Abmahnung – was ist auf Seiten des Arbeitgebers zu beachten?

Die Abmahnung ist Ausdruck einer Missbilligung des Arbeitgebers infolge der Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten durch den Arbeitnehmer. Als Voraussetzung für die Wirksamkeit einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung hat die Abmahnung sich zu einem eigenständigen und zugleich umstrittenen Instrument des Kündigungsrechts entwickelt. Da zum arbeitsrechtlichen Abmahnrecht keine gesetzlichen Regelungen bestehen, ist es durch eine sehr umfangreiche Rechtsprechung der Arbeitsgerichte geprägt. Im vorliegenden Beitrag von Rechtsanwalt Christian Salzbrunn können daher nur die wichtigsten Hinweise aufgeführt werden.

Die Notwendigkeit einer Abmahnung vor Ausspruch einer Kündigung folgt aus dem so genannten Ultima-Ratio-Prinzip. Es besagt mit einfachen Worten, dass eine arbeitsrechtliche Kündigung immer nur das letzte Reaktionsmittel eines Arbeitgebers darstellen kann. Dieser ist vielmehr gehalten, zunächst den Versuch zu unternehmen, einen Arbeitnehmer mittels einer Abmahnung zur Abkehr von einem pflichtwidrigen Verhalten zu bewegen. Aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit folgt darüber hinaus, dass nur erhebliche und objektiv tatsächlich vorhandene Pflichtverstöße abgemahnt werden können, Bagatellfälle dagegen nicht.

Die drei Funktionen einer Abmahnung

Im Allgemeinen werden der arbeitsrechtlichen Abmahnung daher drei Funktionen zugesprochen. Sie hat eine Dokumentationsfunktion, da die Abmahnung den Arbeitnehmer auf seine Pflichtverletzung aufmerksam machen und den beanstandeten Vorfall festhalten soll. Im Rahmen der Beanstandungsfunktion soll die Abmahnung dem Arbeitnehmer Gelegenheit geben, das abgemahnte Verhalten abzustellen und durch künftiges pflichtgemäßes Verhalten eine drohende Kündigung abzuwenden. Aus der Warnfunktion folgt schließlich, dass dem Arbeitnehmer arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung anzudrohen sind. Anderenfalls kann lediglich von einer Ermahnung gesprochen werden, welche für eine nachfolgende Kündigung nicht ausreichen würde.

Schriftform nicht erforderlich

Aus den zuvor genannten drei Funktionen ergibt sich sodann der notwendige Inhalt einer arbeitsrechtlichen Abmahnung. Zum einen muss der Sachverhalt des Pflichtverstoßes konkret, präzise und so detailliert wie möglich dargestellt werden. Es genügt nicht, wenn in der Abmahnung pauschal auf bekannte Vorkommnisse oder auf wiederholte Pflichtverletzungen verwiesen wird.

Des Weiteren muss das Verhalten des Arbeitnehmers als nicht vertragsgemäß gerügt werden. Es muss deutlich werden, dass der Arbeitgeber weitere entsprechende Pflichtverstöße von Seiten des Arbeitnehmers nicht tolerieren wird.

Unerlässlich wird dadurch auch die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Wegen der Warnfunktion müssen für den Wiederholungsfall Hinweise enthalten sein, aus denen sich deutlich ergibt, dass der weitere Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Zwar muss hier nach der Rechtsprechung das Wort "Kündigung" nicht unbedingt fallen, gleichwohl empfehlen sich derart nachhaltige Formulierungen.

Eine bestimmte Form, insbesondere die Schriftform, ist für die Abmahnung grundsätzlich nicht erforderlich. Sie kann auch mündlich erfolgen, sofern Tarifverträge nicht etwas anderes vorschreiben. Aufgrund der Darlegungsfunktion ist für einen späteren Kündigungsrechtsstreit jedoch die Schriftform der Abmahnung dringend anzuraten.

Des Weiteren ist empfehlenswert, das Schriftstück mit der Überschrift "Abmahnung" zu versehen, um zweifelsfrei auf dessen Inhalt hinzuweisen. Zudem sollte die Übergabe des Abmahnschreibens persönlich erfolgen, wobei der Arbeitnehmer den Erhalt auf dem Schreiben quittiert. So hat der Arbeitgeber den Nachweis, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugegangen und darüber hinaus zu seiner Kenntnis gelangt ist. Letzteres ist eine unentbehrliche Wirksamkeitsvoraussetzung.

Fristen sind für den Ausspruch einer Abmahnung grundsätzlich nicht zu beachten, da nach der Rechtsprechung keine Ausschlussfrist existiert. Dennoch empfiehlt es sich, eine Pflichtverletzung möglichst zeitnah, zumindest binnen vier Wochen ab Kenntnis des Sachverhalts abzumahnen. Denn das Recht zur Abmahnung kann durchaus verwirkt werden, wenn zwischen dem Vorfall und der Abmahnung ein zu großer Zeitablauf entsteht, während dessen der Arbeitnehmer sich darauf einstellen durfte, dass der potenzielle Abmahnsachverhalt folgenlos bleiben wird.

