf einem Datei-Server, aber auch auf SAN- und NAS- sowie WORM-Speichern möglich.
Foto: Thomas Bär / Frank-Michael Schlede
Fazit: Wer nach einer Lösung sucht, die unterschiedlichste Inhalte richtig sortiert und geordnet ablegen kann, der sollte sich diese Lösung einmal anschauen: Die vom Anbieter als "digitale Magnete" bezeichneten Regeln können eingehende Dokumente entsprechend scannen, untersuchen und auch ablegen - das funktionierte im Test erstaunlich zuverlässig und schnell.
Zum Testen dieser Lösung ist die Cloud-basierte Einstiegslösung eine gute Wahl. Firmen, die ihre gesamten Dokumente mit dieser Software verwalten und dann auch revisionssicher ablegen wollen, werden die Installation auf einem eigenen Server in Erwägung ziehen und durch die Gruppen- und Collaboration-Features dann eine entsprechend flexible Lösung besitzen. Das ist natürlich mit einem gewissen Einarbeitungsaufwand und der Einführung der entsprechenden Workflows in der Firma verbunden.