Vor etwa sechs Wochen haben wir unserem 20-jährigen Werkstudenten Michael vorgeschlagen, er könne ja versuchen, sämtliches Papier aus seinem Arbeitsalltag zu verbannen. Nach wenigen Tagen erreichte mich eine E-Mail von besagtem Studenten. Darin fragte er mich, ob er mir Angebots- und Vertragsentwürfe künftig in einem digitalen Archiv bereitstellen dürften, und ob ich besagte Entwürfe auch dort korrigieren würde – Begründung: Er wolle sein eigenes Büro tatsächlich papierlos gestalten.
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Ich stimmte zu, obwohl ich selbst Entwürfe lieber drucke und auf Papier korrigiere. Vermutlich, weil ich einfach wissen wollte, ob der Versuch der jungen Kollegen erfolgreich sein würde. Ich hatte da nämlich meine Zweifel. Aber vielleicht hatte ich die ja zu Unrecht?
Um mir ein besseres Bild machen zu können, besuchte ich den jungen Kollegen vier Wochen später in seinem Büro. Dort erwartete mich eine erste Überraschung: Wo bei mir Ausdrucke, Zeitschriften und Klebenotizen stehen oder liegen, war bei Michael: nichts. Sogar das große Wandregal war leer bis auf einige CD-ROM-Cases und drei Handbücher. Wie war das möglich?
Er erklärte es mir: "Ich habe mir ein digitales Archiv eingerichtet und meine Unterlagen digitalisiert." Nach Rücksprache mit der IT-Abteilung sei er dazu übergegangen, wichtige Arbeitsunterlagen einzuscannen. Diese legte er in einem hochsicheren Cloud-Dateiarchiv mit End-to-End-Verschlüsselung ab, das bereits viele unserer Mitarbeiter nutzen, um Dateien auf sicherem Wege auszutauschen. Ein Grund hierfür sei die hohe Benutzerfreundlichkeit, erklärte mir Michael: "Mit den entsprechenden Apps habe ich per Tablet und Smartphone jederzeit Zugriff auf unsere Unterlagen."
Digitalisiertes Archiv und automatisierte Ablage
So weit, so beeindruckend - das musste ich einräumen. Aber würde das Einscannen nicht sehr viel Zeit in Anspruch nehmen? Nein, versicherte mir unser Werkstudent, würde es nicht: "Klar, der erste Schwung Papier war etwas viel Handarbeit. Aber jetzt, wo Unterlagen einzeln bei mir eingehen, brauche ich fürs Scannen nicht viel mehr Zeit als fürs Lochen und Abheften." Das Kategorisieren, Indizieren und Benennen der beim Scannen erzeugten PDFs übernimmt in Michaels Büro nämlich eine Software, die ohne zusätzliche Server auskommt.
Alle Notizen automatisch vorsortiert, immer dabei, grundsätzlich im Volltext durchsuchbar - ich kannte die Vorteile der Anwendungen natürlich. Aber sie in meinem unmittelbaren Arbeitsumfeld zu erleben, war dennoch eine neue Erfahrung. Ich arbeite im selben Unternehmen wie Michael, sogar auf demselben Flur. Trotzdem muss ich Unterlagen, die ich unterwegs brauche, in meine Aktentasche packen. Und wenn ich sie durchsuchen will, muss ich blättern. Das stimmte mich nachdenklich - aber nur kurz. Schließlich, dachte ich, dürfte der bei uns übliche Geschäftsalltag der neuen Papierlosigkeit ein schnelles Ende bereiten.
- Papier im Büro
Unternehmenspraxis ist das papierlose Büro noch nicht. Das stellt AIIM in der Studie "Paper Wars 2014" fest, an der 444 Menschen teilgenommen haben. - Bei jedem Fünften steigt die Papiermenge
Die Papierflut ebbt nur langsam ab. 44 Prozent der Befragten beobachten, dass sie weniger mit Papieren und Kopien hantieren. Bei 21 Prozent wird es sogar mehr. - Policys Fehlanzeige
Policys rund um die Reduktion von Papier gehören nicht zum Unternehmensalltag. Umweltschutzrichtlinien werden nur in rund jeder vierten Firma aktiv umgesetzt. - Kein Meeting ohne Papier
Meetings ohne Zettel in der Hand scheinen für mehr als jeden Zweiten undenkbar. Auch die Unterschrift auf Papier ist noch erforderlich. - Mehr oder weniger Papier
In einer weiteren Frage ging es speziell um den Papierbedarf in Geschäftsprozessen. Immerhin fast jeder Zweite gibt an, dieser sinke. - Prozesse rund um's Papier
Insbesondere große Unternehmen bemühen sich darum, Papier in den Geschäftsprozessen zu vermeiden. - Warum Papier unersetzlich ist
Dass nach wie vor so viel Papier kursiert, führen die meisten Befragten auf die Untätigkeit der Firmenleitung zurück. Bei dieser Frage kommt aber auch wieder die Unterschrift auf Papier ins Spiel, ebenso die Vorliebe der Belegschaft für Haptisches. - Treiber für das Scannen
Welche Vorteile bringt Scannen - auch darum geht es in der Studie. Leichteres Suchen und Teilen von Dokumenten wird als wichtigster Vorteil genannt. - Scannen meist ad hoc
Wenn Mitarbeiter Unterlagen scannen, dann meist ad hoc.