Sammelabmahnung ist problematisch

Eine Abmahnung bedarf in der Regel weder einer Anhörung des Betriebsrates (es sei denn es ist tarifrechtlich angeordnet) noch des Arbeitnehmers. Gleichwohl empfiehlt sich in manchen Fällen gerade bei langjährigen Mitarbeitern eine vorherige Anhörung, wenn z. B. die Abmahnung auf der Grundlage einer Kundenbeschwerde erfolgen soll, zu der sich der Arbeitnehmer rechtfertigen kann.

Unter Umständen stellt sich nämlich der Vorwurf anders dar oder als unberechtigt heraus, was sich im Falle eines Rechtsstreits um die Berechtigung einer Abmahnung ungünstig auswirken würde. Denn in einem gerichtlichen Verfahren trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die abgemahnten Pflichtverletzungen.

Problematisch sind so genannte Sammelabmahnungen, in denen der Arbeitgeber mehrere Abmahnsachverhalte gleichzeitig darstellt. Sofern sich auch nur einer der Vorwürfe als unbegründet erweist, muss auf Verlangen des Arbeitnehmers die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Daher sollten die jeweiligen Pflichtverstöße sicherheitshalber in mehreren gesonderten Schreiben abgemahnt werden.

Vielfach wird in der Praxis die Frage gestellt, wie oft ein Arbeitnehmer abgemahnt werden muss, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden kann. Es besteht in weiten Kreisen die Fehlvorstellung, dass erst nach drei Abmahnungen eine Kündigung wirksam wäre.

Die Zahl der vor einer Kündigung auszusprechenden Abmahnungen hängt vielmehr von einer Interessenabwägung ab, bei der unter anderem die Schwere des Pflichtverstoßes, die Häufigkeit früherer, gleich gelagerter Pflichtverstöße, die Dauer der Betriebszugehörigkeit und etwaige Entschuldigungsgründe abgewogen werden müssen: Je schwerwiegender und nachhaltiger der Verstoß ist, desto weniger Abmahnungen sind erforderlich.

Zu beachten ist auf Arbeitgeberseite auch, dass bei mehreren einschlägigen Abmahnungen ohne darauf folgende tatsächliche arbeitsrechtliche Konsequenzen die Warnfunktion geschwächt und darüber hinaus die Glaubwürdigkeit gemindert wird. Von daher ist es erforderlich, dass die letzte Abmahnung in Wortwahl und Tonfall besonders eindringlich gestaltet wird. Es empfiehlt sich in solchen Fällen die Überschrift "Letztmalige Abmahnung", bei der es dann als solche auch bleiben muss.

Wann ist eine Abmahnung nicht erforderlich?

Es gibt außerdem zahlreiche Sachverhalte, bei denen eine Abmahnung entbehrlich ist. Außerhalb der Geltung des Kündigungsschutzgesetzes, insbesondere in der Probezeit, entfällt das Abmahnerfordernis deswegen, weil es auf eine Begründung der Kündigung nicht ankommt. Auch ist zum Beispiel im Falle einer betriebsbedingten Kündigung eine Abmahnung nicht erforderlich, da eine solche allein im Einflussbereich des Arbeitgebers liegt.

Bei einer personenbedingten Kündigung ist eine Abmahnung ebenfalls in der Regel nicht erforderlich, weil die Krankheit eines Mitarbeiters zumeist nicht aus einem vorwerfbaren Fehlverhalten resultiert. Schließlich ist eine Abmahnung bei sehr schweren Pflichtverletzungen unnötig, bei denen der Arbeitnehmer die Rechtswidrigkeit seines Verhaltens ohne weiteres selbst erkennen kann und bei denen die Hinnahme des Arbeitnehmerverhaltens offensichtlich ausgeschlossen ist. Dies sind insbesondere Fälle, in denen eine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist, zum Beispiel bei Eigentumsdelikten, wenn der Arbeitnehmer seine Vertragsverletzung hartnäckig und uneinsichtig fortsetzt oder wenn nachhaltige Beleidigungen bzw. Tätlichkeiten seitens des Arbeitnehmers vorliegen.

Insgesamt ist festzuhalten, dass das Abmahnrecht aufgrund seiner vielschichtigen Voraussetzungen nur schwer zu durchschauen ist. Deshalb erweisen sich in gerichtlichen Verfahren Abmahnungen häufig als erhebliche Stolpersteine für wirksame Kündigungen. Von daher ist anzuraten, in Zweifelsfällen vor der Übergabe einer Abmahnung an den Arbeitnehmer einen fachlichen Ratschlag einzuholen. (tö)

Weitere Infos: Autor des Beitrags ist Christian Salzbrunn , der in Düsseldorf als Rechtsanwalt arbeitet. Zu seinen Tätigkeitsschwerpunkten zählen das Arbeitsrecht, Wirtschaftsrecht sowie die Themen Insolvenz und Inkasso.