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Backup-Konzepte basieren häufig auf groben Irrtümern, speziell in puncto Compliance. Dieser Beitrag nennt die sieben schlimmsten Fehler.
von Alexander Beyer (Rechtsanwalt in der Kanzlei Wragge & Co) und Wieland Alge (General Manager EMEA, Barracuda Networks)
Was muss ein Unternehmen in Deutschland tun, um seine Daten gesetzes- und richtlinienkonform zu sichern? Auf diese Frage gibt es einige Antworten. Der Staat macht vor allem aus Eigeninteresse Vorgaben, nämlich für die Archivierung steuerlich relevanter Daten und Dokumente. Ein Backup zur Wiederherstellung anderer Daten ist hingegen per Gesetz nicht vorgeschrieben. Doch Kreditgeber und Investoren wissen, dass Unternehmen, die ihre IT-Ressourcen durch technische Fehler, Unfälle oder Katastrophen verlieren, in ihrer Existenz bedroht sind.
Die entsprechenden Richtlinien sind als gängige Geschäftspraktiken auch juristisch relevant. Darüber hinaus gibt der Datenschutz Regeln vor, für deren Einhaltung die Geschäftsführung eines Unternehmens persönlich haftbar gemacht werden kann. Dieser Beitrag räumt mit den gängigsten Irrtümern in Sachen Compliance und Backup auf und erläutert die wichtigsten Leitlinien.
- Die schlimmsten Backup-Irrtümer
Backup-Konzepte basieren häufig auf groben Irrtümern, speziell in puncto Compliance. Dieser Beitrag nennt die sieben schlimmsten Fehler. - Irrtum 1: Backup und Archivierung sind das Gleiche.
Backup und Archivierung dienen unterschiedlichen Zwecken: Ein Backup beugt dem Datenverlust vor, sorgt im Ernstfall für die schnelle Wiederherstellung eines Zustands von Daten und Applikationen zu einem definierten Zeitpunkt. Das Backup dient somit der Geschäftskontinuität. Die Archivierung stellt dagegen eine langfristige Speicherung von relevanten Geschäftsdokumenten sicher. - Irrtum 2: Backup ist freiwillig.
Betriebe, die ohne Backup-Konzepte agieren, leben gefährlich. Sie machen sich per se damit zwar nicht strafbar, weil die Datensicherungsspiegelung im deutschen Strafgesetzbuch nicht verankert ist. Daraus jedoch die Schlussfolgerung abzuleiten, dass ein Backup freiwillig sei und mit Compliance nichts zu tun habe, wäre fatal. Ein Unternehmen, das geschäftskritische Daten verliert, hat in der Regel schlechte Prognosen. Diesem Risiko sollte es sich daher nicht fahrlässig aussetzen. - Irrtum 3: Backup für persönliche Rechner ist verboten.
Jede Firma darf auch lokale Festplatten der Mitarbeiter-PCs und so genannte persönliche Laufwerke in die Datensicherung einbinden, wenn dort für den Arbeitgeber relevante Geschäftsdateien gespeichert werden. Wenn es sich um steuerlich relevante Dokumente handelt, ist es sogar die Pflicht des Unternehmens, auch die persönlichen Datenträger per Backup zu erfassen. Bereits seit 2002 haben die Finanzbehörden das Recht, auch auf lokale Festplatten zuzugreifen. Von diesen Regelungen sind jedoch Ordner ausgenommen, die deutlich als "privat" gekennzeichnet sind. Betriebe sollten also eine Richtlinie einführen, dass persönliche Dateien und Dokumente nur in einem entsprechend deutlich gekennzeichneten Verzeichnis gespeichert werden. - Irrtum 4: Gelöscht ist nicht gelöscht.
Das Backup speichert Systemzustände und damit Daten grundsätzlich nur für kurze Zeit. Je nach Backup-Konzept handelt es sich meist um einen Tag oder wenige Wochen, das ist jedem Geschäftsführer beziehungsweise verantwortlichem Unternehmer selbst überlassen. Die Faustregel beim Backup lautet: Was auf dem Quellsystem gelöscht wird, wird zeitnah auch im Backup gelöscht. Ausnahmen können bei Backup-Software und Backup-Appliances jedoch recht leicht konfiguriert werden. - Irrtum 5: Backup geht nur mit Tapes.
