Der Philips-Konzern erstellt monatlich zirka 30.000 Gehaltsabrechnungen. Diese Aufgabe bewältigte in der Vergangenheit ein Mainframe-System. Im Laufe der Anpassungen der IT-Landschaft hatte sich die Unternehmensleitung dazu entschlossen, den Bereich Human Resources - wie auch andere Bereiche des Unternehmens - wegen der vielfältigen Möglichkeiten auf SAP R/3 zu migrieren.
Senkung von Kosten und Zeitaufwand
"Durch die Umstellung auf eine Client/Server-basierende ERP-Lösung wuchsen die Datenströme um ein Vielfaches an", erklärt Gerd Jesch-ke, Projekt-Manager bei Origin, dem mit der Implementierung beauftragten Systemhaus. "Daten mussten nicht nur auf verschiedenen Systemen bereitgehalten, sondern darüber hinaus nach bestimmten Vorgaben aufbereitet und ausgegeben werden." Hinzu kam, dass auch das optische Aussehen der Dokumente den Corporate-Identity-Richtlinien von Philips entsprechen muss. Bisher wurden Gehaltsabrechnungen mit Hilfe des Tools AFP direkt vom Mainframe auf elektronische Formulare übertragen und anschließend ausgedruckt.
Unmittelbar nach der Einführung der Client/ Server-Landschaft bastelte sich Philips intern eine Lösung, die sich durch einen kleinen Umweg auszeichnete: Die von SAP R/3 bereitgestellten, sehr umfangreichen Daten wurden mit Hilfe eines selbst entwickelten Tools in selektierten Gruppen per FTP (File Transfer Protocol) wieder an den Mainframe übertragen, dort dann mit viel manuellem Aufwand zusammengeführt, um dann die Daten wie bisher über die elektronischen Formulare auszugeben.
Der personelle Zeitbedarf stieg dadurch auf über einen Manntag an, und das ganze Prozedere musste in der Regel nachts erfolgen. Gedruckt wurde dann im Printcenter von Origin.
Diese Lösung war nicht nur aus Zeit- und Kostengründen auf Dauer untragbar, sondern beinhaltete immer auch ein gewisses Fehlerrisiko wegen der manuellen Arbeiten.
Da kam das Produkt "Formscape" den Mannen von Philips gerade recht: "Diese Lösung bietet eine einfache Möglichkeit zur Steuerung der Datenausgabe in einer vorher definierten Form", erläutert Jeschke seine Entscheidung. Bei der Implementierung des Systems mussten die Spezialisten von Origin die Daten aus R/3 nur ein einziges Mal fest definieren und konvertieren. Der dazu nötige Aufwand betrug einmalig zwei Tage.
Hardware-Investitionen beim Kunden waren nicht erforderlich. Seitdem läuft die Gehaltsabrechnung automatisch, im gewünschten Layout und auf beliebigen, frei wählbaren Druckern.
Die sich dadurch ergebenden Einsparungen kann der Origin-Projektleiter ganz genau beziffern: "Was vorher monatlich einen Manntag an zusätzlicher Arbeit erforderte, läuft heute in zirka einer halben Stunde vollautomatisch ab. Kontrollen der Inhalte erfolgen nun nur noch stichprobenartig."
Verwaltung von beliebigen Output-Fomaten
Formscape bietet eine Schnittstelle zu jeder Art von Datenformat oder -herkunft. Dadurch ist es unerheblich, woher die Informationen für Dokumente selektiert werden. Die Gestaltung eines Dokumentes erfolgt dann in einer gewohnten Windows-Umgebung nach dem "Drag & Drop"-Prinzip. Das heißt, Datenfelder werden einfach per Mausklick dort im Dokument platziert, wo sie im Druck erscheinen sollen. In gleicher Weise können auch Logos und andere grafische Elemente in Druckformulare eingebaut werden.
"Auf diese Weise generieren wir aussagekräftige und optisch ansprechende Dokumente und Formulare mit den gewünschten Inhalten und in den vorgegebenen Layouts", ergänzt Gerd Jeschke. Innerhalb von Formscape ist es ferner möglich, mittels einfacher Steuerzeichen in den Dokumenten das Ausgabemedium zu bestimmen.
So können einzelne Drucker individuell angesteuert werden, inklusive der Wahl von Papierfach und Papiersorte. Gleichzeitig lässt sich eine Kopie des Dokuments an ein Faxgerät weiter versenden.
Außerdem verfügt Formscape über Funktionen zur Steuerung der Dokumentenverwaltung. Dazu gehört auch die Option der Dokumentenarchivierung auf externen Medien. Nach der dauerhaften Speicherung kompletter Dokumente können diese jederzeit mit Hilfe von Indizes wiedergefunden und auf dem gewünschten Drucker herausgegeben werden - ohne das ERP-System zusätzlich zu belasten.
Die Steuerung aller Möglichkeiten der Software erfolgt menügeführt am Bildschirm. Darin liegt nach Aussagen von Origin auch die besondere Stärke von Formscape, weil es nur geringer Programmierkenntnisse bedarf, um Dokumente zu erstellen, zu verwalten und auf Medien wie Druckern oder Faxgeräten, im Internet, via E-Mail oder am Mobiltelefon auszugeben.
