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Obwohl IT-Dienstleister sich in ihrer Arbeit voll und ganz auf ihre fachliche Arbeit konzentrieren müssen, begleiten häufig rechtliche Herausforderungen wie Vertragsabschlüsse mit externen und internen Stakeholdern, Datenschutz und andere verbrauchsbezogene Auflagen das Tagesgeschäft. Sie verlangsamen das Wachstum des Kerngeschäfts und verursachen hohe Kosten. Den meisten Beschäftigten fehlen für rechtliche Themen Zeit und Knowhow. Daher haben Unternehmen, die rechtskonform ("compliant") aufgestellt sein möchten, bislang im Kern drei Möglichkeiten: Sie stellen in-House-Juristen an, sie lagern sämtliche rechtliche Aufgaben an eine externe Anwaltskanzlei aus oder sie weisen rechtliche Themen fachfremden Abteilungen zu - etwa der Geschäftsführung.
Alle Optionen haben gemein: Sie sind mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden, der beträchtliche Kosten einfordert - und das häufig für repetitive Grundlagenarbeit. Die hierfür aufgebrachten monetären Ressourcen fehlen wiederum als Investitionen im Kerngeschäft. Smarte Legal-Tech-Lösungen schaffen hier Abhilfe und lösen insbesondere die folgenden Probleme:
Schwindende Ressourcen bei steigendem Aufwand
In Zeiten von Rezession ist es offensichtlich, dass IT-Unternehmen weniger denn je in der Lage sind, kostspielige Dienstleistungen von externen Kanzleien oder In House-Juristen zu finanzieren, ohne gleichzeitig in finanzielle Bredouille zu geraten. Im Gegenteil: Viele Unternehmen suchen Möglichkeiten, bestehende Kosten für rechtliche Themen zu minimieren. Bei gleichzeitig komplexer werdenden regulatorischen Vorgaben stellt sich also die Frage: Wie können Unternehmen die Effizienz und die Qualität im Umgang mit rechtlichen Themen maximieren, ohne die Kosten zu erhöhen?
Zunächst müssen standardisierbare und häufig auftretende rechtliche Themen identifiziert werden, die sich automatisieren lassen. Mit den passenden Tools lassen sich diese Aufgaben effizient an den Stakeholder im Unternehmen delegieren, der mit der jeweiligen Herausforderung konfrontiert ist. Mittels digitaler Anwendungen und der Automatisierung von Vertragsprozessen können alle Beteiligten zusammenarbeiten, also auch jene Teammitglieder, die nicht über besonderes rechtliches Knowhow oder einen entsprechenden Background verfügen. Dementsprechend spezialisierte Softwarehersteller bieten darüber hinaus für komplexere Themen schnellen und vergünstigten Zugang zu ausgewählten Partnerkanzleien an.
Auftragsvakuum und komplexe Regulierungen
Zwei Umstände verschärfen die Lage auf dem IT-Rechtsmarkt momentan besonders. Zum einen kommen auf mehr als 95.000 IT-Unternehmen in Deutschland (April 2022) laut Legal Tribune Online bis 2020 nur 654 Kanzleien, die auf IT-Recht spezialisiert sind. Zum anderen werden rechtliche Vorgaben für den IT-Leistungen stetig komplexer. Besonders für international agierende und schnell skalierende Firmen, birgt dies enorme rechtliche Risiken. In der Folge entsteht ein Vakuum für die Bearbeitung rechtlicher Anliegen insgesamt.
Die Fachkanzleien kommen schlichtweg nicht mehr hinterher und müssen in der knappen Zeit, die ihnen für den jeweiligen Mandanten zur Verfügung steht, häufig noch rechtliche Grundlagenarbeit leisten, statt sich den komplexen Angelegenheiten widmen zu können.
Den Ausweg aus dieser angespannten Lage bietet die umfassende Digitalisierung von rechtlichen Prozessen, sprich die Standardisierung und Automatisierung von allen rechtlichen Angelegenheiten für alle relevanten Jurisdiktionen. Nur die Unternehmen, die in allen operativen Ländern agil auf bestehende und neue rechtliche Anforderungen reagieren können, sind in der Lage, dauerhaft rechtskonform und damit wettbewerbsfähig zu sein.
Betriebsblindheit vermeiden
Bei rechtlichen Themen ist stets zu berücksichtigen, dass alle relevanten Stakeholder zu einem spezifischen rechtlichen Thema involviert sind. Dritte, wie Anwaltskanzleien können tendenziell dazu neigen, sich auf die rechtlichen Wirkungen bestimmter Klauseln zu konzentrieren und dadurch teilweise kritische und vor allem operativ und kommerziell geprägte Aspekte - zum Beispiel die Logistik oder Nutzungsmöglichkeiten von Marken der Gegenpartei - aus dem Auge zu verlieren.
Durch die Optimierung digitaler Workflows lässt sich standardisierbare rechtliche Arbeit auch von Nicht-Juristen meistern. Soll heißen, dass Personen, die unmittelbar im Unternehmen mit dem Problem zu tun haben, ihren eigenen fachlichen Blickwinkel einfließen lassen können. Das ist extrem hilfreich, zeigt doch die Erfahrung, dass Fachleute regelmäßig am besten wissen, welche Tools sie bei ihrer täglichen Arbeit wirklich unterstützen.
Kurzum: Wenn IT-Fachkräfte mithilfe einer All-in-One-Plattform Verträge selbst erstellen können, ist maximale Effektivität garantiert. Anwaltlicher Konsultation bedarf es dann ausschließlich in komplexen Angelegenheiten und die gesparten Kosten stehen für andere Investitionen zur Verfügung.