Würden Gesetze und sonstige Regelungen enge technische Vorgaben machen, würden sie in unseren Tagen schnell veralten. Backup-Tapes waren über Jahre das Standardmedium für Backups. Derzeit werden sie im Rahmen verschiedener Backup-Lösungen häufig durch eine Speicherung auf Festplatten in dedizierten Appliances abgelöst, ergänzt durch zusätzliche Spiegelungen in der Cloud. Ein wesentlicher technischer Vorteil ist die kürzere Backup-Zeit, weil die Appliance nach dem ersten Voll-Backup nur noch das "Delta", also den Unterschied zum vorangegangen Stadium, speichert. - Irrtum 6: Das Backup darf nicht in die Cloud.
Es kommt auf die Art der Daten an, um zu bestimmen, wo sie gespeichert werden dürfen. Grundsätzlich ist gegen die preislich attraktive Backup-Speicherung in der Cloud nichts einzuwenden. Allerdings ist bei einer Speicherung personenbezogener Backup-Daten vorgeschrieben, dass der Cloud-Betreiber die Informationen innerhalb der EU lagert. Die Einhaltung deutscher Gesetze und EU-Datenschutzrichtlinien muss zusätzlich vertraglich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geregelt werden. Der Zugriff von nicht befugten Personen auf die Daten muss über Verschlüsselungen oder Zugriffssperren verhindert werden. - Irrtum 7: Backup-Outsourcing entbindet von der Haftung.
Wer einen Dienstleister mit dem Backup beauftragt, ist viele Sorgen los. Aber nicht alle. Anbieter mit einem Gesamtpaket aus Software, Hardware und Services sichern die Daten nicht nur, sondern prüfen auch ihre Vollständigkeit und Integrität. Auch in rechtlichen Belangen lässt sich viel an einen Dritten auslagern. Doch in welchem Umfang ein Dienstleister haftet, wenn durch ein mangelhaftes Backup ein Schaden entsteht, muss im Vertrag genau geregelt werden. Denn die übergeordnete Haftung liegt nach wie vor beim Geschäftsführer des Auftraggebers.
Irrtum 1: Backup und Archivierung sind das Gleiche
Backup und Archivierung dienen unterschiedlichen Zwecken: Ein Backup beugt dem Datenverlust vor, sorgt im Ernstfall für die schnelle Wiederherstellung eines Zustands von Daten und Applikationen zu einem definierten Zeitpunkt. Das Backup dient somit der Geschäftskontinuität. Die Archivierung stellt dagegen eine langfristige Speicherung von relevanten Geschäftsdokumenten sicher.
Damit entsprechen Unternehmen in erster Linie dem Zugriffsrecht von Steuerbehörden und anderen staatlichen Stellen, können gegebenenfalls aber auch ganz bestimmte Daten wiederherstellen, die am ursprünglichen Speicherort bereits gelöscht wurden. Technisch bedeutet dies, dass Firmen im Zuge der Archivierung alle dafür konfigurierten Dokumente und Daten auf lange Zeit, vollständig, kontrollierbar und manipulationssicher speichern.
Die Archivierung konzentriert sich meist auf ein System zur E-Mail-Archivierung. Neuere Backup-Appliances lassen sich so konfigurieren, dass sie geschäftskritische Daten dauerhaft archivieren, was für Jahresabschlüsse sowie andere Dokumente und Daten der Buchführung gesetzlich vorgeschrieben ist. Das heißt, technisch verschmelzen Backup und Archivierung an bestimmten Punkten. Die Kernfunktion von Backup-Tools ist es jedoch, aktuelle Kopien von Systemzuständen anzulegen. Zugespitzt und vereinfacht gesagt, dient die Archivierung der Compliance und das Backup dem gesunden Eigeninteresse von Unternehmen.