Jeder kennt Studien, wonach Videokonferenzen und Web-Meetings die Produktivität erhöhen und wie unverzichtbar sie für die moderne Arbeitswelt sind, in der Teams aus zahlreichen Standorten zusammenarbeiten. Auch wie elegant sich damit Kollegen aus dem Homeoffice oder Spezialisten von unterwegs einbeziehen lassen und welche Mehrwerte das schafft, wissen wir alle. Dennoch fragen wir uns, was wir falsch machen, dass sich ausgerechnet bei unserem Unternehmen immer die Hälfte der Meeting-Teilnehmer zu spät einwählt, schon wieder früher abmeldet oder warum trotz wichtigen Themen alle langatmig um den heißen Brei herum reden und am Ende jeder Teilnehmer ein anderes Fazit mitnimmt.
Foto: Fuze Communications Index
Antworten auf solche Fragen gibt der Fuze Communications Index. Es handelt sich dabei um eine Auswertung des UCaaS-Anbieters (Unified-Communication-as-a-Service) Fuze, für die Metadaten zur Nutzung seiner Plattform durch die Anwender aus dem Jahre 2018 untersucht und zusätzlich Charakteristiken von Telefonaten, Nachrichten und Meetings von Fuze-Nutzern aus drei Monaten analysiert wurden (Dezember 2018 bis Februar 2019).
In die Untersuchung flossen Daten von Nutzern aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Spanien, Italien, Dänemark, Schweden, Norwegen sowie Indien, den USA, Kanada und Australien ein. Sie lässt damit auch Rückschlüsse auf unterschiedliche Gewohnheiten bei Web-Meetings in den einzelnen Ländern und im interkulturellen Kontext zu.
Notebook als Endgerät bei Videokonferenzen am beliebtesten
Gemeinsam haben Nutzer in allen Ländern, dass sie das Notebook als Endgerät bei Videokonferenzen und Web-Meetings bevorzugen. Die Werte dafür liegen in Deutschland bei 91 Prozent, in vielen anderen Ländern sogar noch höher. Ausnahmen sind lediglich Australien (74 Prozent), Großbritannien (82 Prozent) und USA (85 Prozent). Dort hat das Smartphone als zweithäufigst genutztes Endgerät für Videokonferenzen und Web-Meetings noch eine gewisse Bedeutung. In Deutschland kamen Smartphones in sieben Prozent der Fälle zum Einsatz. Tablets und Festnetz spielen keine Rolle. Einzige Ausnahme ist auch hier Australien, wo Tablets mit acht Prozent hinter Laptop und Smartphone auf Rang drei liegen.
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Am intensivsten nutzen Videokonferenzen Fuze-Kunden in der Schweiz. 59 Prozent dort bevorzugen bei Online-Meetings Video. Auch in den Niederlanden (49 Prozent) und Dänemark (48 Prozent) ist die Akzeptanz von Videokonferenzen hoch. Bei Deutschen (21 Prozent), Spaniern (20 Prozent), Italienern und Schweden (je 19 Prozent) sowie (Franzosen 18 Prozent) ist dagegen die Bereitschaft zur Bildschirmfreigabe während eines Meetings höher als in anderen Ländern. Detaillierte Werte zu allen untersuchten Ländern sowie zahlreiche weitere Zahlen zu den Nutzungsgewohnheiten bei Videokonferenzen und Web-Meetings finden Sie auch in der Bildergalerie weiter unten in diesem Beitrag.
Wie lange sollte ein Meeting dauern?
Länderübergreifend dauert ein Meeting bei Fuze-Nutzern durchschnittlich gut 39 Minuten. Allerdings weichen die Durchschnittswerte für die einzelnen Länder deutlich davon ab. Kurz und knackig mögen es die Norweger. Sie sind nach 31 Minuten mit ihren Meetings fertig. An der skandinavischen Mentalität liegt das nicht, ihre schwedischen Nachbarn lassen sich für ein Meeting durchschnittlich 48 Minuten Zeit - das ist mehr als in jedem anderen Land. Nur Franzosen (durchschnittlich 45 Minuten pro Meeting) kommen da annähernd heran. Deutschland und die Schweiz liegen mit gut 38 Minuten im Durchschnitt.
Foto: Fuze Communications Index
Generell gilt, dass Meetings mit Bildschirmfreigabe länger dauern, als solche ohne dieses Hilfsmittel. Außerdem haben die Teilnehmer weniger Möglichkeiten, sich durch andere Tätigkeiten wie das Beantworten von E-Mails oder Fragen per Chat - ablenken zu lassen. Anders gesagt: Bildschirmfreigabe macht das als Produktivitätskiller enttarnte Multitasking unmöglich und sorgt dadurch für effektivere Meetings.
