Alles zum Thema digitale Arbeitsplätze

Die vergangenen Jahre haben erhebliche Veränderungen für die Arbeitswelt mit sich gebracht. Die bisher meist strikte Trennung zwischen beruflicher und privater Arbeit wurde durch das Corona-Virus plötzlich in raschem Tempo aufgehoben. Ein Großteil der Firmen in Deutschland hatte sich den Themen Home Office und Digital Workplace konsequent widersetzt oder sie nur zögerlich umgesetzt. Die Arbeit der meisten Angestellten hatte zu festen Zeiten im Büro zu erfolgen. Nun ist alles anders. In zahllosen Bereichen, in denen es technisch und organisatorisch möglich war, musste in kurzer Zeit das Umfeld für ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten geschaffen werden. Der Digital Workplace scheint den Durchbruch nun geschafft zu haben. Damit wurde ein Trend beschleunigt, der bereits vor einigen Jahren begonnen hatte.

Digital Workplace - Definition

Ein Digital Workplace besteht nicht nur aus dem Client des Teleworkers. Vielmehr handelt es sich dabei um eine umfassende Plattform, die eine moderne Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und den Austausch von Wissen innerhalb eines Unternehmens erleichtern soll. Wo die eigentliche Arbeit erledigt wird, ist nicht mehr von Belang. Der Digital Workplace geht damit weit über die Möglichkeiten eines klassischen Intranets hinaus.

Digital Workplace - Die wichtigsten Anbieter

In Deutschland sind die Systemhäuser beim Thema Digital Workplace führend. Sie sind diejenigen, die ihre Kunden "bei der Bewältigung der anstehenden Herausforderungen für die Enterprise-IT" begleiten

Accenture

Accenture hat seinen Hauptsitz im irischen Dublin. Es gehört zu den weltweit größten Dienstleistern und Beratungsanbietern, der auch Lösungen und Unterstützung im Bereich Digital Workplace im Portfolio hat.

In den vergangenen Jahren ist der IT-Dienstleister kräftig gewachsen. So hat Accenture das Würzburger Systemhaus SCM Projekthaus, die britische Data-/Analytics-Beratung Mudano sowie mehrere auf IT-Security spezialisierte Firmen übernommen. Auch 2022 kamen welweit mehr als 20 neue Firmen hinzu, die Accenture geschluckt hat. Dazu gehören etwa The Beacon Group, Inspirage, Sentia, Grrenfish und Avieco.

Das Angebot von Accenture im Bereich Digital Workplace ist breit aufgestellt. Es reicht "von der Entwicklung einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz über die Umsetzung und Einführung entsprechender Lösungen bis hin zum Betrieb oder Einkauf eines 'Workplace as a Service'". Das Unternehmen kennt sich nach eigenen Angaben in den Bereichen Cloud-basierte Office- und Kommunikationslösungen bestens aus und ist einer der größten Office-365-Integratoren der Welt.

Zum Portfolio von Accenture gehören folgende Dienstleistungen:

• Analyse und Assessment des aktuellen Arbeitsplatzumfeldes im Hinblick auf Funktionalität, Kosten, Nutzerfreundlichkeit, Anwenderzufriedenheit und IT-Sicherheit,

• Kostenoptimierungen, zum Beispiel durch die Einführung effizienter und zentralisierter Arbeitsplatzumgebungen auf Basis von Lösungen wie Citrix oder VMware,

• Sicherstellung des Hersteller-Supports, etwa durch Technologie-Upgrades (Beispiel: Migration von Windows 7 auf Windows 10),

• Optimierung von Betriebs- und Support-Prozessen, Einführung von Self Service-Portalen und ähnliches sowie

• die Bereitstellung neuer Funktionalitäten und die Einführung moderner Kollaborationslösungen.

Besonders wichtig ist heutzutage die Einführung integrierter Lösungen zur Kommunikation über moderne Kanäle wie Messaging, Chat, Voice, Video sowie zur verteilten Zusammenarbeit (zentrale Dokumentenablage, Co-Authoring von Dokumenten, Screen-Sharing, Soziale Netzwerke und Team Rooms). Eine Migration zu Cloud-Lösungen wird ebenfalls unterstützt. Nicht zuletzt bietet Accenture Hilfe, wenn es um die Einführung oder Weiterentwicklung von Mobilitätsstrategien geht.

