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Es mag zynisch klingen, aber vermutlich haben wir es dem Coronavirus zu verdanken, wenn es nun in Sachen Digitalisierung mit Themen wie virtuelle Meetings, E-Learning oder möglicherweise sogar Telemedizin vorangeht. Zumindest was das Arbeiten von Zuhause anbelangt, brachen in den letzen Monaten alle Dämme und selbst die eingeschworensten Telearbeit-Gegner schicken ihre Mitarbeiter - soweit es die Tätigkeit zulässt - ins Home Office.
Wobei es sich in den meisten Fällen streng genommen nicht um Home Office, sondern um Mobiles Arbeiten handelt. Der größte Unterschied ist dabei, dass für Heim- oder Telearbeit die Arbeitsstättenverordnung mit zahlreichen Vorschriften gilt, während beim Mobilen Arbeiten relativ wenig geregelt ist und damit der Arbeitnehmer stärker in die (Mit-)Verantwortung gezogen wird. Ein richtiges Home Office kann man nicht mal eben umsetzen, Arbeiten von Zuhause im Prinzip schon. In Zusammenarbeit mit HP sagen wir Ihnen, was Sie beim Einrichten eines Home-Office-Arbeitsplatzes beachten sollten.
Home Office einrichten: Die passende Hardware
Nichtsdestotrotz sollten Mitarbeiter nicht allzu sehr improvisieren, da aktuell niemand weiß, über welchen Zeitraum die "vorübergehende" Home-Office-Lösung der Standard-Arbeitsplatz sein wird. Und es macht einen großen Unterschied, ob man mal eben ein paar Mails beantworten muss oder täglich acht Stunden seiner normalen Bürotätigkeit nachkommt.
Wie gut Sie mit der Arbeit im Home Office zurechtkommen, hängt stark von dessen Einrichtung ab. So scheidet allein aus ergonomischen Gründen das Sofa im Wohnzimmer als Heimarbeitsplatz wohl aus. Stattdessen sollte man sich - soweit verfügbar - ein helles Arbeitszimmer mit Schreibtisch und einem in der Höhe verstellbaren Bürostuhl einrichten.
Dabei empfiehlt sich, dass die Blickrichtung am Arbeitsplatz parallel zur Fensterfront verläuft. Das bedeutet, dass Tageslicht nur seitlich auf den Monitor fallen kann. Ein Fenster - und damit Tageslicht - im Rücken des Nutzers sorgt dagegen für ungewollte Lichtreflexe, ein Fenster hinter dem Monitor - in Blickrichtung - wiederum kann sich bei längerem Arbeiten aufgrund von unterschiedlichen Helligkeitswerten störend für den Nutzer auswirken und eine schnellere Ermüdung der Augen nach sich ziehen.
Bei der technischen Ausstattung sind die Möglichkeiten nach oben offen. Ein aufgeklapptes Notebook stellt dabei die absolute Mindestausstattung dar. Besser arbeitet es sich definitiv mit einem oder mehreren externen Monitoren, idealerweise ab einer Bildschirmdiagonale von 24 Zoll. Auch eine externe Maus und Tastatur sind nicht zu unterschätzen - sie vermeiden Haltungsprobleme des Nutzers und verbessern die Ergonomie.
Nicht vergessen sollte man auch ein Headset - idealerweise mit Noise Cancelling. Damit werden Nebengeräusche minimiert, die Verständlichkeit der Unterhaltung bei Telefonaten verbessert und die Ablenkung und möglicher Stress durch Lärm reduziert. Für Videokonferenzen empfiehlt sich zudem eine Webcam anstelle der im Notebook verbauten Kamera.
Arbeitsplatz Zuhause: Kein rechtsfreier Raum
Soviel zur Hardware-Wunschliste. Unternehmen und Mitarbeiter müssen allerdings beachten, dass das Home Office kein rechtsfreier Raum ist, sondern auch hier interne Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Vorschriften einzuhalten sind. Dabei lässt sich die im Rahmen der DSGVO vorgeschriebene Trennung von privaten und beruflichen Daten am besten mit vom Arbeitgeber gestellten Endgeräten umsetzen - die dann auch nur zu beruflichen Zwecken genutzt werden.