Außerdem scheint Screensharing die Bedeutung eines Meetings in der Wahrnehmung der Nutzer zu erhöhen - oder die Hemmschwelle, es sichtbar für alle zu verlassen. Unabhängig von den Gründen bleiben die Teilnehmer bei Meetings mit Bildschirmfreigabe für 87 Prozent der gesamten Meeting-Zeit dabei. Ohne Bildschirmfreigabe sind es lediglich 75 Prozent.
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Wenn Teilnehmer aus mehreren Ländern und Kulturkreisen über das Web konferieren, muss immer etwas mehr Zeit eingeplant werden. Den Zahlen von Fuze zufolge verlängern sich Meetings mit jedem weiteren Land, aus dem Teilnehmer kommen, deutlich. Besprechen sich Personen aus zwei Ländern in einem Meeting, verdoppelt sich die durchschnittliche Dauer. Bei vier oder mehr Ländern verdreifacht sie sich sogar. Das trifft unabhängig davon zu, ob der Bildschirm freigegeben wird oder nicht.
Der Anteil der Mitarbeiter, die gerne an Videokonferenzen oder Web-Meetings mit Bildschrimfreigabe teilnehmen, unterscheidet sich von Land zu Land deutlich. Bei der Organsiation von Meetings mit internationalen Teilnehmern sollte man darauf Rücksicht nehmen.
Meetings mit Video dauern generell etwas länger, sind aber wegen der geringeren Möglichkeiten der Teilnehmer, sich nebenher mit etwas anderem zu beschäftigen, in der Regel effektiver.
Bildschirmfreigabe hat ähnliche Effekte wie Videonutzung. Zusätzlich führt sie dazu, dass sich deutlich weniger Teilnehmer früher aus dem Meeting ausklinken.
Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Videokonferenzen nutzen, hängt auch von der Tageszeit ab. Früh morgens und ab 18 Uhr ist sie am geringsten.
Der Anteil der Teilnehmer, die ein Meeting verlassen, wenn noch mindestens 10 Minuten der dafür geplanten Zeit verbleiben, nimmt im Laufe des Tages ab.
Unabhängig von der Tageszeit nimmt der Anteil der Teilnehmer, die ein Meeting verlassen, wenn noch mindestens 10 Minuten der dafür geplanten Zeit verbleiben, mit der Dauer des Meetings stark zu. Viele haben offenbar das Gefühl "dasss schon alles gesagt wurde, aber noch nicht von allen."
Bei der Teilnahme von Menschen aus mehreren Ländern an einem Meeting nimmt die Dauer des Meetings nimmt für jedes weitere Land deutlich zu. Das sollte man bereits bei der Planung berücksichtigen.
Die durchschnittliche Dauer eines Meetings variiert je nach Land um etwa 17 Minuten. Mit 31,1 Minuten ist sie in Norwegen am kürzesten und mit 48,3 Minuten in Schweden am längsten. Deutschland und die Schweiz liegen bei der durchschnittlichen Meeting-Dauer mit jeweils rund 38 Minuten im Mittelfeld.
Das Wissen um die Dauer von Meetings kann man sich zunutze machen. "Anstatt standardmäßig 30- und 60-minütige Meetings anzusetzen, ist es ratsam, die Kalendereinstellungen auf 25 beziehungsweise 50 Minuten umzustellen, um die Effizienz der Meetings zu verbessern, wenn alle Teilnehmer des Meetings im selben Land tätig sind", rät Fuze. "Dadurch erhöht sich nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Meetings pünktlich beginnen. Es bietet den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, E-Mails zu lesen, die Kaffeeküche zu besuchen und gibt ihnen kleine Pausen zum Erholen an Tagen, an denen viele Meetings angesetzt sind."
Wann sollten Meetings stattfinden?
Interessant sind auch die Ergebnisse zur Nutzung von Videokonferenzen im Tagesverlauf. Am populärsten sind Videokonferenzen zwischen 9 und 11 Uhr oder nach dem Mittagessen um 13 und 14 Uhr. Abends (ab 18 Uhr) ist die Bereitschaft dazu am geringsten.
Auch vor 8 Uhr morgens haben nur wenige Mitarbeiter Lust, sich per Video mit den Kollegen zu unterhalten. Wenn es schon sein muss, dann möglichst kurz: Bei Meetings, die um 7 Uhr beginnen liegt der Anteil der Teilnehmer, die das Meeting vorzeitig verlassen, bei 20 Prozent. Bis 11 Uhr sinkt er auf 12 Prozent, steigt dann zur Mittagszeit nochmal leicht an und bleibt im Laufe des Nachmittags konstant unter 12 Prozent.
Auf dem Systemhauskongress am 28. und 29. August 2019 in Düsseldorf ist Fuze Communications mit einer Keynote zum Thema "Fail Sale - Lösungen für Probleme, die der Kunde gar nicht hat" vertreten. Darin zeigt das Unternehmen auf, wie Systemhäuser und IT-Dienstleister mit Lösungsvermarktung statt Produktvermarktung den Anschluss zum Kunden aufrecht erhalten.