Viele Unternehmen wissen nicht, dass in Deutschland für elektronische Rechnungen spezielle Richtlinien gelten. Oft werden Rechnungen, die als E-Mail-Anhang eingehen, ausgedruckt und in Papierform abgeheftet, ohne die für PDF-Rechnungen geltenden Vorschriften einzuhalten. Laut dem Messaging-Dienstleister Retarus setzt nur jedes fünfte Unternehmen den vorgeschriebenen Workflow für elektronische Rechnungen um. Unternehmen, die sich nicht an die Konventionen halten, laufen hingegen Gefahr, den Vorsteuerabzug zu riskieren. Bei der nächsten Steuerprüfung drohen dann unter Umständen hohe Vorsteuer-Rückforderungen.

Eine ausgedruckte PDF-Rechnung wird aus steuerlicher Sicht nicht als gültige Eingangsrechnung angesehen; somit erlischt der Anspruch auf Vorsteuerabzug gemäß § 15 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Bei elektronischen Rechnungen ist die Buchhaltung nach dem Umsatzsteuergesetz § 4 Absatz 3 an folgende Vorgehensweise gebunden: Zunächst muss der Rechnungssteller aufgefordert werden, die PDF-Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Die Signatur ist vor Geltendmachung der Umsatzsteuer zu prüfen; die Prüfung muss dokumentiert werden.

Für das Finanzamt relevant sind PDF-Rechnung und Signatur, aber auch das Prüfprotokoll sollte auf Anforderung ausgehändigt werden können. Eine zehnjährige Archivierung des PDFs zusammen mit Signatur und Prüfprotokoll sind notwendig, und die Signaturprüfung muss gegebenenfalls noch einmal durchgeführt werden können.

Isabelle Rupprecht