SaaS von Euro-Log sichert Warenfluss zwischen Lieferanten und Distributor

Distributoren wie Ingram Micro können sich Probleme in der Lieferkette nicht leisten und sind daher auf ein transparentes und funktionierendes Lieferantenmanagement angewiesen. Um die Daten und Prozesse aller involvierten Partner im Rahmen der Lieferkette transparent zu gestalten und Problemstellungen bei der Warenvereinnahmung oder im Anlieferprozess schneller und effektiver adressieren zu können, hat sich Ingram Micro dazu entschieden, gemeinsam mit Euro-Log das Projekt "Vendor Score Card" zu initialisieren und damit eine nachhaltige Verbesserung der Anlieferqualität zu erreichen. Kern der neuen, "smarten" Vendor Relationship im Rahmen des Projekts "Vendor Score Card" ist dabei die Bereitstellung aller signifikanten Daten der Lieferkette für alle beteiligten Partner, Lieferanten oder Spediteure - in Echtzeit. Mit dem Projekt "Vendor Score Card" bewirbt sich Euro-Log um den Best-in-Cloud-Award in der Kategorie Software-as-a-Service.

Das Einsatzszenario

Da die Beschaffung in der HighTech-Distribution in den allermeisten Fällen über Lieferungen "frei Haus" abgewickelt wird, tritt der Distributor als Kunde erst bei der Vereinnahmung der Ware auf. An dieser Stelle kann eine Abweichung bei der Lieferung - sei es auf der Lieferantenseite durch Fehler bei der Etikettierung oder auf Spediteurs-Seite durch Transportschäden an der Ware - zu höheren Kosten für den Distributoren führen oder gar eine Auslieferung an den Endkunden ganz verhindern. Die Dokumentation solcher Abweichungen erfolgte bei Ingram Micro vor der Einführung der "Vendor Score Card" über ein eigenes IT-System, die Kommunikation mit den Partnern zur Optimierung der Abläufe per E-Mail oder Telefon.

Im Vorfeld der Realisierung der "Vendor Score Card" konnte Ingram Micro bereits auf der Beschaffungsseite die Anbindung der Lieferanten (SCM-System) sowie die Einbindung der anliefernden Spediteure (Zeitfenstermanagement) optimieren. Eine zentrale Lösung, in der die Informationen aus den einzelnen Systemen zu einem Gesamtbild zusammenlaufen, um so eine optimierte Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses zu ermöglichen, war bisher nicht vorhanden. Deshalb definierte Ingram Micro folgenden Punkte als Anforderungsprofil an eine neue, zentrale Cloud-Lösung zur Steuerung der gesamten Lieferkette:

• Bündeln aller Daten in einem zentralen System mit Schnittstellen zum SCM-System (Anbindung der Lieferanten), zum Logistikleitstand-System (LSS)-System, zum Vendor Relationship System und zum Zeitfenstermanagement-System.

• einheitliche und echtzeitorientierte Steuerung der Lieferqualität der Lieferanten und der anliefernden Spediteure

• Transparenz über den Wareneingangsfluss in der Cloud: Lieferscheine, Avise, Informationen aus der Torsteuerung sowie evtl. Beschädigungsbilder an zentraler Stelle

• eine automatische Aufbereitung der relevanten Informationen und schnelle Bereitstellung für die täglichen Abstimmungsmeetings

• Informationen zur neutralen Bewertung der Lieferanten und Spediteure

• Steuerung und Dokumentation der Kommunikation und der getroffenen Vereinbarungen mit den Lieferanten

• Gemeinsame und nachvollziehbare Datenbasis für alle Beteiligten - Einkauf, Logistik, Lieferanten und anliefernde Spediteure

• Klarheit über die Anzahl der Störfälle bei der Anlieferung, deren Signifikanz im Rahmen der gesamten Anlieferungen des Lieferanten oder des anliefernden Spediteurs und Nachvollziehbarkeit einer nachhaltigen Verbesserung der Lieferqualität im Wareneingang

Die Cloud-Lösung

Die Vendor Score Card ist ein klassisches Software-as-a-Service-Produkt im Umfeld einer Private Cloud. Dabei setzt Euro-Log vollständig auf Microsofts .Net-Plattform für die technische Realisierung des Projekts. Die aufgesetzten Dienste sind modular aufgebaut, hoch flexibel und laufen im zentralen Integrationsportal zusammen.

