Auf der CeBIT hat die ELO GmbH ihr neues Dokumenten-Management-System ELOoffice 9.0 vorgestellt. Bei der Entwicklung dieser DMS-/Archiv-Einstiegssoftware legte der Hersteller großen Wert auf verbesserte Benutzerfreundlichkeit. Der Freigabe der endgültigen Version von "ELOoffice 9.0" gingen zahlreiche Tests mit potentiellen Anwendern voraus. Aufgrund der darin gesammelten Erfahrungen hat ELO die Benutzeroberfläche der Archivsoftware komplett überarbeitet, um User bei ihren Routinetätigkeiten im DMS-Umfeld zu entlasten. Beim Design der neuen GUI hat sich ELO an Microsofts Ribbon-Technologie (bekannt aus Office 2007) angelehnt.

In der neuen Multifunktionsleiste von ELOoffice 9.0 finden sich nunmehr die am häufigsten benötigte Funktionen und Befehle, auch die Menüstruktur hat der Hersteller vereinfacht. Neu hinzugekommen sind Funktionen wie "Haftnotizen" und "Stempel" und den Workflow transparenter zu gestalten. Denn gerade der Arbeitsablauf im Rechnungs- und Vertragswesen bringt es mit sich, dass in der Regel mehrere Kollegen an demselben Dokument arbeiten.

Mit ELOoffice 9.0 können Sachbearbeiter diese Dokumente elektronisch mit Haftnotizen versehen und diese entsprechend kommentieren. So lassen sich beispielsweise Standardstempel wie "Eingang", "Weitergeleitet" oder "Gebucht" auf einem Dokument aufbringen. Bestimmte Stellen im Dokument lassen sich mit digitalen Textmarker farblich hervorheben.

Mit der integrierten Barcode-Lösung können eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge einfach gescannt, automatisch verschlagwortet und archiviert werden. Hierzu markiert der Anwender die hierfür zu erfassenden entscheidenden Zonen auf dem Dokument elektronisch. Das vereinfacht die Verschlagwortung und beschleunigt den Scan- und Ablageprozess. (rw)