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Bitte nicht falsch verstehen: Eine Unified Communication and Collaboration (UCC)-Strategie zu haben, ist eine hervorragende Idee. Wenn im Unternehmen unterschiedlichste Kommunikationskanäle und Kooperationsformen vernetzt sind und Beschäftigte sie bedarfs- und situationsgerecht nutzen können, ist das der richtige Weg, um die Effizienz und Produktivität im Unternehmen deutlich zu steigern. Jede:r im Team wird schneller erreichbar, Echtzeit-Benachrichtigungen gestatten denkbar rasche Reaktionen, die Zusammenarbeit im Team wird optimiert. In einem modernen Arbeitsumfeld ist eine UCC-Strategie daher unverzichtbar.
Adressbücher selbst pflegen?
Nur: Was ist mit den mobilen Endgeräten? Was ist mit Smartphones und Tablets? Sind sie wirklich schon so in die üblichen UCC-Konzepte integriert, wie es angesichts der wachsenden Bedeutung von mobilem und Out-of-Office-Arbeiten nötig wäre? In den meisten Fällen lautet die Antwort darauf: nein. Ein Grund dafür sind beispielsweise die überwiegend noch manuell gepflegten Adressbücher auf den Mobile Devices. Deren Pflege ist unverzichtbar, aber manuell auch sehr aufwendig. Zu aufwendig.
Warum sind aktuelle Adressbücher so wichtig? Auch auf ihren mobilen Endgeräten benötigen die Mitarbeitenden aktuelle, vollständige und korrekte Daten ihrer beruflichen Kontakte. Dies schließt Telefonnummern, E-Mail-Adressen und die Unternehmenszugehörigkeit eines Kontaktes ein und bei internen Kontakten auch die Abteilungszugehörigkeit und die Namen des oder der Vorgesetzten. Bei Telefonanrufen ist es ohnehin wichtig, sofort zu wissen, wer da klingelt - dabei kann eine automatische Anruferkennung helfen. Und wenn der Kollege, den man dringend erreichen will, krank oder im Urlaub ist und man stattdessen schnell die Abteilungsleitung kontaktieren muss, geht das nur, wenn man auch deren Kontaktdaten im Adressbuch findet.
Die Global Adress List automatisch synchronisieren
Wenn die benötigten Kontaktdaten im mobilen Adressbuch entweder gar nicht verfügbar sind oder schlicht veraltet, stehen viele Mitarbeitende häufig vor einem Problem. Hier zeigt sich: Je größer die eigene Organisation, desto mühseliger jeder Versuch einer manuellen Pflege. Dieses Hindernis wird letztlich nur durch eine automatische Pflege und Synchronisierung der Adressdaten auf den mobilen Endgeräten ausgeräumt. Vom iPhone bis zum Android-Tablet: Es braucht eine automatisierte Synchronisierung der Global Address List des Unternehmens, inklusive aller relevanten Kontaktdetails. Dieser Aspekt sollte in einer UCC-Strategie auf keinen Fall fehlen.
Die gute Nachricht ist, dass es heute schon Tools gibt, die das Problem lösen und sich einfach per Unified Endpoint Management (UEM)-System auf iOS-, iPadOS- und Android-Devices ausrollen lassen. Sie synchronisieren dann regelmäßig alle aktuellen Kontaktdaten etwa aus Microsoft Azure oder Exchange oder auch dem CRM-System und legen sie verschlüsselt auf dem Mobile Device ab. Ohne solch eine Automatisierung müssten alle Beschäftigten in ihrem Arbeitsalltag die Zeit finden, ihre Adresslisten kontinuierlich selbst zu pflegen. Da das jedoch zu selten passiert, sollten Unternehmen das Thema in ihrer UCC-Strategie unbedingt berücksichtigen. Sonst können die UCC-Bemühungen im Unternehmen - zumindest, wenn es um die mobile Kommunikation der Mitarbeitenden geht - scheitern.
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