Bechtle

Auch die Bechtle AG mit ihren allein 75 Standorten in der DACH-Region bietet eine breite Palette an Dienstleistungen im Bereich Digital Workplace an. Insgesamt betreibt das Unternehmen Niederlassungen in 14 europäischen Ländern. Die angebotenen Dienstleistungen reichen von einer Untersuchung des aktuellen Zustands, über eine Infrastruktur-Analyse sowie Interviews der Mitarbeiter bis zur Erstellung eines individuellen "Modern Workplace"-Konzepts.

Dabei werden unter anderem folgende Fragestellungen angegangen:

• Wie arbeitet das Unternehmen derzeit?

• Unterstützt das vorhandene Equipment die Mitarbeiter in der Erreichung ihrer Arbeitsziele?

• Existieren viele Insellösungen und Mehrfachanmeldungen?

• Bestehen Probleme bei den Räumen, Lokalitäten, der Ausstattung, inner- und außerbetrieblichen Schnittstellen?

Auf dieser Basis entwickeln die Bechtle-Mitarbeiter Empfehlungen zur Umsetzung in verschiedenen Bereichen wie Devices & Device Lifecycle Management, Performance und Bandbreite, Meetingräume, Collaboration, anwendungsbezogene und Cloud-basierte Workplaces bis zu den Bereichen Kultur, Change Management sowie Schulung der Anwender.

Darüber hinaus hat Bechtle eigene Demoräume entwickelt, in denen interessierte Partner und Kunden den "Modern Workplace" live ausprobieren können.

Cancom

Der Münchner IT-Dienstleister Cancom bietet ebenfalls Services im Bereich Digital Workplace an. Das Unternehmen gehört zu den fünf größten Systemhäusern in Deutschland. In einer Studie des Marktforschungsinstituts ISG wurde Cancom als Leader in den Kategorien „Workplace Strategy Transformation Services“, „Managed Workplace Services – End User Technology” und „Digital Service Desk and Workplace Support Services” ausgezeichnet.

Die Analysten lobten dabei vor allem die "starke Ausrichtung auf den hybriden Workplace-Ansatz und die Fokussierung auf den Mitarbeiter als Endnutzer". Überzeugt hat sie vor allem das breite und gut strukturierte Beratungsportfolio. Positiv aufgefallen ist auch der hohe Automatisierungsgrad der Cloud-basierten Arbeitsplatzlösung von Cancom.

Computacenter

Der britische IT-Dienstleister Computacenter hat ein eigenes Konzept namens DigitalMe für Digital Workplaces entwickelt, das auf den drei Säulen EquipMe, EmpowerMe und AssistMe ruht. Damit kann das Unternehmen, das in Deutschland etwa zwei Dutzend Standorte betreibt, individuell zugeschnittene Workplace-Lösungen anbieten, die sich durch intelligente Automatisierung- und Integration-Tools auszeichnen. Sie lassen sich zudem an die wechselnden Bedürfnisse der Kunden und ihrer Nutzer anpassen - bei voller Kostenkontrolle wie Computacenter versichert. Damit wollen die Briten nicht nur die Agilität in den Unternehmen erhöhen, sondern auch Mitarbeiterpotenziale freisetzen und neue Geschäftserfolge ermöglichen.

Capgemini

Der französische Beratungs- und Dienstleistungsanbieter Capgemini bietet ebenfalls die Umsetzung von Digital Workplaces an. 2022 hatte das Unternehmen weltweit mehr als 350.000 Mitarbeiter. Zu den wichtigsten Eigenschaften eines Digital Workplace gehören laut Capgemini Flexibilität sowie Mobilität, soziale Kollaboration und eine offene Kultur mit den richtigen Kompetenzen. Dafür hat man das Konzept der "Connected Employee Experience" entwickelt. Es wird begleitet von mehreren Produkten wie Connected Workspace, Connected Office, Connected Collaboration und Connected Support.