Die Verwendung von privaten Geräten im Home Office ist - bedingt - auch möglich, da viele Dienste mittlerweile aus der Cloud bereitgestellt werden oder sich über den Browser ansteuern lassen, ohne dass berufliche Daten auf der Festplatte gespeichert werden. Klassische Beispiele dafür sind Googles G-Suite oder Microsoft Office 365 mit der Möglichkeit, die Daten in der Cloud abzulegen. Wo Unternehmen dies nicht gestatten, weil mit sehr sensiblen Daten gearbeitet wird, etwa im Fall von Banken, Versicherungen oder Anwaltskanzleien, ermöglichen UEM-Container oder Remote Desktop Tools wie Teamviewer, LogMeIn oder Citrix den Zugriff auf den Bürorechner (oder interne Rechnerinstanzen) von Zuhause aus.
Home-Office-Sicherheit: Nach außen und innen
Während die Sicherheit der Verbindungen bei diesen Remote-Zugriffen bereits integriert ist, muss das Unternehmen sonst per VPN-Verbindung den sicheren Datentransfer vom Home Office aus gewährleisten. Aber auch der Mitarbeiter ist gefordert: Er muss sicherstellen, dass außer ihm niemand Zugang zu den verwendeten Endgeräten erhält. Außerdem dürfen Passwörter nicht an Dritte weitergegeben werden oder fahrlässig leicht zugänglich aufbewahrt werden. Antivirus Software und Co. sind auf dem PC ohnehin ein Muss und sollten hier nicht extra erwähnt werden müssen.
Auch bei der Softwareausstattung müssen ein paar Sicherheitsvorschriften für die Heimarbeit beachtet werden. So sollte das Betriebssystem des Rechners auf dem aktuellen Stand sein und vom Hersteller noch mit Security Updates versorgt werden. Außerdem darf der Mitarbeiter aus Sicherheits- und Compliance-Gründen nicht einfach Software seiner Wahl installieren und nutzen, sondern muss dies mit der IT-Abteilung abstimmen. Diese wiederum hält idealerweise einen Katalog an zulässiger und lizensierter Software bereit, um eine Schatten-IT im Home Office zu vermeiden. Generell zahlt es sich hier aus, wenn das Unternehmen in Hinblick auf die DSGVO seine Hausaufgaben gemacht hat.
Heimarbeit: Kommunikation sicherstellen
Neben den für die regelmäßige Arbeit genutzten Programmen sollte auch eine videofähige Lösung für die Kommunikation im Team sowie mit Partnern und Kunden dazugehören. Einen Überblick über die wichtigsten Produkte für Videokonferenzen finden Sie hier. Viele der Anbieter haben aufgrund der aktuellen Situation kostenlose Versionen im Programm oder bieten Sonderkonditionen.
Voraussetzung für die Nutzung ist allerdings eine ausreichende Bandbreite. Interne Tests haben gezeigt, dass insbesondere die Upload-Geschwindigkeit einer normalen DSL-Verbindung fast nicht ausreicht. Für die Kommunikation sollte man zudem - wie auch im Büro - bestimmte Kanäle festlegen, wobei auch der Small Talk nicht zu kurz kommen sollte.
Home-Office-Koller vermeiden
Rein technisch betrachtet, stellt die Arbeit im Home Office keine größere Herausforderung dar. Schwieriger ist es, die weichen Faktoren in den Griff zu bekommen, insbesondere, wenn das Büro zuhause nicht nur tageweise genutzt wird, sondern wie aktuell über einen längeren Zeitraum. Um hier als Mitarbeiter keinen Home-Office-Koller zu bekommen oder sich zu isolieren, muss man die Kommunikation zum Team aufrechterhalten, regelmäßig Pausen machen und letztendlich nach Feierabend auch tatsächlich abschalten können - und damit sind nicht nur Rechner und Smartphone gemeint.
Der Arbeitgeber wiederum ist gefordert, die Produktivität seiner Mitarbeiter nicht in Frage zu stellen, sondern vielmehr zu fördern. Wer damit ein Problem hat: Planungs-Tools und regelmäßige virtuelle Kontakte sowie die Festlegung einer Präsenzzeit können dabei helfen, das Vertrauen in die Mitarbeiter zu festigen.