IP-Telefonie für Baufinanzberater

Anfang 2017 gründeten Günter Kleen, Christian Voß und Marc Schwarzbold ihr eigenes Unternehmen KVS als unabhängige Baufinanzberatung. Ein Unternehmen gründen und gleichzeitig die ersten Kunden bedienen - für IT bleibt da keine Zeit. Also suchten die drei Gründer nach einem Dienstleister, der ihnen ihre komplette Technik aus einer Hand liefert, inklusive Support, zu einem für ein Startup bezahlbaren Preis. KVS entschied sich für IPD Now.

"Irgendwann geht der Spaß verloren", sagt Christian Voß über seinen früheren Job als Baufinanzierungsberater. Voß fuhr im Raum Neumünster zu Kunden, erarbeitete Finanzierungskonzepte und fertigte Antragsunterlagen aus. 60 bis 70 Stunden jede Woche. "Die Freude darüber, dem Kunden zum neuen Heim zu verhelfen bleibt da irgendwann auf der Strecke."

Christian Voß stieg auf die Bremse. Gemeinsam mit zwei Kollegen, Günter Kleen und Marc Schwarzbold, gründete er im April 2017 eine eigene Firma: Die Kleen-Voß-Schwarzbold GmbH & Co.KG - kurz: KVS. Von Neumünster aus berät das Trio weiter bauwillige Kunden mit Finanzierungsbedarf. Allerdings in deutlich niedrigerer Taktrate. "Wir genießen es auch, in einem kleinen, aber feinen Büro mitten in Neumünster zu arbeiten. Ohne Bankatmosphäre", bemerkt Christian Voß.

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Nach wie vor sind die Gründer von KVS aber auch unterwegs, beim Kunden. Oder sie arbeiten von Zuhause aus. "Klar, dass wir uns schon in der Gründungsphase Gedanken über IT machten. Wir wussten: Ohne professionelle Technik geht's nicht."

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Das Trio war es gewohnt, auch außerhalb des Büros zu arbeiten, als säßen sie in der Bank. "Unser früherer Arbeitgeber stellte uns Laptop, Handy und Drucker zur Verfügung. Alles aus einer Hand. Wenn mal etwas nicht funktionierte, konnten wir auf einer Hotline anrufen und erhielten sofort Hilfe. Alle Arbeitsmittel wurden von der zentralen IT gewartet und wir erhielten regelmäßig neue Geräte. Wir mussten uns um nichts kümmern", erinnert sich Christian Voß.

Voß' Compagnon Günter Kleen suchte über Google nach einem Anbieter, der ein ähnliches Leistungsspektrum bietet. "Wir sind fit im Thema Baufinanzierung. Von IT haben wir relativ wenig Ahnung. Und ehrlich gesagt haben wir auch keine Zeit, uns um die IT zu kümmern. Wenn Sie eine Firma gründen, haben Sie den Kopf voll mit tausend anderen Dingen." Kleen stieß auf die Webseite von IPD Now. "Mir war schnell klar: Das ist genau das, was wir suchen."

IT-Gesamtkonzept

Günter Kleen besuchte IP Dynamics, die IT-Spezialisten hinter IPD Now, in ihrem Hamburger Büro. "Wir wussten, dass wir Laptop und Handy für jeden brauchten. Außerdem einen PC und ein Telefon für einen festen Arbeitsplatz im Büro."

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Im Beratungsgespräch mit Marten Krull, Sales Manager für IPD Now, erfuhren die Jungunternehmer von weiteren Möglichkeiten. Über eine Cloud-basierte Dokumentenablage können die Berater von überall auf Kundenunterlagen zugreifen, auch mit dem Kunden in seinem Wohnzimmer. Neben ihren Handys empfahl Marten Krull den Gründern eine IP-basierte Telefonielösung. Eine Telefon-Software läuft auf den Rechnern der drei Gründer. Egal, wo sie gerade arbeiten: Voß und seine Kollegen telefonieren mit einem Headset vom Computer aus. Angezeigt wird die Festnetznummer und Durchwahl des Büros. "Es ist schon seriöser, wenn Sie beim Kunden anrufen und die Vorwahl von Neumünster angezeigt wird, auch wenn ich in meinem Home-Office in Eckernförde, also 50 Kilometer entfernt, arbeite", findet Christian Voß. Das Telefon am festen Arbeitsplatz im Büro ist in den Telefonieverbund integriert.

Zu guter Letzt riet IP Dynamics den Unternehmensgründern zu Office 365. "Das ist aus Wartungsgesichtspunkten das Sinnvollste für KVS, weil man sich nicht mehr um Updates kümmern muss. Und wenn sich die drei an dem festen Arbeitsplatz im Büro einloggen, erhält jeder der drei automatisch seine Arbeitsumgebung", bemerkt Marten Krull.

Zurück vom Beratungsgespräch berichtete Günter Kleen seinen Geschäftspartnern begeistert. "Eine professionelle IT-Versorgung, alles aus einer Hand, inklusive Support rund um die Uhr und dann noch zu einem für uns bezahlbaren Preis - da mussten wir nicht weitersuchen."

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Kunde braucht nur Strom und Internet

Konzept und Angebot von IP Dynamics lagen innerhalb weniger Tage auf dem Tisch. Nach der Auftragsbestätigung gab es noch einige Feinabsprachen. Dann machten sich Marten Krull und sein Team an die Arbeit. "Die meiste Vorlaufzeit brauchen erfahrungsgemäß Telefonanschluss und die Handy-Verträge. Vier Wochen muss man dafür schon rechnen", bemerkt Marten Krull.

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"Der Rest, Laptops, Headsets und Software ist in der Regel innerhalb von zwei Wochen erledigt. In unserem Büro in Hamburg bereiten wir alles soweit wie möglich vor. Dann wird an den Kunden versendet. Oder der Kunde holt seine IT, wie KVS, bei uns ab. Im Büro steckt der Kunde seinen Rechner nur noch an. Den Rest, zum Beispiel Anpassungen an der Software, und eine kleine Einweisung machen wir remote, via Teamviewer."

Gründer sollten frühzeitig mit der IT-Beschaffung beginnen

Die drei Gründer von KVS mussten ein wenig Geduld aufbringen, insgesamt knapp acht Wochen, galt es für IP Dynamics doch noch eine Nuss zu knacken. KVS hatte bereits eine Domain und Webspace gemietet, die von einem anderen Unternehmen betreut werden. "Der Vertrag ist eigentlich nicht mit Office 365 kompatibel. Beim Anlegen der E-Mail-Adressen gab es Probleme. Es hat sehr viele Absprachen gekostet, aber am Ende haben wir alles zum Laufen gebracht", freut sich Marten Krull. Der IT-Profi rät Gründern daher, sich so früh wie möglich um ihre Technik zu kümmern. "Am besten noch während der Bürosuche. Wir haben es auch schon erlebt, dass ein Kunde ein tolles Büro gefunden hatte, dort aber gar kein Breitbandinternet zur Verfügung stand."

Die Gründer von KVS nahmen die Wartezeit gerne in Kauf: "Es ist Gold wert, wenn Sie jemanden haben, der sich auskennt. Genauso ist es bei unseren Kunden ja auch. Uns war wichtig, dass am Ende alles funktioniert. IP Dynamics spricht immer vom 'Klapp-and-Play'-Prinzip - und das ist es wirklich", fasst Christian Voß zusammen.

• Ergebnisse des IP-Telefonie-Projekts bei KVS