Neben den großen Systemhäusern bieten auch kleinere Firmen wie die unterfränkische Vintin Digital-Workplace-Lösungen an. Bis vor kurzem war es nur bei fest ans Büro gebundenen PC-Arbeitsplätzen möglich, diese komplett zu managen. Seit kurzem offeriert das Unternehmen diese Dienstleistung auch mobilen Anwendern und Home-Office-Workern. Das von Vintin zu diesem Zweck erstellte Angebot heißt "Runners Hub Bonus Plus". Christian Krug, Mitglied der Vintin-Geschäftsführung, fasst die Bedürfnisse seiner potentiellen Kunden mit folgenden Worten zusammen: "Die digitale Arbeitswelt darf sich nicht auf das Büro und den klassischen Büroangestellten beschränken."

Zentrale Stellung von Microsoft Teams und Cisco WebEx

Nach Ansicht vieler Dienstleister ist und bleibt Microsoft Teams das wichtigste Collaborations-Werkzeug. Allerdings gibt es eine Ausnahme, den öffentlichen Dienst. Dort wird nach Aussage von Wolfgang Fehr, Solution Manager bei Computacenter, vor allem Cisco WebEx bevorzugt. Seit Ende 2022 speichert und verarbeitet Cisco die Daten seiner Webex-Kunden nur noch in Rechenzentren in der EU. "Die Rechenzentren in Frankfurt und Amsterdam bedienen den großen Wunsch unserer Kunden nach einer Datenresidenz für Webex-Lösungen innerhalb der EU", so Wendy Mars, President von Cisco Systems für EMEA.

Microsoft kündigte derweil auf der Inspire 2022 neue Funktionen für Teams an. Sie sollen Unternehmen den Übergang von Hybrid Work zu echter Kollaboration ermöglichen. Die neuen Teams Connect Shared Channels sind ein gemeinsamer virtueller Raum, um mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten. Weitere angekündigte Features sind Live Share sowie Excel Live, um während eines Meetings parallel an an einer Excel-Datei arbeiten zu können.

Trends im Bereich digitale Arbeitsplätze

Das Jahr 2020 und der Beginn der Corona-Pandemie haben für massive Umwälzungen gesorgt. Viele Büros sind aufgrund der Krise auch heute noch weitgehend menschenleer. Damit hatte kurz vorher noch niemand gerechnet. Viele Analysten wie Gavin Tay, Vice President bei Gartner, sind jetzt davon überzeugt, dass wir "nicht zu Arbeitsweisen aus der Zeit vor COVID zurückkehren" werden. CIOs müssten nun entscheiden, "wie der digitale Arbeitsplatz der Zukunft aussehen soll". Gleichzeitig sollen sie sicherstellen, "dass ihre Organisation über die technologische Grundlage verfügt, um dies zu unterstützen".

Tay geht davon aus, dass der Trend zur Automatisierung sich weiter beschleunigen wird. 69 Prozent der Aufgaben, die ein Manager aktuell noch selbst erledige, seien bis 2024 bereits vollständig automatisiert. In der Zukunft werde es "für Manager nur noch zwei Aufgabenbereiche geben: Strategiefindung, die Kreativität erfordert, und fortgeschrittenes Team-Management, das soziale Fähigkeiten erfordert", so Tay.

Ein Problem sieht Tay noch darin, dass viele Mitarbeiter am liebsten die ihnen bereits gut bekannten Werkzeuge und Dienste wie E-Mail für ihre Tätigkeiten verwenden. Neue Systeme würden zu Stress führen, so dass sie selbst dann die alten Tools nutzen, wenn sie neue Probleme lösen sollen. "Wenn Sie verstehen, wie Ihre Mitarbeiter lernen, können Sie den Stress reduzieren und die Produktivität steigern", empfiehlt der Analyst.

Ob sie es wollen oder nicht, der Digital Workplace wird in den meisten Unternehmen nach Ansicht von Tay bald nicht mehr wegzudenken sein. CIOs sollten sich daher genau überlegen, wie und mit welcher Technologie sie ein verteiltes Mitarbeitermodell mit verschiedenen Standorten unterstützen können, das über die Beschränkungen einer traditionellen Büroumgebung hinausgeht. Anstatt sich Wochen oder Monate damit zu beschäftigen, die richtigen Fähigkeiten zu finden, sollten sich Unternehmen darauf einstellen, dynamische Teams in kürzester Zeit zusammenzustellen, um unterschiedlichste Aufgaben zu erfüllen. Dieses Ziel erreichen sie nur mit einem echten Digital Workplace, ist Tay überzeugt.

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