Seit der Version 2007 ist das Textverarbeitungsprogram Microsoft Word in der Lage, aus einem Dokument eine pdf-Datei zu erzeugen. "Word to pdf" ist damit ohne jegliche Zusatzanwendung möglich. In Microsoft Word können Sie sowohl ein bereits vorhandenes Dokument als auch ein neu erfasstes Dokument in das pdf-Format umwandeln.
Foto: Susanne Kowalski
Liegt das Dokument bereits vor, öffnen Sie es zunächst über Datei / Öffnen. Um das Word-Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, wählen Sie Datei / Speichern unter. Entscheiden Sie sich zunächst für den Ordner, in dem Sie die PDF-Datei sichern wollen. Klicken Sie auf den Pfeil im Feld Dateityp und anschließend auf pdf. Über die Schaltfläche Speichern schließen Sie den Vorgang ab. Anschließend existiert das Dokument in zweifacher Ausfertigung, als Word-Dokument mit der Endung .docx und im pdf-Format.
Neuen Word-Text im PDF-Format sichern
Liegt der Text noch nicht vor, öffnen Sie in Word über Datei / Neu / Leeres Dokument ein neues Dokument. Erfassen und gestalten Sie den Text nach Bedarf. Die weitere "Word to pdf"-Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Konvertierung eines bereits vorhandenen Dokuments. Das heißt, Sie wählen Datei / Speichern unter, stellen den gewünschten Speicherort und als Dateityp den Eintrag pdf ein.
Nach einem Klick auf Speichern steht das Dokument ausschließlich als PDF-Datei zur Verfügung. Hier sei Folgendes angemerkt: Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, sollten Sie das Dokument zusätzlich im Word-Format .docx sichern. Spätere Änderungen am Dokument sind dann wesentlich unkomplizierter durchzuführen.
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Tipp: Das Konvertieren ist analog auch in Microsoft Excel und PowerPoint über Datei / Speichern unter möglich. Beinhaltet eine Excel-Arbeitsmappe mehrere Tabellenarbeitsblätter, wird das aktuell ausgewählte Tabellenarbeitsblatt zur PDF-Datei. In Power Point wird für jede Folie eine eigene Seite im PDF-Dokument angelegt.
Word-Dokument mit Zamzar konvertieren
Im Internet stehen verschiedene kostenlose Online-Converter zur Verfügung, die die Konvertierung in das PDF-Format ebenfalls ermöglichen. Unter www.zamzar.com erfolgt die Umwandlung "Word to pdf" übersichtlich in vier Schritten. Einfach die Webseite aufrufen und los geht`s.
Unter Step 1 klicken Sie auf Choose Files. Sie gelangen in das Fenster Öffnen. Dort wählen Sie den Ordner mit der zu konvertierenden Word-Datei aus. Klicken Sie nacheinander auf das gewünschte Dokument und die Schaltfläche Öffnen. Im nächsten Schritt, Step 2, klicken Sie auf den Pfeil des Auswahlfeldes und entscheiden sich dort, für das Format, in das konvertiert werden soll, hier, pdf. Step 3 verlangt die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse, die Sie in das vorgesehene Feld eintippen. Durch einen Klick auf Convert im Feld Step 4 starten Sie den Konvertierungsvorgang. Danach wird es umständlich.
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Nach ein bis zwei Minuten erhalten Sie eine Mail mit einem Link, der Sie zu der umgewandelten Datei führt. Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Mail und folgen Sie dem angegebenen Link. Auf der folgenden Seite klicken Sie auf die Schaltfläche Download now. Im unteren Bereich des Bildschirms erscheint ein grauer Kasten mit der Frage, wie Sie mit dem Dokument verfahren möchten. Sie können die pdf-Datei wahlweise durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche öffnen, speichern bzw. den Vorgang abbrechen.
Wenn Sie sich für Speichern entscheiden, ändert sich die Schaltfläche Speichern in die Schaltfläche Öffnen. Durch einen Klick auf Öffnen gelangen Sie direkt in den Download-Ordner, in dem Zamzar das pdf-Dokument abgelegt hat. Jetzt existieren zwei Dateien auf Ihrem Rechner, das ursprüngliche Word-Dokument und das zusätzliche Pdf-Dokument.
Word-Dokument in Online2.pdf umwandeln
Wer seine E-Mail-Adresse nicht hinterlegen möchte oder mehrere Word-Dokumente gleichzeitig umwandeln will, arbeitet mit Online2.pdf. Der Service ist ebenfalls kostenlos. Das Webangebot erreichen Sie über den Link www.online2pdf.com/de/. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Datei auswählen. Sie gelangen in den Öffnen-Dialog.
