Wie man den Modern Workplace erfolgreich umsetzt

Am 28. Februar 2019 findet mit Channel meets Cloud eines der ersten Networking-Highlights des Jahres statt. Marco Schmittnägel, Head of Innovation & Development der LANSCO GmbH, diskutiert in seinem Workshop zum Thema "Goodbye Schreibtisch - Modern Workplace im Alltag" die Vor- und Nachteile der modernen Arbeitsplatzumgebung. Einen Einblick in die dahinterstehende Philosophie gibt er im Gespräch:

Herr Schmittnägel, LANSCO berät Unternehmen nicht nur hinsichtlich moderner Arbeitsplatzgestaltung, der Modern Workplace ist bei LANSCO selbst bereits vollständig eingezogen. Wie äußert sich das vor Ort?

Schmittnägel: Als Dienstleister für alle Themen rund um Office 365, Microsoft 365 und SharePoint war die technische Seite mit Hard- und Software für uns kein großes Thema, das heißt, die Zusammenarbeit auf dieser Ebene funktionierte bereits seit vielen Jahren. Ende 2017 haben wir dann schließlich die Entscheidung getroffen, mit unserem Umzug in ein größeres Büro den Schritt weg von festen, jedem Mitarbeiter zugeordneten Arbeitsplätzen hin zu einem flexiblen Arbeitsplatzmodell zu gehen.

Welche Auswirkungen hatte das auf die Arbeitskultur?

Schmittnägel: Unsere Arbeitskultur hat sich dadurch stark verändert. Ich habe immer die Wahl: Brauche ich gerade einen ruhigen Raum für fokussiertes Arbeiten, einen Teamraum, um mit Kollegen an einem Projekt zu arbeiten, oder möchte ich vielleicht vormittags im Home Office und nachmittags im Büro arbeiten? Neben vielen anderen Veränderungen kam eine davon relativ unerwartet: Unser neues Arbeitsmodell spricht sich bei Unternehmen und Gesellschaften herum, weshalb wir regelmäßig Besuch von Delegationen bekommen und den Modern Workplace "in Aktion" zeigen.

Welche Unternehmensbereiche durchdringt die Modern Workplace Philosophie?

Schmittnägel: Zunächst würde ich die Philosophie - so wie wir sie verstehen - gerne kurz in einem Satz zusammenfassen: Der Modern Workplace ist das Versprechen des Unternehmens, den Mitarbeiter bei seinen anfallenden Aufgaben möglichst optimal zu unterstützen und ins Unternehmen zu integrieren. Optimierte und flexible Arbeitsplätze sowie Hard- und Software etc. sind nur einige der Maßnahmen, um dies zu erreichen.

Aktuell sehen wir, dass der Modern Workplace vor allem in den Unternehmensbereichen Einzug hält, welche primär aus sogenannten Information Workern bestehen. Dort sind entsprechende Maßnahmen meist einfacher umzusetzen, da einzelne Aspekte wie zum Beispiel Hardware in Form von Notebook, Smartphone oder Tablet bereits vorhanden sind.

Der Modern Workplace kann jeden Unternehmensbereich voranbringen

Spannend ist allerdings: Vom Prinzip her schließt die Philosophie keinen Unternehmensbereich aus. Es muss jedoch klar sein, dass man sich mit den Tätigkeiten der Mitarbeiter auseinandersetzen muss, um einen Mehrwert bereitstellen zu können. Ein einfaches Beispiel: Ein Angestellter an der Kasse wird von einer Home-Office-Regelung und einem flexiblen Arbeitsplatz kaum betroffen sein. Wie sieht es aber mit einem Tablet für die Schicht- und Urlaubsplanung, der Kommunikation mit den Kollegen oder den Zugriff auf das unternehmensweite Ideenmanagement aus?

Um auf die ursprüngliche Frage zurück zu kommen: Aus unserer Sicht hat der Modern Workplace das Potential, alle Unternehmensbereiche voran zu bringen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass er für die unterschiedlichen Arbeitssituationen der Mitarbeiter auch wirklich konkrete Mehrwerte liefert und man die Kollegen nicht einfach mit neuen Tools und Konzepten "bewirft".

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Was waren die größten Herausforderungen und Hürden bei der Umsetzung der modernen Arbeitsplätze?

Schmittnägel: Hard- und Software bereitstellen sowie die neue Raumgestaltung ist mit entsprechend motivierten und begabten Mitarbeitern oder Partnern in der Regel nicht das Problem, sondern meist eher eine Budgetfrage. Die größte Herausforderung stellt der menschliche Faktor dar. Selbst wenn man überzeugt ist, für eine Mitarbeitergruppe einen großen Mehrwert zu schaffen, heißt das noch lange nicht, dass die betroffenen Kollegen davon auch begeistert sind.

