Auf dem Weg zur digitalisierten HR-Abteilung

Die Haufe Gruppe ist mit elf Niederlassungen in ganz Deutschland vertreten, die HR-Abteilung befindet sich im Headquarter in Freiburg. Dies führte in der Vergangenheit zu zeitaufwendigen Prozessen in der Abstimmung mit den anderen Standorten, wofür eine Lösung gesucht wurde, mit der unabhängig von Ort und Zeit schnell und einfach auf die Personaldokumente zugegriffen werden kann. Mit der Einführung von forpeople wurde ein einheitliches und übersichtliches Ablagesystem geschaffen, das zusätzlich eine standardisierte Dokumentenerstellung bietet.

Eine digitale Personalakte erleichtert die Administration

"Wir haben eine Lösung gesucht, die uns einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf alle Personaldokumente ermöglicht", sagt Marlene Heitzmann, Managerin des Bereichs Human Resources & Organisational Development-Services bei der Haufe Gruppe. "Neben einem effizienten Ablagesystem wollten wir vor allem die Dokumentenerstellung standardisieren und erleichtern." Da auch immer häufiger Dokumente direkt auf elektronischem Weg eingehen, sollten auch diese mithilfe einer digitalen Personalakte in Zukunft einfacher zu handhaben sein.

Daher begann man Anfang 2015 mit der internen Projektplanung für die Einführung einer solchen Personalakte. Die Haufe Gruppe evaluierte mehrere Lösungen, darunter auch den Personalmanager forpeople von forcont. Nach einem Webinar, in dem forcont sein Angebot im Detail vorstellte, entschied sich die Haufe Gruppe im Juli 2015 endgültig für forpeople. "forcont chat uns vor allem durch die hohe Nutzerfreundlichkeit der Lösung überzeugt.

Die Weboberfläche ist leicht verständlich und auch ohne lange Einarbeitung einfach zu bedienen", begründet Heitzmann die Entscheidung. "Ebenso wissen wir die Möglichkeiten einer flexiblen Weiterentwicklung zu schätzen - und nicht zuletzt das gute Preis-Leistungs-Verhältnis."

Stakeholder-Analyse mit Betriebsrat und Datenschutz-Verantwortlichen

Die Haufe Gruppe versprach sich von der neuen Lösung vor allem eine einheitliche, übersichtliche und strukturierte Dokumentenablage auf digitaler Basis. Vorlagen für Arbeitsverträge, Gehaltsanpassungen, Versetzungen und andere geschäftliche Schreiben sollte die Lösung unkompliziert bereitstellen und so den administrativen Aufwand verringern. Da es sich bei den Dokumenten im Personal-Bereich um vertrauliche, personenbezogene Informationen handelt, involvierten die HR-Manager der Haufe Gruppe frühzeitig den Betriebsrat und die Datenschutz-Verantwortlichen in das Projekt.

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Gemeinsam erarbeiteten sie eine neue Betriebsvereinbarung, führten eine Stakeholder-Analyse durch und stimmten wichtige Themen ab, wie beispielsweise die Zugriffsberechtigungen und die Aktenstruktur. "Man sollte alle betroffenen Parteien so früh wie möglich ins Boot holen, damit die Einführung einer solchen Lösung von allen Seiten mitgetragen wird und reibungslos funktioniert", rät Heitzmann. Eine große Herausforderung lag jedoch darin, die vorhandenen Altakten zu scannen und sie pünktlich zum Go-Live-Termin für das neue System bereitzustellen.

Da die notwendige Scan-Technik wie auch die entsprechende Software Easy Capture bereits im Haus vorhanden waren, wurden alle Akten intern vorsortiert und anschließend als PDF eingescannt. So digitalisierte das verantwortliche Team mit interner Unterstützung innerhalb von nur acht Wochen alle 1.300 Akten.

Effizientere HRM-Prozesse mit forpeople

Ein funktionierendes Dokumentenmanagement und eine vereinfachte Dokumentenerstellung zählten zu den Prioritäten der Haufe Gruppe. Dazu migrierte forcont über 500 Word-Vorlagen in das Dokumentenmanagement-System: Alle relevanten Schreiben zu Personalmaßnahmen erstellen die Personalverantwortlichen nun schnell und unkompliziert aus diesen Vorlagen direkt im System. Zudem profitiert die Haufe Gruppe dank der Anbindung der Lösung an SAP von einer enormen Zeitersparnis und einer verbesserten Qualitätssicherung: Die Firmen- und Mitarbeiterstammdaten werden direkt aus SAP in die Standardvorlagen übermittelt.

Ist ein Dokument final erstellt, wird es automatisch in der Personalakte abgelegt. Aufgrund der integrierten Volltextsuche sind Dokumente zudem deutlich schneller und leichter auffindbar. Außerdem kann die HR-Abteilung relevante Dokumente nun problemlos zur Verfügung stellen, sei es für Führungskräfte oder für andere Niederlassungen. Das Feedback ist im gesamten Unternehmen sehr positiv: "Auch die Führungskräfte finden die Lösung selbsterklärend und leicht verständlich", sagt Heitzmann.

Neues Dokumentenmanagement mit individuellem Freigabeprozess

Die ECM-Spezialisten von forcont haben einen individuellen Freigabe-Workflow speziell für die Haufe Gruppe implementiert. Zuvor steuerten und überwachten die Mitarbeiter die Freigabeprozesse manuell. Nun generiert das System automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail und sendet diese an den zuständigen Mitarbeiter, wenn eine Freigabe erforderlich ist.

Die E-Mail enthält einen Link zum betroffenen digitalen Dokument, welches der Mitarbeiter direkt in der elektronischen Akte bearbeiten und mit der entsprechenden Korrektur versenden kann. Doch auch wenn die Haufe Gruppe mit forpeople inzwischen bereits von zahlreichen Vorteilen profitiert: Das System soll sich auch zukünftig weiterentwickeln.

So wird derzeit daran gearbeitet, die 500 Word-Vorlagen zeitnah durch eine automatisierte Dokumentenerstellung zu ersetzen, um so die administrativen Prozesse noch weiter zu verschlanken. "forcont geht dabei lösungsorientiert und kompetent auf unsere Vorstellungen und Wünsche ein", betont Heitzmann.

Dank der digitalen Personalakte von forcont entwickelt sich die HR-Abteilung heute konsequent und kontinuierlich weiter. Die Lösung entlastet die HR-Mitarbeiter der Haufe Gruppe durch effizientere Arbeitsabläufe und trägt damit langfristig zur erfolgreichen Umsetzung der digitalen Unternehmensstrategie bei. (rw)