Hier wählen Sie zunächst den Ordner aus, in dem sich die zu konvertierende Word-Datei befindet. Beachten Sie die Größenbegrenzungen. Eine einzelne Datei darf 100 MB nicht überschreiten. Werden mehrere Dateien gleichzeitig umgewandelt liegt die Höchstgrenze bei 150 MB. Führen Sie einen Doppelklick auf der gewünschten Word-Datei aus. Der Dateiname wird jetzt neben 1. Datei angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Auswahl noch einmal zu ändern bzw. weitere Dateien hinzuzufügen. Wenn Sie die korrekte Datei bzw. die korrekten Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren.
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Der Umwandlungsprozess "Word to pdf" wird gestartet. Das Word-Dokument wird in ein PDF-Dokument konvertiert und automatisch in Ihrem Download-Ordner abgelegt. Von dort können Sie die PDF-Datei jederzeit öffnen. Neben dem ursprünglichen Word-Dokument steht Ihnen ab sofort das neue Pdf-Dokument zur Verfügung.
Hinweis: Bei Online-Convertern muss man sich darüber im Klaren sein, dass die Dokumente auf fremden Servern laden. Der Anwender selber hat keinen Einfluss darauf, ob bzw. wann die Dateien gelöscht werden. Deshalb empfiehlt es sich, bei vertraulichen Dokumenten, sicherheitshalber einen anderen Konvertierungsweg zu wählen.
Freeware doPDF
Wer Vorbehalte gegen eine Online-Konvertierung hat, kann sich Freeware wie beispielsweise doPDF auf seinen Rechner laden. Das Tool können Sie unter www.dopdf.com/de downloaden. Streng genommen handelt es sich bei doPDF um einen virtuellen Druckertreiber. Das gewünschte Dokument lässt sich über einen Druckbefehl verschiedener Anwendungsprogramme als PDF-Dokument speichern. Außerdem können Sie doPDF separat starten.
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Im zugehörigen Fenster müssen Sie lediglich die gewünschte Datei auswählen. Nach einem Klick auf Durchsuchen markieren Sie das zu konvertierende Dokument. Über Erstellen wird der Umwandlungsprozess gestartet. Beim ersten Einsatz von doPDF werden Sie u. U. darauf hingewiesen, dass der ausgewählte Drucker als Standarddrucker hinterlegt sein sollte. Um die Meldung künftig abzuschalten, haken Sie das Kontrollkästen Fragen Sie nicht mehr nach ab.
Verlassen Sie das Fenster über OK. Sie erreichen den Dialog pdf speichern. Dort schlägt doPDF einen Speicherort für das Dokument im PDF-Format vor, den Sie jedoch problemlos ändern können. Nach einem Klick auf OK wird die PDF-Datei in dem gewünschten Ordner abgelegt.
PDF 24 Creator
Der ebenfalls kostenlose "PDF24 Creator" ist ein recht umfassendes Werkzeug, das neben einer reinen Umwandlung von Fremdformaten in pdf zahlreiche Zusatzfunktionen wie z. B. Passwortschutz oder Signieren von Dokumenten zur Verfügung stellt. Es ist für alle Anwender die richtige Wahl, die einen umfangreicheren Bedarf als das einfache "Word to pdf" haben.
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Sie können das Tool über den Link https://de.pdf24.org/pdf-creator-download.html auf Ihren Rechner laden und dort installieren. Zum "einfachen" Konvertieren eines Word-Dokuments starten Sie das Tool. Entscheiden Sie sich im Start-Fenster pdf 24 Launcher für PDF Creator. Sie erreichen das gleichnamige Fenster. Dort markieren Sie die umzuwandelnde Datei und ziehen das Dokument mit gedrückter linker Maustaste in den freien schwarzen Bereich.
Wählen Sie Datei / Speichern. Die vorgeschlagenen Einstellungen im folgenden Fenster Formatierungsoptionen können Sie in der Regel übernehmen. Über Weiter erreichen Sie das Fenster Speichern unter. Dort haben Sie die Möglichkeit Einfluss auf den Namen der Datei und den Speicherort zu nehmen. Schließen Sie den Vorgang durch einen Klick auf Speichern ab.
Fazit
Mit denen in diesem Workshop vorgestellten "Word to pdf-Alternativen" haben wir insgesamt gute Ergebnisse erzielt. Dabei wurden auch Word-Dokumente mit Grafiken getestet.
Neben Freeware gibt es verschiedene kostenpflichtige Software auf dem Markt. Die Programme stellen in der Regel weiterführende Funktionen zur Verfügung. Welcher Anwender diese benötigt, kann man nicht pauschal beantworten. Für die meisten Konvertierungsvorgänge dürften die kostenlosen Alternativen ausreichen. (hal)
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