Große Datenströme in unternehmensweiten Netzen haben keine Auswirkung auf die Erzeugung des Output. Wurden die Daten einmal für einen bestimmten Prozess extrahiert, dann lassen sie sich für die automatische Erstellung von weiteren Reports oder Dokumenten jederzeit nutzen, ohne dazu ein weiteres Mal die entsprechende Anwendung zu starten.
"Die an uns gestellten Zertifizierungsanforderungen waren besonders hoch angesiedelt", erinnert sich Jeschke. Damit wollte Formscape wohl sicherstellen, dass der Vertriebspartner auch komplexe Aufgaben lösen kann.
Hohe Anforderungen an Partner
Zur Erlangung des Zertifikats müssen die Systemspezialisten nicht nur einen Multiple-Choice-Test bestehen, sondern außerdem auch konkrete Aufgaben aus dem internationalen Bereich eigenständig lösen. Für Origin hat sich diese Mühe jedenfalls gelohnt:
Außer bei Philips setzt der Dienstleister Formscape bei sechs weiteren Kunden ein. Und Jeschke ist von der Einfachheit der Implementierung und der Flexibilität der Anwendung nach wie vor überzeugt. In der neuesten Version geht Formscape neue Wege im Bereich des mobilen E-Commerce (M-Commerce). Dabei wird das Mobiltelefon zum Zahlungsmittel. Hierfür benötigt aber der Handel eine intelligente Steuerung von Dokumenten-Outputs.
*Stephan Gursky ist freier Journalist in Frankfurt.
VAR-Portrait
Firmenname: Origin Deutschland GmbH
Adresse: Billstrasse 80
20539 Hamburg
Tel.: 0 40/788 62-00, Fax: 0 40/788 63 45
www.origin-it.de
Ansprechpartner: Gerd Jeschke, Projekt-Manager
Dienstleistungsportfolio: IT-Dienstleistungen: ERP-Implementierung, Outsourcing von Managed Services und Individuallösungen, E-Commerce-Dienste, Rechenzentrumsleistungen, Betrieb von Print-Centern
Zielgruppe: große internationale und mittelständische deutsche Unternehmen
Gründungsjahr: 1980
Mitarbeiter: 17.000 davon 1.000 in Deutschland
Konzernumsatz weltweit: 2,8 Milliarden Euro (nach dem Zusammenschluss mit Atos)
Referenzkunden: Akzo Nobel, ICI, Lucent Technologies, Philip Morris, Philips, Procter & Gamble, Shell, Unilever
Beteiligungen: 98-prozentige Tochter von Philips
Kundenportait
Firmenname: Philips GmbH
Adresse: Steindamm 94
20099 Hamburg
www.philips.de
Tel.: 0 40/28 99-0
Fax: 0 40/28 99-29 71
Produktportfolio: Elektrogeräte, PC-Zubehör, Consumer-Elektronik
Gründungsjahr: 1926
Mitarbeiter: 13.000
Umsatz: 2,4 Milliarden Euro (1999)
Anbieterportrait
Firmenname: Formscape GmbH
Adresse: Weißenburgring 7
35451 Pohlheim bei Gießen
Tel.: 0 64 04/91 05-0
Fax: 0 64 04/91 05-459
E-Mail: info-ger@formscape.com
www.formscape.de
Ansprechpartner: Peter Czwalina, Geschäftsführer
Produktportfolio: Output-Management-Software
Grüdungsdatum: Anfang Mai 2000
Mitarbeiter: 16 (weltweit 150)
Konzernumsatz weltw.: 17,5 Millionen Dollar (1999)
Referenzpartner: Abas, Atos GmbH, AL/Data, Bäurer AG, Betz und Oerter, BTB, Compunet, DSS, Icon, Koms, M+S, Microwi, Novis, Origin, PP 2000, Printec, Printcom, RR Engineering, Schneider & Partner, SIC, Syseca, Webasto, ZS Computer Services
Referenzkunden: Philips, ISA, Herman Voss, Deutsche Telekom, Müller Milch, Kommunen und Stadtverwaltungen, BMW, Siemens, Thyssen, Samsung, BASF, Pitney Bowes
Solution Snapshot
Kunde: Philips Deutschland GmbH
Problemstellung: Der Bereich Human Resources wurde von einem Mainframe-System auf SAP R/3 migriert, dadurch stiegen die Datenströme um ein Vielfaches an. Monatlich müssen dort über 30.000 Gehaltsabrechnungen - den CI-Vorgaben entsprechend - ausgedruckt werden Lösung: Formscape, Software zum fürs Output-Management
VAR: Origin
Wie kam der Kontakt zustande? auf einer Messe, zwischen dem derzeitigen Geschäftsführer bei Formscape, Peter Czwalina und einem Systemprogrammierer bei Origin
Zeitraum Erstkontakt bis Vertragsabschluss: zirka drei Jahre
Implementierungsdauer: zwei Tage
Service- u. Wartungsverträge: ein Jahr gültig, werden automatisch verlängert, beinhalten die Zertifizierung für Formscape
Benefit für Kunden: Kosteneinsparung beim Druck von Gehaltsabrechnungen, Verringerung des Zeitaufwands von einem Tag auf eine halbe Stunden, manuelle Arbeiten entfallen
Benefit für VAR: Philips als Referenzkunde für das Produkt Formscape, sechs weitere Kunden kamen hinzu