Papierlos im Alltag: Erste Eindrücke
Doch ich sollte mich irren. Denn Michael beließ es nicht beim Einrichten der notwendigen Technik - er ging auch noch von Büro zu Büro, um seinen Feldversuch zu erklären. Und er fragte Vorgesetzte und Kollegen ähnlich wie mich, ob diese seine digitale Arbeitsweise unterstützen würden. Zudem verteilte er großzügig Zugangsdaten zu den Projekt-Workspaces seines Archivs. Die überraschende Wirkung: der Papierbestand in den Büros und Regalen von einigen Mitarbeitern auf unserer Etage nahm ab - nur ein wenig zwar, aber erkennbar.
Auch mein Schreibtisch war nach einiger Zeit aufgeräumter als zuvor. Benötigte ich in Kundengesprächen oder internen Besprechungen mit unserem Werkstudenten einen Vertrag oder eine Projektinformation, wurde er in seiner Cloud-Archiv-Struktur meist schneller fündig als ich in meiner Aktentasche - ein Vorteil, an den ich mich schnell gewöhnte.
Batterie leer, dumm gelaufen
Doch der Modus Operandi unseres Studenten hat nicht nur Vorteile. Das Lesen am Bildschirm missfällt mir noch immer. Und obwohl ich mehr als einmal versucht habe Notizen wie Michael per Tablet aufzunehmen, komme ich immer wieder zum selben Schluss: Die Touchscreen-Tastatur ist zumindest für mich kein Ersatz für meinen Füller: zu langsam, zu mühselig und nicht zu gebrauchen, wenn ich gleichzeitig telefonieren will.
Ein weiterer, nicht unerheblicher Nachteil: Wann immer ich mit dem Werkstudenten zu Gesprächen unterwegs bin und wir nur digitale Unterlagen "dabei haben", beschleicht mich die Angst vor dem Daten-GAU. Was, wenn das Archiv mal nicht erreichbar oder kein Endgerät zur Hand sein sollte? Zwar ist das äußerst unwahrscheinlich und selbst im Falle des Falles wäre ich letztlich auch nicht schlimmer dran als zuvor, wenn ich ein bestimmtes Dokument beispielsweise zu Hause vergessen hatte. Trotzdem versichere ich mich jedesmal vor der Abreise, dass wir ausreichend Ladekabel für Notebook, Tablet und Smartphone dabeihaben.
Unlängst ist es uns trotzdem passiert: Wir waren mit Ladekabeln, aber ohne Steckdosenadapter in Großbritannien unterwegs. Weil uns das erst nach Verlassen des Flughafens auffiel, konnten wir auch keinen Stecker mehr beschaffen. Also mussten wir mit einem fast leeren Notebook-Akku in eine Besprechung. Als ich meine vorbereiteten Gesprächsnotizen aus dem digitalen Archiv abrufen wollte, schaltete sich das Gerät ab: Batterie leer, dumm gelaufen. So etwas ist mir mit meinen Papierunterlagen nie passiert.
Fazit: Papierlos ist machbar, aber kein Muss
Trotz dieser weniger guten Erfahrungen kann ich nicht bestreiten: Meinem jungen Kollegen gelingt der Verzicht auf Papier bis heute weitestgehend. Eingehende Unterlagen wandelt er in PDFs um, speichert sie im Archiv oder verschickt sie als E-Mail. Präsentationen zeigt er in Besprechungen nicht nur per Beamer, sondern auch auf dem Tablet. Und auch die täglichen Nachrichten liest er - nach eigener Auskunft -ausschließlich auf dem Tablet-PC.
Deshalb komme ich zu dem Schluss: Papierloses Arbeiten ist wirklich machbar - auch in meinem Geschäftsbereich. Unser Student hat es in seinem Feldversuch bewiesen. Auch wenn er es nicht geschafft hat, alles Papier loszuwerden, die paar Büroprozesse, die noch schriftliche Ausfertigungen und händische Unterschriften erfordern, könnten wir abschaffen - wenn wir wollten. Aber wir müssen nicht, und darüber bin ich letztlich durchaus froh. Denn ich arbeite weiterhin sehr gerne mit Stift, Papier und Haftnotizen. Und ich bleibe, bei aller Technik-Begeisterung, weiterhin "pro Papier". Denn es hat für mich noch immer Vorteile, die ich auf keinen Fall missen möchte. (bw)