Den Helfern helfen: Lintra schafft einheitliche Office365-Plattform für die Malteser

Ihre Hilfe wird oftmals nicht ausreichend gewürdigt: Die unzähligen freiwilligen und ehrenamtlichen Helfer, die sich tagtäglich beispielsweise bei den Maltesern engagieren. Damit die 48.000 Ehrenamtler der Malteser sich nicht auch noch Gedanken über die Organisation von Dienstplänen oder den reibungslosen Austausch von Daten machen müssen, hat die Lintra Solutions GmbH mit dem Technologiepartner des Malteser Hilfsdienstes, SoCura GmbH, das Projekt "TeamSuite 2.0" initiiert. Mit diesem Projekt bewirbt sich die Lintra um den Best-in-Cloud-Award in der Kategorie "Software-as-a-Service".

Das Einsatzszenario

Die dezentrale Gliederungs-Struktur des Malteser Hilfsdienstes stellte eine große Herausforderung an die IT-Organisation des Vereins dar, da an den über 700 Standorten kein einheitliches System zur Informationssteuerung und Einsatzplanung der insgesamt etwa 48.000 ehrenamtlichen Malteser eingesetzt wurde.Diese Prozesse mussten zeitaufwändig manuell (an einigen Malteser-Standorten über eine selbstentwickelte PHP-Lösung) erledigt werden.

Aus diesem Grund kam der Ruf nach einer professionellen Lösung auch direkt aus dem Kreis der ehrenamtlichen Helfer. Die SoCura GmbH als IT-Partner der Malteser stellte zur Umsetzung ihr professionelles Projektmanagement und IT-Know-how bereit, während Lintra mit der technischen Umsetzung der TeamSuite 2.0 beauftragt wurde. So konnte den ehrenamtlichen Helfern des Malteser Hilfsdienstes eine SaaS-Lösung für grundlegende Arbeitsprozesse in den jeweiligen Gliederungen der Organisation zur Verfügung gestellt werden - zu jeder Zeit, an jedem Ort, einfach, effektiv und sicher. Nach Angaben des Anbieters stellt die TeamSuite 2.0 derzeit eines der weltweit größten Office365-Projekte dar.

Die Cloud-Lösung

Der Grundgedanke hinter dem Projekt TeamSuite 2.0 für die Malteser ist es, den einzelnen Gliederungen der Organisation ein einheitliches webbasiertes Tool zum Management der Dienste zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören unter anderem die Personaldaten der ehrenamtlichen Helfer (inkl. Qualifikation, Ausrüstung und so weiter), Dienst-Zeiten und Termine, die Materialverwaltung innerhalb der einzelnen Standorte sowie das Sitzungs- und Dokumentenmanagement.

Technologisch setzt die Malteser TeamSuite 2.0 auf Microsofts Office365 auf. Viele Anforderungen an die Datenbank ließen sich zudem mit Standardfunktionalitäten von SharePoint abbilden.

Die größte Herausforderung abseits der üblichen Stolpersteine wie Load-Balancing oder Skalierbarkeit war die Tatsache, dass in das TeamSuite-Projekt gleich vier Partner involviert waren: Microsoft als Betreiber, Lintra als Partner für die Entwicklung und Bereitstellung der TeamSuite 2.0, SoCura als zuständiger Partner für die fachliche Projektleitung sowie am Ende die ehrenamtliche Helfer als Endanwender der neuen Lösung. Zudem mussten die meisten Daten wie Termine oder Personaldaten händisch migriert werden, da diese nur in Papierform vorlagen. Die Sicherheit der eingespielten Daten wurde durch folgende Maßnahmen realisiert:

• Überwachte Rechenzentren

• Logische Trennung von Mandantendaten

• Administrativer Zugriff auf Office 365, gesteuert von einem rollenbasierten Zugriffssteuerungsverfahren (RBAC)

• Trennung des internen Rechenzentrumsnetzwerks vom externen Netzwerk sowie Verschlüsselung der Daten, die über die Netzwerke übertragen werden

• Verschlüsselung von E-Mail-Daten im Ruhezustand mit BitLocker und SSL/TLS-Verschlüsselung der Daten bei Übertragung

• Anwendungen, die nach Maßgabe des Microsoft SDL entwickelt werden

Über weitere Microsoft-Dienste wie Exchange oder Lync wird die TeamSuite 2.0 bei den Maltesern auch zur Kommunikationsplattform innerhalb der Organisation und zwischen den einzelnen Abteilungen.

Der Business-Nutzen

Einen finanziellen Business-Vorteil gab es durch die Einführung der TeamSuite 2.0 nicht. Als Lösung für eine caritative Einrichtung war das auch nicht der primäre Fokus. Vielmehr geht es darum, den ehrenamtlichen Mitarbeitern so viel organisatorischen Aufwand wie irgend möglich abzunehmen und die Organisation als Ganzes zu stärken. Aus diesem Grund plant die SoCura GmbH auch, künftig die TeamSuite als Lizenzprodukt an andere soziale Einrichtungen weiterzugeben und so ein neues zusätzliches Geschäftsmodell aufzusetzen.