Es gilt daher Transparenz zu schaffen, Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einzubinden, Feedback entgegenzunehmen und Empathie zu zeigen. Bei uns selbst haben wir etwa vier Monate vor dem Umzug mit einem offenen Test-Arbeitsplatz begonnen und jeden Mitarbeiter in einem Einzelgespräch das Konzept vorgestellt. Wir wollten unter allen Umständen vermeiden, dass der Umstieg auf das flexible Arbeitsplatzmodell als "Verlust des eigenen Schreibtisches" gesehen wird.

Welche Grundvoraussetzungen muss ein Unternehmen erfüllen, um eine Modern-Workplace-Umgebung umsetzen zu können?

Schmittnägel: Aus unserer Sicht vor allem den Willen sich ernsthaft, vorurteilsfrei und professionell mit dem Thema auseinander zu setzen. Wir haben im Jahr 2019 mit Dingen wie Smartphones, Cloud und Erkenntnissen in Arbeitsplatzergonomie und Psychologie so vieles, dass es vor zehn bis 15 Jahren so noch nicht gab. Sobald sich ein Unternehmen damit auseinandersetzt und die modernen Möglichkeiten auf die eigenen Anforderungen projiziert, entsteht die Idee und Vision des eigenen Modern Workplace.

Wie bereits erwähnt, hat der Modern Workplace Potential in allen Unternehmensbereichen Mehrwerte zu schaffen. Die Grundvoraussetzung ist, dies nicht von vornherein mit den Worten: "Bei uns funktioniert X nicht aufgrund von Y" abzulehnen, sondern bestehende Dinge auch einmal grundsätzlich zu hinterfragen. Der Satz "Arbeit neu denken" mag hochtrabend klingen, trifft es aber unserer Meinung nach doch ganz gut.

Mit Office 365 ist es noch lange nicht getan

Auf welche Herausforderungen treffen Sie oft beim Kunden bei der Umsetzung von Modern-Workplace-Projekten und wie bewältigen Sie diese?

Schmittnägel: Unternehmen unterschätzen häufig die Tragweite, die ein Modern-Workplace-Projekt mit sich bringen kann. Es ist teilweise schon eine Herausforderung, in Kontakt mit Repräsentanten aller Unternehmensbereiche zu kommen, deren Arbeitsalltag dadurch beeinflusst wird. Es ist eben nicht damit getan, einfach Office 365 im Rahmen eines IT-Projekts einzuführen. Meist schwebt Unternehmen aber genau das vor.

Für uns hat sich als gute Strategie in den letzten Jahren bewährt, uns weniger auf die Werkzeuge und mehr auf die konkreten Use Cases zu konzentrieren. Ein Beispiel: Das Kommunikationstool Microsoft Teams führen wir für das Vertriebsteam nicht ein, um besser zu kommunizieren, sondern um den Außendienstmitarbeitern die Möglichkeit zu geben, vor Ort schneller Fotos per Smartphone an den Innendienst zu geben, um Feedback anzufordern. Wir versuchen also das abstrakte Konzept möglichst direkt in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu bringen. Das geht soweit, dass wir den konkreten Use Case in einem vor-Ort-Workshop mit den Mitarbeitern durchspielen und diese bewerten lassen, ob das so funktionieren kann.

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Welche Chancen eröffnen sich den Unternehmen durch die Umsetzung und durch das "Leben" der Modern-Workplace-Philosophie?

Schmittnägel: Zunächst einmal wäre da natürlich die Attraktivität des Unternehmens für die eigenen Mitarbeiter und für Bewerber. In der Firmenphilosophie den Mitarbeiter als das wertvollste Gut des Unternehmens zu beschreiben, ist inzwischen sehr beliebt. Mit optimierten Arbeitsplätzen, einer offenen Arbeitskultur und modernen Tools kann das Unternehmen dies klar sichtbar machen und zeigen, dass es das auch ernst meint. Vor allem für die Generation der Millenials - zu der ich übrigens auch gehöre - kann ein moderner Arbeitsplatz mehr Wert sein als ein höheres Einkommen.

Weiterhin bietet das Konzept eine gute Plattform, um auch einmal etwas Neues auszuprobieren. Beispielsweise überdenken wir derzeit bei uns die Relevanz von klassischen Meetingräumen, da viele unserer Besprechungen inzwischen entweder Online oder in angenehmerer Atmosphäre in einem unserer Ruheräume, namentlich dem "Wohnzimmer" oder dem "Kaminzimmer", stattfinden.
Weitet man diesen Gedanken aus, so kommen auch neue Arbeitsorte ins Spiel. Seit ungefähr einem dreiviertel Jahr ist unser Kollege Patrick Rauch an Board. Er sitzt am Bodensee und durch unseren Modern Workplace macht es keinen Unterschied, ob er bei uns in Hof sitzt oder im schönen Oberschwaben. Durch ein gelebtes Modern-Workplace-Konzept kann folglich auch der Fachkräftemangel zu gewissen Teilen umgegangen werden. Es spielt keine Rolle mehr, wo meine Experten aus dem Unternehmen sitzen.