Der Aufbau folgt dabei einer drei-Schichten-Architektur: Während die Präsentationsschicht die Darstellung der Daten über eine konfigurierbare Nutzerschnittstelle übernimmt, ist in der darunter liegenden Busines-Schicht die gesamte Business-Logik implementiert. Die unterste Schicht, die Datenbankebene, ist für den Einsatz in einem SaaS-Datenbank-Cluster optimiert und wird fortlaufend weiterentwickelt.

Die ersten internen Projektüberlegungen begannen bei Ingram Micro bereits im Jahr 2012, im Frühjahr 2013 fanden dann erste IST-Prozessanalysen und die Darstellung der Produktideen von Euro-Log statt. Mitte 2013 wurde die Konzeption zur Einbettung in die bereits vorhandene IT-Landschaft bei Ingram Micro. Im August 2013 erfolgte dann die initiale Beauftragung des Projektes, die erste Phase wurde im November 2013 nach 3 Monaten bereitgestellt und durch weitere Phasen bis zur Bereitstellung Phase 3 im Februar 2014 ergänzt.

Die Vorteile des Projekts "Vendor Score Card" im Vergleich zu den vorher parallel genutzten IT-Lösungen sind:

• Direktes Feedback über die Lieferqualität an den Lieferanten

• Direkter Kontakt der Logistik von Ingram Micro mit der Logistik des Lieferanten

• Nachvollziehbare Berechnung der Lieferqualität und nachvollziehbare Datengrundlage für alle Beteiligten inkl. der Dokumentation mit Bildern

• Einleitung und Dokumentation sowie Tracking von Verbesserungsmaßnahmen

• Verbesserung der Lieferqualität bei Senkung der Prozesskosten

• Transparenz der verursachten Prozesskosten für alle Beteiligten

• Transparenz von Fehlerkategorien für Lieferanten und anliefernde Logistikdienstleister, um die Abweichungsursache schnell erkennen zu können (z.B. für den Lieferanten: Liefertreue, Palettenqualität, Schlichtungslogik, Kennzeichnung Ware und Datenqualität oder für den anliefernden Spediteur: verspätete Anlieferung, verdeckte Transportschäden, offene Fehlmengen, Verladequalität und weitere)

• Transparenz der Leistung der anliefernden Spediteure für den Logistikdienstleister als Basis für direktes Feedback

• Erkennen strategischr relevanter Entwicklungen z.B. sich schrittweise verschlechternden Lieferqualitäten

• Aktive Bereitstellung der eigenen Informationen für Lieferanten und anliefernde Spediteure als Grundlage für die aktive Steuerung der Lieferkette

• Nachhaltige Verbesserungen der Lieferqualität

• Partnerschaftliches Verhältnis als Basis zur gemeinsamen sachorientieren Optimierung statt Eskalationen

Die größte Herausforderung bei der Umsetzung des Projekts "Vendor Score Card" für Euro-Log war der straffe Zeitplan, der mit den hohen Risiken bei der Umsetzung. So galt es unter anderem die Lieferqualität mit unterschiedlichen Fehlerkategorien nachvollziehbar zu berechnen und bei der Integration Daten aus unterschiedlichen IT-Systemen zusammenzuführen. .

Die Funktionalitäten von Vendor Score Card

• Nachvollziehbare Messung der aktuellen und historischen Lieferqualität der Lieferanten unter Einbezug von Lieferantenhierarchien (Mastervendor, Subvendor, Business Unit) anhand der Kategorien: Liefertreue, Palettenqualität, Schlichtungslogik, Verladequalität, Anlieferung, Schäden, Fehlmengen, Überlieferungen, fehlender Lieferschein, Probleme EAN, Kennzeichnung der Ware und Datenqualität

• Nachvollziehbare Messung der aktuellen und der historischen Lieferqualität der anliefernde Logistikdienstleister anhand der Kategorien: Verspätete Anlieferung, Palette beschädigt, Verladequalität, verdeckte Transportschäden, verdeckte Fehlmengen, offene Fehlmengen, Annahmeverweigerung durch Schäden

