Das Sytem- und Software-Haus Utilitas hat sich erfolgreich auf das Geschäft rund um Office 365 spezialisiert. Ein Projekt aus dem Bereich Gesundheitswesen mit ifa systems AG zeigt, welche Chancen für Systemhäuser in diesem Geschäft stecken.
Internationale Projekte stellen große Herausforderungen an die IT-Abteilung der ifa systems AG. Mit Microsoft Office 365 und einer leistungsfähigen Projektmanagement-App der utilitas GmbH behalten die Mitarbeiter jederzeit den Überblick.
Heiko Zeumer und Alexis Polis, IT-Leitung bei ifa systems, zeigen sich überzeugt: "Seitdem die Daten in der Cloud gespeichert sind, können alle Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort darauf zugreifen. Einfach und zuverlässig können wir miteinander auf unterschiedlichen Wegen kommunizieren und an Projekten gemeinsam arbeiten. Wollten wir diese Möglichkeiten mit einer eigenen IT-Infrastruktur bieten, wäre der Aufwand um ein Vielfaches höher."

Die ifa systems AG und deren Vorgesellschaften entwickeln seit mehr als zwanzig Jahren Software für die Augenheilkunde, darunter die Elektronische Patientenakte in der Ophthalmologie. Sie berücksichtigt alle Anforderungen des Fachbereichs: sämtliche Messinstrumente (mehr als 450) können angeschlossen werden und die Messdaten werden sofort in die Patientenakte übertragen und angezeigt.
Neue Patientendaten lassen sich von übergeordneten Klinik-Systemen problemlos übernehmen oder über eine benutzerfreundliche Oberfläche direkt eingeben. Insbesondere können alle klinischen Dokumentationen einfach und basierend auf internationalen Standards durchgeführt werden.

Neben den mehr als 850 Augenarztpraxen in Deutschland nutzen zunehmend auch Augenkliniken in Asien, Arabien, Europa und Amerika die IT-Lösungen von ifa systems. Zusätzlich unterhält das Unternehmen verschiedene Tochterunternehmen weltweit. Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an die eigene IT.

Die Herausforderung

So kam es vor, dass auch am Wochenende oder nachts im Fehlerfall der Mailserver neu gestartet werden musste, da Kollegen in Asien oder Amerika auf Installationen waren und Zugriff auf Mails haben mussten. Zusätzlich wollten die Mitarbeiter auch unterwegs jederzeit ihre Mails abrufen können.

Die Lösung mit Utilitas

Unter anderem diese Gründe gaben vor zwei Jahren den Ausschlag dazu, zunächst das Mailsystem auf die Microsoft Lösung "Business Productivity Standard Online Suite (BPOS)" umzustellen. Als Dienstleister wählte ifa systems den Aachener Microsoft-Partner utilitas GmbH.

Reibungslos von BPOS zu Office 365

Im Zuge der Umstellung von BPOS auf Office 365 lernten die IT-Leiter auch die Projektmanagement-App von utilitas kennen, die auf Sharepoint Online basiert. Bis dato nutzte das Unternehmen zwar Salesforce für den Vertriebsprozess, für das anschließende Projektmanagement eignete sich diese Lösung allerdings nicht.
Doch gerade komplexe Projekte im internationalen Umfeld erforderten eine einheitliche Verwaltung. ifa systems entschied sich daraufhin Office 365 in vollem Funktionsumfang und zusätzlich die Projektmanagement-App zu lizenzieren. Der Übergang selbst und auch die Installation der App durch utilitas liefen völlig reibungslos ab.

Die Mitarbeiter konnten anhand einer Kurzanleitung, die das IT-Team gemeinsam mit dem Dienstleister vorbereitet hatte, ihre Accounts selbst einrichten. Heute verfügt ifa systems über den kompletten Funktionsumfang der Cloud-Lösung:

• Lokales Office Professional Plus 2010

• Office Web Apps

• Exchange Online

• SharePoint Online

• Lync Online

Höhere Qualität durch Projektmanagement App

Nachdem die Cloud-Lösung eingerichtet war, folgte Schritt für Schritt die Prozessoptimierung auf Basis der neuen Software. Hierfür spielte die Implementierung der Projektmanagement-App eine wesentliche Rolle.
Anhand eines Pilotprojekts für das Royal Victorian Eye and Ear Hospital in Melbourne, Australien, sammelten ifa systems und utilitas zunächst alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einer Mindmap. Diese Bausteine wurden strukturiert, zugeordnet und als feste Parameter im System hinterlegt.