Verschiedene Mitarbeitertypen müssen mitgenommen werden

Lassen sich denn alle Mitarbeiter von Home Office, Desksharing etc. überzeugen? Wie geht man am besten mit denjenigen um, die der Flexibilität am Arbeitsplatz nichts abgewinnen können?

Schmittnägel: Wir unterteilen die Mitarbeiter gerne in die Gruppen "Begeistert", "Aufgeschlossen", "Skeptisch" und "Ablehnend". Die ersten beiden Gruppen sind in der Regel schnell mit an Bord. Skeptische Mitarbeiter lassen sich durchaus überzeugen - beispielsweise, indem man ihnen während einer Übergangszeit den festen Arbeitsplatz lässt. Spannenderweise konvertieren diese zum Teil dann von selbst, wenn sie das Modell in Aktion sehen.

Die ablehnende Gruppe dagegen ist tatsächlich eine Herausforderung. Diese weigern sich entweder aus persönlichen Gründen oder aufgrund einer prinzipiellen Ablehnung der Veränderung. Für diese Personen muss das Unternehmen eine Entscheidung treffen: Möchten wir jedem Mitarbeiter die Wahl lassen mit dem Risiko, Inseln innerhalb des Unternehmens zu schaffen, oder setzen wir das Konzept für alle Mitarbeiter durch mit dem Risiko von vereinzelt unzufriedenen Mitarbeitern, die möglicherweise dadurch kündigen? In gewisser Weise ist es eine Risikoabwägung des Unternehmens, die die Entscheidung bringt.

Was steckt hinter Ihrem häufig postulierten Credo "Eat your own dogfood"?

Schmittnägel: Wir haben über die Jahre die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden vor allem unsere authentische Art und Erfahrungen zu schätzen wissen. Das bedeutet, dass man im Workshop nicht einfach nur die Konzepte und Funktionen vorstellt, sondern mit eigenen Praxisbeispielen beschreibt, wo es gut funktioniert hat und wo etwas eben auch nicht wie geplant funktioniert hat. Gerade für Letzteres sind Kunden besonders dankbar, vor allem dann, wenn Mitarbeiter persönliche von ihrem "Change" berichten.

Diese authentischen Erfahrungen sind jedoch nichts, was man den Mitarbeitern durch Schulungen beibringen kann oder durch Recherchen und gelegentliches Ausprobieren erlangt. "Eat your own dogfood" sagt aus, dass wir den Modern Workplace, mit allem was dazu gehört, selbst leben müssen, um guten Gewissens als Modern Workplace Provider auftreten zu können.

Welches Kernanliegen werden Sie bei Channel meets Cloud adressieren? Was bringen Sie mit?

Schmittnägel: Wir möchten vermitteln, dass der Modern Workplace für Unternehmen, die sich als technologische Vorreiter präsentieren wollen, ein wichtiges, wenn nicht essentielles Thema ist. Wir berichten von der Transformation unseres eigenen Unternehmens, was wir dabei gelernt haben und wie wir daraus unser Geschäftsmodell als Modern Workplace Provider ableiten. Selbstverständlich bieten wir uns an, Unternehmen bei der Einführung ihres Modern Workplace zu unterstützen!

Vielen Dank für das Gespräch und bis zum 28. Februar bei Channel meets Cloud!

Channel meets Cloud am 28. Februar 2019

Die aktuelle Agenda der Veranstaltung finden Sie unter https://www.channel-meets-cloud.de/agenda/. Eines der Highlights der diesjährigen Veranstaltung ist der Gallery Walk: Hier finden vier Vorträge gleichzeitig statt, ohne dass sich der Teilnehmer zwischen den parallel stattfindenden Vorträgen entscheiden muss. Auch hier wird der Modern Workplace thematisiert. Um was es sonst noch geht und wer beim Gallery Walk dabei ist können Sie hier nachlesen.

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Zusätzlich zu den inhaltlichen Beiträgen auf der Konferenz werden außerdem am Abend der Veranstaltung die Preise für die besten Managed Service Provider 2019 verliehen. COMPUTERWOCHE und ChannelPartner hatten dafür zwischen Oktober und Dezember 2018 Anwenderunternehmen nach ihren Erfahrungen mit ihren Managed Service Providern befragt.