• Gruppierung der Mängel nach Fehlerkategorien

• Vorgabe von geforderten Lieferqualitäten und Messung Soll-Ist-Qualitäten

• Festlegung von Kosten pro Fehlerkategorie

• Automatische Auswertung der Lieferqualität und der Kosten aus dem System

• Tagesaktuelles Lieferantenranking mit Bezug zu den Detaildaten

• Tagesaktueller Vergleich des Lieferantenrankings aller Lieferanten oder der eigenen "peer group"

• Tagesaktuelles Ranking und Vergleich der anliefernden Spediteure

• Erfassen von Abstimmungen mit dem Lieferanten und anliefernden Spediteuren, Prüfung der vereinbarten "time lines" (todo-Liste)

• Datenzugriff gemäß festgelegter Berechtigungen für Ingram Micro (z.B. Logistik, Einkauf, Leitung), Lieferanten und anliefernden Spediteur

Der Business-Nutzen

Der monetäre Vorteil für Ingram Micro liegt auf der Hand: Die Produktivitätssteigerung, die mit der Umsetzung der Smart Vendor Relationship einhergeht, führt zu einer höheren Geschwindigkeit der Prozesse und einer besseren Warenverfügbarkeit für Endkunden. Die Vorteile für alle Beteiligten Partner auf einen Blick:

Vorteile für Ingram Micro

• Effektivere, schnellere Abwicklung im Wareneingang

• Mehr Volumen im Wareneingang möglich

• Kürzere Wartezeiten für die Spediteure

• Reduzierung von zusätzlichem Aufwand bei Ingram Micro

• Reduzierung der Störprozesse

• Verbesserung der Produktivität

• Schnellere Warenverfügbarkeit im Lager

• Reduzierung zusätzlicher Kosten, da

• weniger Paletten umsortiert oder umverpackt werden müssen

• weniger Artikel zu etikettieren sind Ware

• Transportschäden, Fehlmengen etc. reduziert werden

• Fundiertes Feedback zur Lieferqualität an den Lieferanten

• Nachvollziehbarkeit der Mängel für alle Beteiligten mit den gleichen Informationen (Datenerfassung inkl. bildlicher Dokumentation

• Nachvollziehbarkeit der vereinbarten Fehlerbehebungsmaßnahmen mit "integrierter und nachvollziehbarer Ergebnismessung"

• Übersicht der Kosten durch Liefermängel je Lieferanten und je anliefernden Spediteur Benchmarking Lieferqualität aller Lieferanten

Vorteile für die Lieferanten von Ingram Micro

• Nachvollziehbare gemeinsame Dokumentation der Lieferqualität vermeidet unnötige Eskalationen mit dem Einkauf des Kunden und Suche nach den Gründen

• Nachvollziehbare Dokumentation der Liefermängel reduziert Prozesskosten

• Direkte Einflussnahme auf die Fehlerursache möglich

• Echtzeitmessung des eigenen anliefernden Spediteurs ermöglicht frühzeitige Einflussnahme auf den Spediteur

• Erhöhung der Warenverfügbarkeit beim Kunden erhöht den eigenen Umsatz

• Reduzierung der Störprozesse

• Reduzierung des zusätzlichen Aufwands beim Lieferanten durch Mehrfachlieferungen, Abstimmungen mit dem Kunden etc.

• Benchmark eigener Lieferqualität mit Wettbewerbsumfeld - "neutraler Ansporn"

Vorteile für die anliefernden Spediteure

• Nachvollziehbare gemeinsame Dokumentation der Lieferqualität vermeidet unnötige Eskalationen mit eigenen Kunden

• Reduzierung der Prozesskosten und der Eskalationen mit dem eigenen Kunden sowie mit dem Empfänger der Waren

• Direkte Einflussnahme auf die Fehlerursache durch die Fehlerkategorisierung möglich

• Nachvollziehbarkeit der Anlieferungen und des eingesetzten Fahrers

• Erkennen von Schwachstellen im eigenen Netzwerk