Die Individualisierung der App gewährleistet die einfache Nutzung der Lösung. Seit November 2012 setzt ifa systems die Anwendung für alle Klinikprojekte standardmäßig ein. Mit der Auftragsbestätigung werden neue Aufträge im Projektmanagement erfasst und bearbeitet. So verfügen alle beteiligten Mitarbeiter zu jeder Zeit über die gleichen Informationen und Dokumente.

Jeder kann auf einen Blick erkennen, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet. Zusätzlich zeigt eine Ressourcenplanung, welche Mitarbeiter wann verfügbar sind. Dadurch, dass alle Informationen in der Cloud gespeichert werden, entfällt die redundante Datenhaltung, es entstehen keine Versionsunterschiede und die Sicherung der Dateien wird gewährleistet. Mit der Nutzung vordefinierter Projektmodule sinkt der Arbeitsaufwand der Mitarbeiter und die Qualität steigt.

Integrierte Kommunikation spart Geld und Zeit

Mit der Einführung von Office 365 entschied sich ifa systems auch, zukünftig die integrierte Kommunikationsplattform Lync zu nutzen. Bis dato setzte das Unternehmen bei Bedarf die Citrix-Lösung "Go-to-Meeting" ein. Hierfür werden nun keine Lizenzen mehr benötigt. Auch in diesem Fall testete zunächst die IT-Abteilung die Anwendung vorab, erstellte eine Kurzanleitung für die Mitarbeiter und stellte den Betrieb der bisherigen Lösung dann ein.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Komplett-Lösung wird genutzt, es entstehen keine zusätzlichen Kosten, und der vereinfachte Abstimmungsprozess durch Lync vereinfacht die Kommunikation: Bei der Citrix-Lösung musste der Meeting-Termin vorab abgesprochen werden, dann reserviert und schließlich bestätigt werden. Bei Lync läuft der Abstimmungs- und Terminierungsprozess dagegen in einem.

Die Cloud-Lösung gewährleistet Mobilität

Wesentliche Vorteile zeigt auch die Sharepoint-Lösung: Durch die Speicherung aller Informationen in der Cloud können die Mitarbeiter jederzeit auf sämtliche Daten zugreifen. Bei Verlust oder Defekt eines Rechners wird die neue Hardware einfach in Betrieb genommen und schon kann der Mitarbeiter weiterarbeiten. Auch bei Geschäftsreisen bringt dieses Prinzip große Vorteile. Ein Webzugang genügt, um auf die Daten zugreifen zu können. Auch hier entfällt die Speicherung redundanter Daten.

Agenda 2013: Internationale Urlaubsplanung und Mail-Archivierung

Die nächsten Schritte für Heiko Zeumer sind nun die automatisierte Archivierung der E-Mails sowie die Evaluierung der utilitas-App zur Urlaubsplanung. Dieser Prozess läuft zurzeit noch auf dem klassischen Weg des Urlaubsantrags auf Papier ab. Eine weltweite einheitliche, elektronische Lösung für das gesamte Unternehmen hätte den Vorteil, dass auch die Urlaube und Feiertage der internationalen Kollegen in der Cloud hinterlegt wären. Für Heiko Zeumer steht fest: "Unsere Mitarbeiter und Kunden profitieren in vielerlei Hinsicht von den optimierten Prozessen.

Die Office-365-Lösung und die Apps von utilitas sparen uns sowohl die Zeit für die Suche nach Informationen als auch Geld für den Betrieb eigener Hard- und Software." Und Alexis Polis ergänzt: "Zusätzlich stärkt es auch unsere QM-Organisation. Wir hatte im letzten Monat ein erfolgreiches Wiederholungsaudit für unsere DIN EN ISO 9001 : 2008 Zertifizierung."

(rb)